集团采购制度及流程

PAGE集团采购制度及流程一、总则（一）目的为规范集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过优化采购流程、合理选择供应商等方式，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。4.诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购决策委员会，由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门。采购中心负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。采购中心根据业务需要，可设置不同的采购小组，分别负责不同品类或区域的采购工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等要求，参与采购评审和验收工作。2.财务部门：负责采购预算的审核与控制，支付采购款项，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：制定采购物资的质量检验标准，参与采购评审，负责采购物资的质量检验和验收工作。4.法务部门：审查采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同合法合规。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案经财务部门审核后，报采购决策委员会审议通过。3.采购预算应细化到具体项目和月份，确保采购资金的合理安排。（二）预算执行1.采购中心应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监控1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.采购决策委员会对重大采购项目的预算执行情况进行重点监控。四、采购计划管理（一）计划制定1.采购中心根据采购预算、需求部门的采购申请和市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划应提前与需求部门沟通确认，确保采购计划符合业务需求。（二）计划执行1.采购人员按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时与需求部门和相关部门沟通协调，并按照规定的程序进行审批。（三）计划变更1.因市场变化、需求调整等原因需要变更采购计划时,采购人员应及时提出变更申请。2.变更申请需经需求部门、采购中心负责人审核,报采购决策委员会批准后实施。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购中心建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察和评估。3.组织相关部门对潜在供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。4.根据评审结果，选择合格的供应商，并与其签订合作协议。（二）供应商评估1.采购中心定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量和定性相结合的方式对供应商进行评估。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购人员与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态。2.定期与供应商召开会议，共同商讨合作中存在的问题及解决方案，加强双方的合作关系。3.对于供应商提出的合理诉求，采购中心应及时给予回应和解决，维护供应商的合法权益。六、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和集团规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.评标委员会由集团内部相关部门人员和外部专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.对于采购时间紧迫、采购需求规格不明确、市场竞争不充分的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.采购中心邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判，谈判内容包括价格、技术规格、售后服务等方面。3.通过谈判，采购中心与供应商达成一致意见，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.对于采购金额较小、采购需求明确、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。2.采购中心向不少于三家符合条件的供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。3.采购中心根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购中心应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会批准。3.采购中心与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购中心应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目、采购数量、采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应经法务部门审查，确保合同合法合规。（二）合同执行1.采购中心和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题，采购中心应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购中心应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报法务部门审查，并按照规定的程序进行审批。（四）合同归档采购合同签订后，采购中心应及时将合同原件及相关资料归档保存，以备查阅。八、采购验收管理（一）验收标准1.质量部门应根据采购物资的特点和要求，制定详细的验收标准。2.验收标准应明确采购物资的规格、型号、数量、质量、性能等方面的要求。（二）验收程序1.采购物资到货前，采购中心应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，质量部门和需求部门按照验收标准进行验收。3.验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时通知采购中心与供应商协商解决。（三）验收报告验收工作完成后，质量部门应出具验收报告，验收报告应包括采购项目、采购数量、验收标准、验收结果等内容。九、采购付款管理（一）付款申请1.供应商按照采购合同约定履行交货义务后，采购中心应及时审核供应商提交的付款申请资料。2.付款申请资料应包括发票、验收报告、采购合同等。3.采购中心审核无误后，填写付款申请表，报财务部门审批。（二）付款审批1.财务部门对付款申请表进行审核，审核内容包括采购合同约定、发票真实性、验收情况等。2.财务部门审核通过后，报集团领导审批。3.集团领导审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。（三）付款记录财务部门应建立采购付款记录台账，详细记录采购项目、付款金额、付款时间、付款方式等信息。十、采购风险管理（一）风险识别1.采购中心应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。（二）风险评估1.采购中心对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类管理，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于市场风险，采购中心应加强市场调研，关注市场动态，合理安排采购计划，降低市场波动对采购的影响。2.对于供应商风险，采购中心应加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，降低供应商违约风险。3.对于质量风险，采购中心应加强质量检验和验收管理，严格把控采购物资质量。4.对于合同风险，采购中心应加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同合法合规。5.对于法律风险，采购中心应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规。十一、监督与审计（一）内部监督1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的合理性等。2.采购决策委员会对重大采购项目进行监督，确保采购活动符合集