监狱政府采购内控制度

PAGE监狱政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强监狱政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合监狱工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱内使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，节约财政资金。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对采购活动的各个环节进行有效监督和管理，防范风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.监狱各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度政府采购项目需求，经审核汇总后，由财务部门结合监狱年度预算安排，编制政府采购预算草案。2.政府采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.在编制采购预算时，应充分考虑项目的必要性和可行性，进行市场调研和成本核算，确保预算的准确性和合理性。（二）预算执行1.政府采购预算一经批复，必须严格执行。各部门应按照批准的预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目、采购金额等内容。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。调整后的预算应及时通知相关部门和人员，并做好记录。3.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.当出现下列情形之一时，可申请调整政府采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目需要调整；监狱事业发展规划进行重大调整，原采购项目不再适用；因不可抗力等原因，导致采购项目无法按原计划实施；其他确需调整预算的情形。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附相关证明材料。3.预算调整申请按照以下程序进行审批：由申请调整预算的部门提出书面申请，经本部门负责人审核签字后，报监狱采购管理部门；采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见，报监狱分管领导审批；分管领导审批同意后，由采购管理部门将调整后的预算报财务部门备案，并通知相关部门和人员。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据监狱政府采购预算和各部门提出的采购需求，结合采购项目的特点和实际情况，制定年度政府采购计划。2.政府采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购组织形式、采购预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.在制定采购计划时，应充分考虑采购项目的紧迫性和时效性，合理安排采购时间，确保采购任务按时完成。（二）计划审批1.政府采购计划编制完成后，应报监狱分管领导审批。分管领导应根据监狱工作实际和采购预算安排，对采购计划进行审核，提出审批意见。2.经分管领导审批同意的采购计划，由采购管理部门负责组织实施。如采购计划需要调整，应按照规定的程序报经审批。（三）计划执行1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要变更采购方式、采购时间等内容，应按照规定的程序报经批准，并及时通知相关部门和人员。3.采购管理部门应定期对采购计划执行情况进行检查和评估，及时发现和解决执行过程中存在的问题，确保采购计划的顺利执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容，并在指定的媒体上发布。4.采购管理部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.投标邀请书应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购管理部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。3.谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，记录谈判过程和结果，并由谈判小组成员签字确认。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，与供应商进行协商，确定成交价格。3.单一来源采购小组应由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.单一来源采购小组应按照规定的程序进行协商，记录协商过程和结果，并由单一来源采购小组成员签字确认。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.询价小组应按照询价通知书规定的评审程序和方法进行评审，确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，应按照规定的程序报经批准。2.申请变更采购方式的，应提交书面申请，说明变更的原因、拟采用的采购方式及相关证明材料。3.采购方式变更申请按照以下程序进行审批：由申请变更采购方式的部门提出书面申请，经本部门负责人审核签字后，报监狱采购管理部门；采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见，报监狱分管领导审批；分管领导审批同意后，由采购管理部门将变更后的采购方式报财政部门备案，并通知相关部门和人员。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应及时与中标或成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。3.政府采购合同的签订应符合法律法规和相关政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。（二）合同履行1.采购管理部门应督促中标或成交供应商按照合同约定履行义务，及时交付货物、工程或提供服务。2.中标或成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行义务，不得擅自变更或解除合同。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，应按照规定的程序报经批准，并签订补充合同。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收内容应包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。3.验收合格的，采购管理部门应出具验收报告；验收不合格的，采购管理部门应要求中标或成交供应商限期整改，直至验收合格。（四）合同付款1.采购管理部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时向中标或成交供应商支付采购资金。2.支付采购资金时，应严格按照财务管理制度的规定进行审核和审批，确保资金支付的安全、准确、及时。3.如因特殊情况需要延迟支付采购资金的，采购管理部门应向中标或成交供应商说明原因，并按照合同约定承担相应的违约责任。六、采购监督管理（一）内部监督1.监狱应建立健全政府采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.采购管理部门应定期对采购项目的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。3.财务部门应加强对政府采购资金的管理和监督，确保资金使用的合规性和效益性。4.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门等相关部门的监督检查。2.采购管理部门应积极配合财政部门、监察部门等相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。3.对财政部门、监察部门等相关部门提出的整改意见，采购管理部门应认真落实，及时整改到位。（三）投诉处理1.供应商对政府采购活动有疑问或异议的，可以向采购管理部门提出询问或质疑。2.采购管理部门应在规定时间内对供应商的询问或质疑进行答复。3.供应商对采购管理部门的答复不满意或认为采购活动存在违法违规行为的，可以向财政部门投诉。4.财政部门应按照规定的程序对供应商的投诉进行处理，并及时将处理结果通知采购管理部门和相关供应商。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责收集、整理政府采购活动中的各类文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购活动结束后，采购管理部门应及时将相关文件资料移交档案管理部门进行归档。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.整理后的采购档案应做到内容完整、资料齐全、字迹清晰、装订整齐，便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行。2.档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和维护