学校档案工作制度

PAGE学校档案工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的规定，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生。（三）档案工作基本原则学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（四）档案管理体制学校设立综合档案室，负责全校档案的集中统一管理。各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，并接受学校综合档案室的业务指导和监督检查。二、档案机构及其职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作，确保档案的完整与安全。3.开展档案的开发利用工作，编制检索工具，提供档案信息查询服务，积极为学校教学、科研、管理等各项工作服务。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案工作人员的业务素质和专业水平。6.监督、指导各部门、各单位的档案工作，定期对档案工作进行检查和考核。7.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.完成学校领导交办的其他有关档案工作的任务。（二）部门、单位档案员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照学校档案分类方案和编号规则，对本部门、本单位的档案进行分类、编号、编目，编制档案检索工具。3.负责本部门、本单位档案的日常保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.定期向学校综合档案室移交档案，办理档案移交手续。5.积极配合学校综合档案室开展档案利用工作，提供档案信息查询服务。6.协助学校综合档案室做好档案信息化建设工作，及时将本部门、本单位的档案信息录入档案管理系统。7.接受学校综合档案室的业务指导和监督检查，并向本部门、本单位领导汇报档案工作情况。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案的收集范围包括学校在教学、科研、管理、基建、设备、外事、财务、人事等各项活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，具体如下：1.上级机关文件材料：包括上级机关颁发的与学校有关的文件、指示、通知、通报等。2.学校党政文件材料：包括学校党委、行政制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、纪要、决定、决议等。3.教学文件材料：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教材、试卷、成绩册、实习报告、毕业论文（设计）等。4.科研文件材料：包括科研项目申请书、任务书、开题报告、研究报告、论文、著作、成果鉴定材料、奖励证书等。5.管理文件材料：包括学校行政管理、学生管理、后勤管理等方面的文件材料，如招生文件、学籍管理文件、毕业生就业文件、校园建设规划文件、物资采购文件等。6.基建文件材料：包括基建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收文件等。7.设备文件材料：包括设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.外事文件材料：包括外事活动的请示、批复、协议、合同、邀请函、接待计划、出访报告等。9.财务文件材料：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。10.人事文件材料：包括教职工的人事档案、招聘文件、考核文件、奖惩文件、工资福利文件等。11.学生文件材料：包括学生的入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。12.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对本部门、本单位形成的文件材料，应在文件材料形成后及时收集，按照归档要求进行整理，定期移交学校综合档案室。3.在收集文件材料时，应注意收集原件，如遇特殊情况无法收集原件的，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。4.对重要文件材料，应进行备份，防止文件材料的丢失或损坏。（三）归档时间1.学校各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档，并移交学校综合档案室。2.基建项目、设备购置等专项工作完成后，应及时将相关档案整理归档，并移交学校综合档案室。3.科研项目结题后，项目负责人应在三个月内将项目档案整理归档，并移交学校综合档案室。（四）归档程序1.各部门、各单位档案员按照归档要求，对本部门、本单位的文件材料进行分类、整理、编目，编制档案目录清单。2.档案员将整理好的档案目录清单报送本部门、本单位负责人审核，审核无误后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门、本单位，一份随档案移交学校综合档案室。3.档案员将档案移交学校综合档案室，学校综合档案室接收人员对档案进行核对、清点，确认无误后，在档案移交清单上签字盖章，完成档案移交手续。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构保管期限分类法进行分类，具体如下：1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构：按照学校内部机构设置进行分类，同一机构形成的文件材料归为一类。3.保管期限：根据文件材料的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映学校一般职能活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映学校局部职能活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2.归档文件应按照分类方案和编号规则进行编号，编号应连续、准确、清晰。3.归档文件应按照排列顺序依次编写页号，页号编写位置应符合规范要求。4.归档文件应按照规定格式填写卷内文件目录、备考表等，卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期来源、页数、备注等项目，备考表应包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等项目。5.归档文件应按照卷内文件目录顺序排列，同一事由的文件应集中排列在一起，不同事由的文件应按照重要程度或时间顺序排列。6.归档文件应按照规定格式装订，装订应牢固、整齐、美观，不得压字、掉页。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等防护功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对字迹模糊或易退变的档案应及时进行抢救性处理。6.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。（三）档案的保护措施1.防火：档案库房应安装火灾自动报警系统和灭火设备，严禁在档案库房内吸烟和使用明火，定期进行消防演练，提高火灾应急处置能力。2.防潮：档案库房应配备除湿设备，控制库房湿度，防止档案受潮发霉。对受潮的档案应及时进行晾晒或烘干处理。3.防虫：档案库房应定期投放防虫药品，防止档案被虫蛀。对被虫蛀的档案应及时进行处理，如熏蒸、喷洒杀虫剂等。4.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施，防止档案被盗。5.防光：档案库房应采用防光窗帘、灯具等，减少光线对档案的照射，防止档案褪色、老化。6.防尘：档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和吸尘，防止灰尘对档案的污染。7.防有害生物：档案库房应采取防鼠、防虫、防霉等措施，防止有害生物对档案的破坏。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、方便利用的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为学校各项工作服务。（二）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的。2.本校教职工因个人工作、学习需要查阅本人档案的。3.外单位因工作需要查阅学校档案的，应按照规定办理查阅手续。4.学生因学习、就业等需要查阅本人档案的，应按照规定办理查阅手续。（三）利用手续1.本校人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门、单位负责人签字同意后，到学校综合档案室办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经学校分管领导签字同意后，到学校综合档案室办理查阅手续。3.学生查阅档案，应持本人学生证，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在学院辅导员签字同意后，到学校综合档案室办理查阅手续。4.查阅档案应在学校综合档案室指定的地点进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案材料，应经学校综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。（四）利用登记学校综合档案室应建立档案利用登记制度，并对档案利用情况进行详细记录，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容、查阅时间、档案卷号等。档案利用登记记录应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，根据档案的保存价值和现实利用价值，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展档案鉴定工作，审定档案鉴定结果。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采取直接鉴定法，即对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值和保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组定期对学校档案进行鉴定，提出档案销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、卷号、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经学校分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定的地点进行，由学校综合档案室和相关部门人员共同监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、卷号、数量等，确保销毁档案与《档案销毁清册》一致。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是建立覆盖全校的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案信息管理系统建设：建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能的信息化管理。2.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。3.档案信息资源整合：整合学校各部门、各单位的档案信息资源，实现档案信息的共享和互通。4.档案安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定学校档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.系统建设阶段：按照档案信息化建设规划，组织实施档案信息管理系统建设，完成系统的开发、测试、上线运行等工作。3.数字化加工阶段：按照档案数字化加工标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。4.信息资源整合阶段：整合学校各部门、各单位的档案信息资源，实现档案信息的共享和互通。5.安全保障体系建设阶段：建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制、防火墙等技术