正大集团采购制度

PAGE正大集团采购制度总则目的本采购制度旨在规范正大集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障集团生产经营活动的顺利进行，实现采购成本的合理控制，提高集团整体经济效益。适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒任何一方，保障市场竞争的公平性。3.效益原则：以实现集团整体效益最大化为目标，在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信理念，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同约定。采购组织与职责采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括集团高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.协调解决采购过程中的重大问题。采购执行部门集团设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部职责如下：1.制定和执行采购计划，确保采购活动按计划进行。2.寻找、筛选、评估供应商，建立和维护供应商数据库。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.收集、分析采购信息，为采购决策提供支持。其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的建议和支持。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。采购流程采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。2.需求部门应对采购需求进行必要的论证和审核，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，应提交相关报告，经部门负责人及分管领导审批后提交采购部。采购计划制定1.采购部根据各需求部门提交的采购需求，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应经采购部负责人审核后，报分管领导审批。对于重大采购计划，还需提交采购决策委员会审议通过。供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索供应商信息平台、行业展会、供应商推荐、采购数据库等。2.供应商筛选：采购部根据采购物资或服务的要求，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。筛选标准可包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估：采购部组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况、合作意愿等。4.供应商确定：采购部根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。对于长期合作的重要供应商，应签订合作框架协议，明确双方的权利和义务。5.供应商管理：采购部定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时采取警告、减少采购份额、终止合作等措施。采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部与选定的供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，维护集团利益，争取有利的采购条件。2.合同起草：采购谈判达成一致后，采购部负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等内容。3.合同审核：采购合同起草完成后，应提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。对于审核提出的问题，采购部应及时与供应商协商修改，确保合同质量。4.合同签订：采购合同经审核通过后，由集团法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给相关部门存档。采购执行与验收1.采购执行：采购部根据采购合同的约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.到货验收：物资或服务到货前，采购部应通知需求部门做好验收准备。到货后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格的，由需求部门出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应的违约责任等。3.付款结算：采购物资或服务验收合格后，采购部应根据合同约定的付款方式，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部负责人、财务部门审核后，报分管领导审批。财务部门按照审批结果进行付款结算。采购风险管理风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。风险应对措施1.市场价格波动风险：采购部应密切关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资或服务，可采取套期保值、签订长期合同、分批采购等方式降低价格风险。2.供应商违约风险：在选择供应商时，应充分考察供应商的信誉和实力，要求供应商提供必要的担保或保证金。加强合同管理，严格监督供应商履行合同义务，对于可能出现违约的供应商，及时采取措施防范风险。3.质量问题风险：加强对采购物资或服务的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收程序。要求供应商提供质量合格证明文件，到货后严格进行验收。对于质量不合格的物资或服务，及时与供应商协商解决，确保集团利益不受损失。4.法律纠纷风险：采购合同应符合法律法规要求，避免合同条款存在法律漏洞。加强法务审核，确保采购活动合法合规进行。在采购过程中，如发生法律纠纷，及时咨询法务部门，依法维护集团合法权益。采购监督与审计内部监督1.采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为。2.定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购计划的执行情况、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购资金使用情况等方面。2.对于审计发现的问题，审计部门应及