非招标采购制度管理办法

PAGE非招标采购制度管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织的非招标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，制定本非招标采购制度管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，维护公正的市场环境。3.效益原则：在满足公司/组织需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或不正当竞争。二、采购方式及适用条件（一）询价采购1.适用条件采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购金额较小，一般单项采购预算在[X]万元以下的项目。2.询价程序成立询价小组：询价小组由公司/组织的采购部门、技术部门及相关专家组成，成员人数应为三人以上单数。制定询价文件：询价文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。发布询价公告：通过公司/组织内部网站、采购信息平台等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。接收报价文件：供应商应在规定时间内提交报价文件，报价文件应包含报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。评审报价文件：询价小组对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）竞争性谈判采购1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序成立谈判小组：谈判小组由公司/组织的采购部门、技术部门、财务部门及相关专家组成，成员人数应为三人以上单数。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判的程序、内容、要求等，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务、价格上限等。发布谈判公告：通过公司/组织内部网站、采购信息平台等渠道发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。资格审查：对参与谈判的供应商进行资格审查，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容，包括技术方案、价格、服务等方面的讨论和协商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商。成交标准可以是综合得分最高，综合得分应根据技术、商务、价格等因素进行加权计算。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序提出申请：采购部门或使用部门根据采购需求，填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。审核批准：单一来源采购申请表经采购部门负责人、财务部门负责人、公司/组织主管领导审核批准后实施。协商谈判：采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术规格、交货时间、售后服务等内容进行协商谈判。签订采购合同：协商谈判达成一致后，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）框架协议采购1.适用条件公司/组织内有多个部门或单位需要采购同类货物、工程或服务，且采购需求具有一定的规律性和重复性。采购项目的技术规格、质量标准等相对统一，市场供应较为充足。2.框架协议采购程序制定框架协议采购方案：采购部门根据公司/组织的采购需求和实际情况，制定框架协议采购方案，包括采购项目的范围、采购方式、供应商资格条件、框架协议期限、采购价格、结算方式等内容。发布框架协议采购公告：通过公司/组织内部网站、采购信息平台等渠道发布框架协议采购公告，邀请符合条件的供应商参与框架协议采购。供应商资格审查：对参与框架协议采购的供应商进行资格审查，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况。签订框架协议：采购部门与通过资格审查的供应商签订框架协议，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格上限、交货时间、交货地点、售后服务等内容。订单下达：各部门或单位根据实际需求，在框架协议范围内向供应商下达采购订单，采购订单应明确采购项目的具体规格、数量、交货时间等内容。验收结算：供应商按照采购订单要求交货后，各部门或单位进行验收，验收合格后，采购部门按照框架协议约定的结算方式与供应商进行结算。三、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单：采购申请单应详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、预算金额等内容。2.采购申请单经使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门：审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算的准确性等。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购申请单，结合公司/组织的采购政策、库存情况等，制定采购计划：采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批：审批重点关注采购计划是否符合公司/组织的整体利益、采购方式的合理性、资金安排的可行性等。（三）采购实施1.询价采购实施按照询价采购程序，成立询价小组，制定询价文件，发布询价公告，接收报价文件，评审报价文件，确定成交供应商，签订采购合同。2.竞争性谈判采购实施按照竞争性谈判采购程序，成立谈判小组，制定谈判文件，发布谈判公告，资格审查，谈判，确定成交供应商，签订采购合同。3.单一来源采购实施按照单一来源采购程序，提出申请，审核批准，协商谈判，签订采购合同。4.框架协议采购实施按照框架协议采购程序，制定框架协议采购方案，发布框架协议采购公告，供应商资格审查，签订框架协议，订单下达，验收结算。（四）合同签订与履行1.采购部门与成交供应商签订采购合同：采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况：及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量交货。3.使用部门负责对采购货物、工程或服务进行验收：验收合格后出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单：付款申请单应包括采购项目的名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批：审核重点关注采购合同的履行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。3.财务部门按照公司/组织的财务制度和审批意见办理付款手续：确保付款流程规范、资金安全。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：包括供应商的营业执照、资质证书、生产能力、技术水平、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。2.供应商申请：供应商向公司/组织提交准入申请，申请材料应包括企业简介、营业执照副本、资质证书副本、业绩证明、产品样本、售后服务承诺等。3.资格审查：采购部门对供应商的申请材料进行资格审查，必要时可进行实地考察，审查合格的供应商纳入公司/组织的供应商名录。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价指标体系：包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面的指标。2.定期评价与考核：采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评价与考核，评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。3.评价结果应用：根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.及时更新供应商信息：定期收集供应商的营业执照、资质证书、业绩等信息，确保供应商信息准确、有效。2.跟踪供应商经营状况：关注供应商的生产经营情况、市场信誉等变化，及时发现潜在风险。3.根据实际情况调整供应商名录：对于不符合准入标准或评价考核结果较差的供应商，及时从供应商名录中剔除。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.识别采购过程中的风险：包括市场风险（如价格波动、供应短缺）、质量风险（如产品质量不合格）、信用风险（如供应商违约）、法律风险（如采购合同纠纷）等。2.评估风险发生的可能性和影响程度：采用定性或定量的方法对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，降低价格波动风险。建立战略储备，应对供应短缺风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管控，要求供应商提供质量保证文件，定期进行质量抽检。在采购合同中明确质量标准和违约责任，对质量不合格的产品及时要求供应商整改或退换货。3.信用风险应对对供应商进行信用评级，选择信用良好的供应商合作。在采购合同中约定预付款、验收款等支付条款，降低信用风险。建立供应商违约预警机制，及时采取措施防范风险。4.法律风险应对加强采购人员的法律培训，提高法律意识。审核采购合同条款，确保合同合法合规，避免法律纠纷。聘请法律顾问，为采购活动提供法律支持。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计：审计内容包括采购程序的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.监察部