镇人民政府采购内控制度

PAGE镇人民政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强镇人民政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合本镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇人民政府各部门、各单位使用财政性资金和其他资金进行的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购产品，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购活动应当公正，维护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应当根据本部门、本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和程序报送镇财政部门审核。3.镇财政部门应当对各部门、各单位报送的采购预算进行审核，审核通过后纳入镇年度财政预算。（二）预算执行1.各部门、各单位应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报镇财政部门审批。3.镇财政部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购预算的严格执行。三、采购需求管理（一）需求调研1.各部门、各单位在编制采购预算前，应当开展采购需求调研，充分了解市场供应情况和采购项目的实际需求。2.采购需求调研应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、售后服务等内容，并形成详细的调研记录。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂的采购项目，应当组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应当对采购项目的必要性、可行性、合理性等进行全面评估，并形成论证报告。3.需求论证报告应当作为采购文件的重要组成部分。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，因特殊情况需要变更采购需求的，应当按照规定的程序报镇财政部门审批。2.采购需求变更应当以书面形式通知供应商，并要求供应商对变更后的采购需求进行确认。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应当按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应当组建评标委员会，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应当按照规定的程序发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参加投标。3.邀请招标应当组建评标委员会，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当按照规定的程序成立谈判小组，谈判小组应当与供应商进行谈判，并达成成交协议。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当按照规定的程序成立采购小组，采购小组应当与供应商进行协商，并达成成交协议。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应当按照规定的程序成立询价小组，询价小组应当向供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。3.询价小组应当根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件应当根据采购项目的特点和需求编制，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、售后服务等内容，并对供应商的资格条件、投标报价、评标标准和方法等作出规定。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当报镇财政部门审核。2.镇财政部门应当对采购文件的合法性、合规性、合理性等进行审核，审核通过后方可发布。（三）采购文件发放1.采购文件应当按照规定的程序发放给供应商。2.采购文件发放应当做好记录，记录内容包括供应商名称、采购文件名称、发放时间、发放方式等。（四）采购文件修改1.在采购活动实施过程中，因特殊情况需要修改采购文件的，应当按照规定的程序报镇财政部门审批。2.采购文件修改应当以书面形式通知供应商，并要求供应商对修改后的采购文件进行确认。六、采购活动实施（一）采购活动组织1.采购活动应当由镇人民政府指定的采购机构或者部门组织实施。2.采购机构或者部门应当按照规定的程序组建采购小组，采购小组应当包括采购人代表和评审专家。（二）采购活动程序1.采购活动应当按照采购文件规定的程序进行，包括发布采购公告、发售采购文件、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。2.采购活动应当做好记录，记录内容包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购地点、采购小组成员名单、开标记录、评标记录、定标记录等。（三）采购活动监督1.镇财政部门应当对采购活动进行监督检查，确保采购活动的合法合规。2.采购机构或者部门应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监督。3.采购人应当对采购活动进行全程监督，发现问题及时纠正。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购活动结束后，采购人应当与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件签订，明确采购项目的名称规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。（二）合同履行1.采购人应当按照采购合同的约定履行义务，及时支付采购资金。2.供应商应当按照采购合同的约定履行义务，按时交付采购产品或者提供服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更采购合同的，应当按照规定的程序报镇财政部门审批。2.采购合同变更应当以书面形式通知对方，并要求对方对变更后的采购合同进行确认。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或者出现法定终止情形的，采购合同应当终止。2.采购合同终止后，采购人应当按照规定的程序办理验收、结算等手续。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购人应当组织相关人员进行验收。2.验收人员应当包括采购人代表、技术专家、质量检验人员等。（二）验收程序1.验收人员应当按照采购合同的约定和相关标准进行验收，包括对采购产品的数量、质量、规格、型号等进行检查。2.验收人员应当形成验收报告，验收报告应当包括采购项目名称、采购合同编号、验收时间、验收地点、验收人员名单、验收结论等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的，采购人应当按照采购合同约定支付采购资金。2.验收不合格的，采购人应当及时与供应商协商解决，要求供应商按照采购合同约定进行整改或者退换货。3.供应商拒绝整改或者退换货的或者整改后仍不合格的，采购人应当按照采购合同约定追究供应商的违约责任。九、采购资金管理（一）资金预算1.采购资金应当纳入镇年度财政预算，实行专款专用。2.采购资金预算应当根据采购项目的实际需求和预算安排编制，确保采购资金的足额到位。（二）资金支付1.采购人应当按照采购合同的约定及时支付采购资金。2.采购资金支付应当按照财政国库管理制度的规定执行，通过财政直接支付或者财政授权支付方式进行支付。（三）资金核算1.镇财政部门应当加强对采购资金的核算管理，建立健全采购资金会计核算制度。2.采购资金会计核算应当按照国家统一的会计制度进行，确保采购资金的核算准确、完整。十、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购人应当及时收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购需求调研记录、采购文件、采购合同、验收报告、支付凭证等。2.采购机构或者部门应当协助采购人做好采购档案的收集工作。（二）档案整理1.采购人应当对收集到的采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等。2.采购档案整理应当做到内容完整、分类准确、编号规范、装订整齐。（三）档案保管1.采购人应当建立健全采购档案保管制度，指定专人负责采购档案的保管工作。2.采购档案保管应当做到安全、保密，防止档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应当按照规定的程序办理查阅手续。2.查阅采购档案应当做好记录，记录内容包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、查阅目的等。十一、监督检查与责任追究（一）监督检查1.镇财政部门应当加强对镇人民政府采购活动的监督检查，定期对采购项目进行检查和评估。2.镇审计部门应当加强对镇人民政府采购资金的审计监督，确保采购资金的使用效益。3..采购人应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监