分公司行政采购管理制度

PAGE分公司行政采购管理制度一、总则（一）目的为加强分公司行政采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于分公司各部门行政采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、维修材料等各类行政物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：行政采购工作归口分公司行政部门统一管理，明确职责分工，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立分公司采购领导小组，由分公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项，制定采购政策和战略，监督采购工作执行情况。（二）行政部门职责1.负责制定和完善行政采购管理制度、流程和标准。2.汇总各部门采购需求，编制年度、月度采购计划。3.组织实施采购活动,包括供应商选择、采购谈判、合同签订、验收等工作。4.建立和维护供应商管理档案，定期对供应商进行评估和考核。5.负责采购资金的申请、支付和结算工作。6.协调处理采购过程中的各类问题和纠纷。（三）需求部门职责1.根据工作需要，及时、准确地向行政部门提交采购需求申请。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和验收工作。3.配合行政部门做好采购合同的执行和售后服务工作。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各部门应于每年[具体时间]前，向行政部门提交下一年度的采购需求预测。行政部门结合分公司年度工作计划和预算安排，汇总编制年度采购计划。2.月度采购计划由各部门根据工作实际需求，于每月[具体时间]前提交给行政部门。行政部门审核后，结合库存情况和采购周期，编制月度采购计划。（二）采购计划调整因工作需要或其他特殊原因需调整采购计划的，需求部门应提前[具体天数]向行政部门提出书面申请，经行政部门审核并报采购领导小组批准后，方可进行调整。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至行政部门，行政部门对采购申请进行初步审核后，根据采购金额和性质，分别提交采购领导小组或相关领导审批。（二）供应商选择与采购1.行政部门根据采购申请，通过多种渠道选择潜在供应商，如供应商推荐、网络搜索、行业目录、招标平台等。2.对筛选出的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。3.向符合条件并通过资格审查的供应商发送《采购询价单》，要求其在规定时间内报价。行政部门对供应商报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购谈判。4.采购谈判应明确采购物资的规格、数量、价格、交货期及售后服务等条款，形成谈判纪要。谈判达成一致后，签订采购合同。（三）采购合同管理1.采购合同由行政部门负责起草和审核，经分公司法律顾问审核后，报采购领导小组或相关领导审批。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.行政部门负责采购合同的签订、履行和跟踪，确保合同按时、按质、按量履行。如遇合同变更或解除等情况，应及时办理相关手续，并报采购领导小组备案。（四）验收与付款1.物资到货后，行政部门应及时组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。2.验收合格后，需求部门填写《验收单》，经相关人员签字确认后交行政部门。行政部门根据合同约定和验收情况，办理付款申请手续。付款申请经审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.新供应商申请准入时，应向行政部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。行政部门对申请资料进行审核，并实地考察供应商情况，符合准入标准的，纳入供应商管理档案。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估周期为[具体时长]。评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对不合格供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作直至淘汰等措施。（三）供应商淘汰与新增1.对于连续两次评估不合格或出现严重违约行为的供应商，予以淘汰，并从供应商管理档案中删除。2.根据分公司业务发展需要和采购需求变化，适时新增供应商。新增供应商的选择和准入程序按照本制度相关规定执行。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.行政部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出风险，分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期评估供应商信誉和履约能力，选择优质供应商合作，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格采购物资质量标准，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件，对不合格物资及时退货或换货，确保采购物资质量符合要求。4.合同风险应对：规范采购合同签订流程，加强合同审核，明确双方权利义务，及时跟踪合同履行情况，防范合同纠纷风险。5.付款风险应对：严格按照合同约定付款，加强付款审批管理，确保资金安全，避免逾期付款或付款不当导致的风险七、监督与审计（一）内部监督1.分公司审计部门定期对行政采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。2.行政部门应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受采购领导小组的监督和指导。（二）投诉处理1.设立采购投诉渠道，接受分公司内部员工及供应商的投诉。对投诉事项进行及时调查处理，并将处理结果反馈给投诉人。2.对于投诉反映的问题，如经查实存在违规行为，按照本制度及相关规定严肃处理