高校小额物资采购制度

PAGE高校小额物资采购制度一、总则（一）目的为规范高校小额物资采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金等进行的小额物资采购活动。小额物资是指单项或批量采购金额在规定限额以下的物资，具体限额标准按照国家和学校相关规定执行。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和学校规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，选择性价比最优的物资和供应商。4.诚信原则：采购部门和供应商应诚实守信，履行双方约定的责任和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.成立由学校领导、相关职能部门负责人等组成的采购管理委员会，负责对学校采购工作进行宏观指导和决策。2.职责：审议学校采购工作的发展规划和年度计划。研究制定采购工作的政策、制度和办法。审议重大采购项目的采购方式、采购预算等。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.各采购部门负责本部门小额物资采购的具体实施工作。2.职责：根据本部门教学、科研、管理等工作需要，编制小额物资采购计划。按照规定的采购程序和方式，组织实施采购活动。负责与供应商签订采购合同，并监督合同执行。负责采购物资的验收、入库、保管等工作。整理和归档采购工作相关资料。（三）采购监督部门1.学校监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报事项，查处违规违纪行为。2.学校审计部门负责对采购项目的预算执行情况、采购资金使用情况等进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本部门年度工作计划和物资需求情况，编制小额物资采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。3.采购预算应结合学校财力状况和实际需求，科学合理安排资金，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审批1.采购部门编制的小额物资采购预算，经本部门负责人审核后，报学校财务部门和采购管理部门审批。2.学校财务部门负责对采购预算的资金来源和额度进行审核，确保预算资金的合理性和可行性。3.学校采购管理部门负责对采购预算的采购项目和采购方式进行审核，确保采购活动符合学校采购制度规定。（三）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经本部门负责人审核后，报学校财务部门和采购管理部门审批。3.学校财务部门和采购管理部门应根据实际情况进行审核，如确需调整的，应按照规定程序进行调整，并及时更新采购预算。四、采购程序（一）采购申请1.采购部门根据工作需要和物资库存情况，填写《小额物资采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经本部门负责人签字确认。2.《小额物资采购申请表》应提交学校采购管理部门备案。(二)采购方式选择1.询价采购适用范围：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的小额物资采购项目。采购程序：采购管理部门根据采购申请，向三家以上符合相应资格条件要求的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和评价，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。2.竞争性谈判采购适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的小额物资采购项目。采购程序：采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判。采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并与其签订采购合同。3.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的小额物资采购项目.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因和拟采购的物资名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附上相关证明材料，经本部门负责人签字确认后，报学校采购管理部门审核。学校采购管理部门组织相关人员对《单一来源采购申请表》及证明材料进行审核，如审核通过，报学校采购管理委员会审批。学校采购管理委员会批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（三）采购合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与其签订采购合同，并报学校采购管理部门备案。2.采购合同应明确采购物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购部门应严格按照合同约定履行义务，不得擅自变更或解除合同。如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议，同时报学校采购管理部门备案。（四）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行认真检查和核对，并填写《小额物资采购验收单》。2.验收合格的物资，验收人员应在《小额物资采购验收单》上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求其限期更换或处理，并重新组织验收。3.采购部门应将验收情况及时反馈给学校采购管理部门和财务部门，作为支付货款的依据。（五）采购付款1.采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，填写《小额物资采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，经本部门负责人审核后，报学校财务部门审批。2.学校财务部门对《小额物资采购付款申请表》及相关资料进行审核，审核无误后，按照规定程序办理付款手续。3.对于采购合同中约定的预付款项，采购部门应严格按照合同约定执行，确保预付款项的安全和合理使用。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.学校采购管理部门建立供应商信息库，对供应商的资格条件进行审查和管理。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.采购部门在采购活动中，应优先从供应商信息库中选择供应商。对于新的供应商，采购部门应按照学校规定的程序进行资格审查，审查合格后纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.学校采购管理部门定期组织对供应商的评价与考核工作，评价与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。2采购部门应根据采购活动中供应商的表现情况，及时向学校采购管理部门反馈供应商的相关信息，作为供应商评价与考核的依据。3.学校采购管理部门根据供应商评价与考核结果，对供应商信息库进行动态管理，对于评价与考核不合格的供应商，应及时将其从供应商信息库中删除，并禁止其参加学校的采购活动。对于表现优秀的供应商，应给予一定的奖励和优先采购待遇。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购预算、采购方式审批文件、采购合同、采购验收单、发票、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，确保采购档案资料的完整、准确、规范。2.采购档案应按照采购项目和时间顺序进行分类整理，装订成册，并建立电子档案，以便查询和管理。3.采购档案的保管期限按照国家和学校相关规定执行，期满后按照规定程序进行销毁。七、监督与检查（一）内部监督1.学校监察部门和审计部门应加强对采购活动的内部监督，定期或不定期对采购部门的采购工作进行检查和审计，发现问题及时督促整改。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的教育和培训，提高采购人员的法律意识和业务水平，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.学校应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门做好各项工作。2.对于社会公众对采购活动的投诉举报，学校应认真调查处理，并及时反馈处理结果。八、违规处理（一）违规行为界定1.采购部门和采购人员在采购活动中，如有下列行为之一的，视为违规行为：违反采购程序和方式进行采购活动的。与供应商串通，损害学校利益的。接受供应商贿赂或其他不正当利益的。擅自变更或解除采购合同的。其他违反国家法律法规和学校采购制度规定的行为。2.供应商在参与学校采购活动中，如有下列行为之一的，视为违规行为：提供虚假材料谋取中标成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购部门或其他供应商串通，损害学校利益的。不履行采购合同约定的义务的。其他违反国家法律法规和学校采购制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于采