局机关采购制度规定办法

PAGE局机关采购制度规定办法一、总则（一）目的为了规范局机关采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度规定办法。（二）适用范围本制度规定办法适用于局机关各部门及所属单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善局机关采购制度规定办法，并组织实施。审核采购预算，下达采购计划，监督采购活动的执行情况。协调采购过程中的相关问题，处理采购投诉和举报。建立和管理采购档案，定期对采购工作进行总结和评估。2.采购执行部门负责具体采购项目的实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与履行等。按照采购制度规定办法和采购计划，选择合适的采购方式，确保采购项目顺利完成。负责与供应商、承包商和服务提供商进行沟通协调，及时反馈采购过程中的问题和需求。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况。按照合同约定及时支付采购款项，对采购资金进行核算和管理。参与采购项目的验收工作，对采购资金的使用效益进行评价。4.纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购制度规定办法的执行情况，查处采购过程中的违规违纪行为。受理采购投诉和举报，并进行调查处理，维护采购活动的正常秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，并结合市场价格变化等因素，合理确定预算金额。（二）预算审核1.采购管理部门负责对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。2.财务部门负责对采购预算的资金来源进行审核，确保采购资金落实到位。3.审核通过的采购预算报局领导审批后，作为年度采购计划的依据。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购管理部门和财务部门对预算调整申请进行审核，并报局领导审批。3.经批准的预算调整应及时下达给采购执行部门，并相应调整采购计划。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门根据批准后的采购预算，结合项目实施进度和实际需求，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间、采购要求等，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购计划编制应充分考虑项目的紧迫性和时效性，合理安排采购时间，确保采购项目按时完成。（二）计划审核1.采购管理部门负责对采购计划进行审核，重点审核采购计划的合理性、合规性和可行性。2.审核通过的采购计划报局领导审批后，作为采购活动实施的依据。（三）计划执行1.采购执行部门应严格按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。2.在采购计划执行过程中，如果遇到特殊情况需要调整采购计划的，采购执行部门应及时向采购管理部门报告，并按照规定的程序办理调整手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，并与符合资格条件不少于三家的供应商进行谈判。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、数量、质量等内容进行协商，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购部门根据工作需要和实际情况，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。2.采购申请应按照采购预算和采购计划的要求进行提交，不得超预算、超计划申请采购。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购申请进行初审，重点审核采购申请的合理性、合规性和完整性。2.初审通过的采购申请报采购管理部门负责人审批，采购管理部门负责人根据采购项目的性质和金额大小，决定是否提交局领导审批。3.需报局领导审批的采购申请，采购管理部门应将采购申请及相关材料一并报局领导审批。局领导根据采购项目的情况进行审批，并签署审批意见。（三）采购实施1.采购执行部门根据批准后的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件，组织潜在供应商进行现场勘查和答疑。接收投标文件，组织开标、评标和定标。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购执行部门应按照相应的采购程序进行，确保采购活动的公平公正和合法合规。（四）合同签订1.采购执行部门应在中标、成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间和地点、付款方式、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求进行签订。3.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送采购管理部门、财务部门备案。(五)验收付款1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收应按照采购合同的要求和相关标准进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。2.验收合格后，采购执行部门应填写《采购验收单》，并经验收人员签字确认。采购验收单应作为支付采购款项的依据。3.财务部门根据采购合同和采购验收单，按照规定的付款方式及时支付采购款项。付款时，财务部门应审核采购合同的执行情况和发票的真实性、合法性，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，定期检查采购制度规定办法的执行情况，发现问题及时整改。2.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用或挤占采购资金。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购人应按照规定公开采购信息，接受供应商和社会公众的监督。2.财政部门应加强对采购活动的监督检查，对采购人的采购行为进行不定期抽查，发现问题及时责令整改。3.审计部门应加强对采购项目的审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况、采购资金使用情况等进行审计，确保采购项目的合法合规和资金使用效益。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内提出投诉。投诉应按照规定的格式和要求进行书面提交，并提供相关证明材料。2.采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查处理，并在规定的时间内作出答复。投诉处理结果应及时反馈给投诉人。3.对投诉处理结果不满意的，投诉人可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、采购验收单、发票等相关资料。（二档案整理采购执行部门应在采购项目完成后，及时将采购档案进行整理和归档。档案整理应按照档案管理的要求进行分类、编