学校采购审批制度及流程

PAGE学校采购审批制度及流程一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：采购需求应合理、必要，符合学校实际工作需要。3.效益性原则：追求采购资金的最佳使用效益，降低采购成本。4.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，确保所有潜在供应商有平等机会参与。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购风险。二、采购审批管理职责（一）采购需求部门职责1.根据工作需要提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.对采购项目的必要性、合理性进行论证，并对采购项目的质量负责。3.配合采购部门进行采购活动，提供相关技术支持和信息。（二）采购部门职责1.负责采购项目的组织实施，包括制定采购计划、选择采购方式、发布采购信息、组织评标（谈判）等。2.对采购项目的合规性、合法性进行审核，确保采购活动符合本制度及相关法律法规要求。3.建立供应商档案，对供应商进行管理和评价。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，并及时办理款项支付手续。（三）审批部门职责1.按照规定的审批权限对采购申请进行审核批准。2.对采购项目的必要性、合理性、合规性进行审查，提出审批意见。3.监督采购活动的执行情况，发现问题及时督促整改。（四）财务部门职责1.负责审核采购项目的预算安排和资金支付计划，并按规定办理资金支付手续。2.对采购项目的费用支出进行核算和监督管理。三、采购审批流程（一）采购申请1.采购需求部门填写《学校采购申请表》，详细注明采购项目的基本信息、采购理由、预算金额等内容，并由部门负责人签字确认。2.将《学校采购申请表》提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行初步审核。2.审核采购项目是否属于集中采购目录范围，采购方式是否符合规定，预算金额是否合理等。3.如初审通过，采购部门在《学校采购申请表》上签署意见并提交至审批部门；如初审不通过，采购部门应及时与采购需求部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关信息。（三）审批部门审批1.审批部门根据采购项目的金额大小、性质等，按照规定的审批权限进行审批。对于金额较小的采购项目（具体金额标准由学校根据实际情况确定），由部门负责人审批。对于金额较大的采购项目，需经分管领导审批；对于重大采购项目，还需经学校领导班子集体研究决定。2.审批部门在《学校采购申请表》上签署审批意见，同意采购的，明确采购方式等相关要求；不同意采购的，说明理由并退回采购申请。（四）采购实施1.采购部门根据审批意见，组织实施采购活动。对于公开招标采购项目，按照相关法律法规和招标程序发布招标公告，组织开标、评标等活动。对于邀请招标采购项目，向符合条件的供应商发出邀请书，组织招标活动。对于竞争性谈判采购项目，成立谈判小组，与供应商进行谈判。对于单一来源采购项目，按照规定的程序进行审批，并与供应商协商确定采购价格等事项。对于询价采购项目，向多家供应商发出询价通知书，进行询价比较，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应严格按照审批确定的采购方式、采购预算等要求进行操作，确保采购活动的合规性和公正性。（五）合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交至学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。3.采购合同经双方签字盖章后生效，并报采购部门、财务部门等备案。（六）验收付款1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行逐一核对。如果采购项目为服务采购，应检查服务的提供情况是否符合合同约定。2.验收合格后，采购需求部门填写《学校采购验收报告》，并由验收人员签字确认。3.采购部门凭《学校采购验收报告》、采购合同等资料，向财务部门申请支付款项。4.财务部门审核相关资料无误后，按照合同约定的付款方式办理资金支付手续。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购项目达到规定的公开招标数额标准（具体标准按照国家和地方相关规定执行）。采购项目具有广泛的市场竞争，能够吸引众多供应商参与。2.采购程序：编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过指定媒体向社会公开招标信息。接受供应商报名，并对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标活动，并按照评标结果确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.采购程序：确定邀请供应商名单，向其发出邀请书，并提供招标文件。组织开标、评标活动，从邀请的供应商中确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序：成立谈判小组，由采购人代表和有关专家组成。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请符合条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。组织谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明单一来源采购的理由、供应商名称等内容。将《单一来源采购申请表》提交至审批部门，按照规定的审批权限进行审批。审批通过后，与供应商协商确定采购价格等事项，并签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序：向多家供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。供应商根据询价通知书要求进行报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门工作规划和实际需要，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行填报。3.采购预算编制应充分考虑项目的必要性、合理性和可行性，避免盲目申报和浪费。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由采购部门进行汇总审核，并提交至财务部门。2.财务部门根据学校整体预算安排和资金状况，对采购预算进行审核。3.审核通过后的采购预算报学校领导审批，纳入学校年度财务预算。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额等内容。3.采购预算调整申请经采购部门审核、财务部门复核后，报学校领导审批。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和履行合同能力。3.采购需求部门或采购部门可推荐潜在供应商，采购部门对推荐的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等。4.经审查合格的供应商纳入学校供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。2.评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（三）供应商档案管理1.采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、合作项目、评价结果等内容。2.供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性，并为采购决策提供参考依据。七、采购监督与检查（一）内部监督1.学校内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.学校纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规问题。3.采购部门