申请采购制度

PAGE申请采购制度一、总则（一）目的为了规范公司采购申请流程，加强采购管理，确保采购活动符合公司利益，提高采购效率，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的各类物资、服务采购申请活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购申请必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.必要性原则：采购申请应基于实际工作需要，避免不必要的采购，杜绝浪费。3.预算控制原则：采购申请需在预算范围内进行，严格控制采购成本，确保资源合理利用。4.公开透明原则：采购申请过程应保持公开、公正、透明，接受公司内部监督。二、采购申请流程（一）需求提出1.各部门根据工作安排和实际需求，由使用人或项目负责人填写采购申请单。采购申请单应详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.对于涉及技术参数、性能要求等较为复杂的采购项目，需求部门应提供详细的技术文件或说明，以便采购部门准确理解需求。（二）部门审核1.需求部门负责人对采购申请进行初步审核，重点审核申请的必要性、合理性以及与本部门工作的关联性。确保申请符合部门工作计划和预算安排。2.审核通过后，需求部门负责人在采购申请单上签字确认，并提交至归口管理部门（如有）或财务部门进行预算审核。（三）预算审核1.财务部门根据公司预算管理规定，对采购申请进行预算审核。核对申请项目是否在预算范围内，如超出预算，需明确说明原因及调整预算的申请流程。2.对于预算外采购申请，财务部门应评估其对公司整体财务状况的影响，并提出审核意见。如同意预算外采购，需按照公司预算调整程序进行审批。（四）归口管理部门审核（如有）1.对于某些特定类型的采购，如固定资产采购、专业性较强的服务采购等，设有归口管理部门的，归口管理部门应进行审核。2.归口管理部门主要审核采购申请是否符合归口管理的相关规定和要求，包括采购标准、采购方式等。审核通过后，在采购申请单上签字确认。（五）采购审批1.根据采购金额大小和公司审批权限规定，采购申请提交至相应层级的审批人进行审批。2.审批人应认真审查采购申请的各项内容，包括需求合理性、预算合规性、采购方式选择等，做出批准或不批准的决定。3.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购申请，应提交公司管理层或董事会进行决策。（六）采购执行及跟踪1.采购部门根据审批通过的采购申请单，按照既定的采购流程进行采购活动。选择合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作，签订采购合同。2.在采购执行过程中，采购部门应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。如出现问题，应及时与供应商沟通协调，并向相关部门反馈。3.需求部门应配合采购部门做好采购验收工作，按照合同要求对采购物资或服务进行检验、测试等，确保符合质量标准。如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决。三、采购申请相关职责（一）需求部门职责1.准确提出采购需求，确保采购申请信息真实、完整、准确。2.对采购申请的必要性和合理性负责，配合采购部门进行供应商选择、采购合同签订及验收等工作。3.负责采购物资或服务的使用和管理，如发现质量问题或其他异常情况，及时与采购部门沟通协调解决。（二）采购部门职责1.负责采购申请的受理、审核、汇总等工作，按照审批结果组织实施采购活动。2.建立和维护供应商管理体系，选择合格的供应商，确保采购物资或服务的质量和供应稳定性。3.负责采购合同的起草、签订及执行跟踪，协调解决采购过程中的各种问题。4.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进采购工作的建议和措施。（三）财务部门职责1.负责采购申请的预算审核，确保采购活动符合公司预算管理要求。2.审核采购合同中的财务条款，监督采购资金的支付和使用情况。**（四）归口管理部门职责（如有）**1.制定和完善归口管理范围内的采购标准和规范。2.对归口管理的采购申请进行审核，提供专业指导和意见。3.参与归口管理采购项目的供应商评估、采购合同审核等工作。（五）审批人职责1.按照公司审批权限和相关规定，对采购申请进行审批决策。2.对采购申请的合规性、合理性、必要性负责，确保采购活动符合公司利益和战略发展要求。四、采购方式及适用范围（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的物资或服务采购项目。如大型设备采购、工程建设项目等。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.招标程序：按照国家相关法律法规和公司内部规定，编制招标文件、发布招标公告（或邀请书）、接受投标文件、开标、评标、定标等环节。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资或服务采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单并发出谈判邀请书，组织谈判，确定成交供应商等环节。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。如办公用品、通用设备等。2.询价程序：向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况进行比较，选择价格合理、信誉良好的供应商成交。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资或服务采购项目。2.采购程序：由采购部门提出申请，说明单一来源采购的理由，经相关部门审核和审批人批准后，与唯一供应商进行协商采购。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同文本应符合法律法规要求，使用规范的合同格式。合同签订前，应提交财务部门、归口管理部门（如有）等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同执行1.采购部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，并及时向相关部门反馈。2.供应商应按照合同要求按时、按质、按量交付采购物资或服务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应提前与采购部门协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应符合法律法规规定，并按照公司内部审批程序进行审批。2.因合同变更或解除给双方造成损失的，应根据合同约定或法律法规规定承担相应的责任。（四）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行归档保存。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、招投标文件、询价文件、谈判记录等，以便日后查阅和审计。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购申请流程是否合规、采购合同是否规范、采购资金使用是否合理等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，如情况属实，严肃处理相关责任人。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合财