赣州银行采购管理制度

PAGE赣州银行采购管理制度总则目的为规范赣州银行采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本行实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于赣州银行各级机构及所属部门的各类采购活动，包括但不限于固定资产采购、办公用品采购、服务采购等。基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内外部监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。采购管理组织与职责采购管理委员会1.组成：由行领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议采购管理制度、采购政策及重大采购事项。监督采购活动的合规性、公正性。协调解决采购过程中的重大问题。采购管理部门1.职责负责制定和完善采购管理制度、流程及标准。组织实施各类采购项目，包括采购需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订等。建立和管理供应商库，负责供应商的准入、评价、考核等工作。监督采购合同的执行情况，协调处理采购合同纠纷。定期统计分析采购数据，为采购决策提供支持。需求部门1.职责根据业务需求，提出采购申请，明确采购需求和技术要求。参与采购项目的评审工作，提供专业意见。配合采购管理部门进行采购合同的验收工作。其他部门1.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项等工作。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合规性。采购预算管理预算编制1.各需求部门应根据业务发展规划和实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算，经部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购管理部门汇总各部门采购预算，结合本行财务状况和发展战略，编制全行采购预算草案，提交采购管理委员会审议。3.采购预算草案经行领导审批后，下达各部门执行。预算调整1.因业务发展、政策变化等原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见，报采购管理委员会审批。3.经审批后的采购预算调整申请，由采购管理部门下达各部门执行。采购方式公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商的采购项目。2.招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序采购管理部门从供应商库中选择若干家供应商，向其发出投标邀请书。被邀请供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标，确定中标供应商。同签订采购合同。竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，确定谈判供应商名单。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组进行评审，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由。采购管理部门进行审核，报采购管理委员会批准。采购管理部门与供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购管理部门向若干家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。供应商在规定时间内提交报价文件。采购管理部门对供应商报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购流程采购申请1.需求部门根据业务需求填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购管理部门。采购审批1.采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合规性、必要性、预算合理性等。2.初审通过后，采购申请提交至采购管理委员会或相关审批领导进行审批。3.审批通过的采购申请进入采购实施阶段，未通过的采购申请由采购管理部门反馈给需求部门并说明原因。采购实施1.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目特点和需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。2.供应商选择采购管理部门根据采购方式，通过发布公告、邀请、从供应商库中选取等方式确定潜在供应商名单。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。根据采购文件要求，组织供应商进行投标、谈判、报价等活动。3.采购评审公开招标、邀请招标项目，采购管理部门组织开标、评标会议，由评标委员会按照评标标准进行评审，推荐中标候选人。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门组织谈判小组或询价小组进行评审，确定成交供应商。4.合同签订采购管理部门根据评审结果，向成交供应商发出中标通知书或成交通知书。采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购项目内容、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购验收1.验收准备：采购合同签订后，采购管理部门应及时通知需求部门和相关部门做好验收准备工作。需求部门应制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等。2.验收实施：采购项目完成后，需求部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合合同约定。3.验收报告：验收完成后，验收人员应填写验收报告，注明验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后，提交采购管理部门存档。采购付款1.采购合同签订后，需求部门应根据合同约定，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并附上采购合同、验收报告等相关资料。2.付款申请单经需求部门负责人审核后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请单及相关资料进行审核，审核无误后按照合同约定支付采购款项。供应商管理供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准，明确供应商的基本条件和资质要求，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.潜在供应商向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。3.采购管理部门对供应商准入申请进行审核，实地考察供应商的生产经营情况、质量管理体系等。4.审核通过的供应商纳入供应商库管理。供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等。2.评价方式包括供应商自评、采购部门评价、需求部门评价、客户评价等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。4.对不合格供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作、取消准入资格等。供应商激励与淘汰1.采购管理部门对优秀供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额、合作项目奖励等。2.对连续多次评价不合格或出现严重违约行为的供应商，采购管理部门应将其淘汰出供应商库。采购风险管理风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险等人。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于低风险，可采取风险监控措施，定期对风险进行监测。对于中等风险，可采取风险缓解措施，如要求供应商提供担保、签订补充协议等。对于高风险，可采取风险规避措施，如暂停采购项目、更换供应商等。2.采购管理部门应建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，调整风险应对措施。监督与检查内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、