工会招标采购制度

PAGE工会招标采购制度一、总则（一）目的为了规范工会招标采购行为，加强工会经费管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类招标采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地向工会会员及相关利益方公开，确保采购过程的透明度。2.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，保证竞争的公平性。3.公正诚信原则：采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保公正，同时要求各方诚实守信。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益的最大化。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。2.职责全面领导和监督工会招标采购工作。审议招标采购计划、预算及重大采购项目的采购方式、采购文件等。协调解决招标采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成：由工会财务人员、相关业务部门人员及工会会员代表组成。2.职责负责具体招标采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布招标信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查，收集、整理供应商资料。负责采购合同的起草、签订及履行监督。整理和归档招标采购相关资料。三、招标采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要，每年定期向工会提交采购需求计划，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等。2.工会招标采购工作小组对各部门提交的采购需求进行汇总、审核，结合工会经费预算情况，编制年度招标采购计划。3.年度招标采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式等，并报招标采购领导小组审议通过。（二）预算管理1.工会财务部门根据年度招标采购计划，编制相应的采购预算，明确各项采购项目的资金额度。2.采购预算应严格控制在工会经费预算范围内，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照工会经费预算调整的相关规定执行。3.在采购过程中，财务部门应加强对采购资金的监控，确保资金使用的合规性和安全性。四、招标采购方式及程序（一）招标采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。与单一供应商进行协商。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向三家以上供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（二）招标采购程序1.项目审批：采购项目实施前，应按照规定报经工会相关领导审批，确保采购项目符合工会工作需要和经费使用规定。2.采购文件编制：根据采购方式和项目特点，由招标采购工作小组编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。3.信息发布：公开招标和邀请招标项目应在工会内部网站、相关媒体等平台发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应明确采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.供应商报名及资格审查：供应商按照招标公告或投标邀请书的要求报名，提交相关资格证明文件。招标采购工作小组对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。5.开标评标：按照规定的时间和地点组织开标，供应商当众提交投标文件。开标后，由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。6.中标通知：向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。7.合同签订：中标供应商应在规定时间内与工会签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。8.验收付款：采购项目完成后，由相关部门组织验收，验收合格后按照合同约定支付货款。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件，包括具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。2.要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料，作为准入审查的依据。3.对申请准入的供应商进行实地考察或调查，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，确保其具备供应能力和诚信经营的条件。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可以包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价结果对供应商进行考核，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核不合格的供应商，限制其参与工会后续采购项目。3.鼓励供应商不断改进服务质量，对于表现优秀的供应商，在后续采购项目中给予优先考虑或适当奖励。（三）供应商退出机制1.如供应商出现严重违反合同约定、提供虚假信息、产品质量问题严重影响工会工作等情况，工会有权终止与其签订的采购合同，并将其从供应商名单中清除。2.对于主动提出退出的供应商，应办理相关手续，结清与工会的债权债务关系。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害工会和供应商的合法权益。2.合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款准确、完整、合法。审核内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、合理性、完整性等。3.合同签订后，应及时将合同副本交工会财务部门、相关业务部门等存档备案，以便跟踪合同履行情况。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。工会相关部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决问题。2.如在合同履行过程中发生变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知对方。3.对于合同履行过程中出现的纠纷，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。（三）合同归档与保管1.将采购合同及相关资料按照档案管理的要求进行整理、归档，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、招投标文件、验收报告、付款凭证等资料。2.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。保管期限按照相关规定执行，期满后按照档案销毁程序进行处理。七、监督与检查（一）内部监督1.工会审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况。2.工会纪检监察部门对招标采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止发生违规违纪行为。3.招标采购工作小组应定期对采购项目的实施情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受工会会员及相关利益方的监督，对于会员提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。2.主动接受上级工会、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，对提出的意见和建议及时整改落实。八、违约责任（一）供应商违约责任1.供应商未按照合同约定履行义务，如未按时交货、提供的货物或服务质量不符合要求等，应承担违约责任。违约责任的承担方式包括支付违约金、赔偿损失、继续履行合同等。2.供应商提供虚假资料骗取参与采购项目资格的，应取消其资格，并承担相应的法律责任。3.供应商在采购活动中存在行贿、受贿等违法违纪行为的，将依法追究其法律责任，并禁止其