集团学校物品采购制度

PAGE集团学校物品采购制度一、总则（一）目的为规范集团学校物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团所属各学校用于教学、科研、行政、后勤等方面的物品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等机会参与竞争，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合教学和工作实际需求的物品。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团学校成立采购领导小组，由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门集团学校设立专门的采购部门或指定相关职能部门负责具体的采购执行工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。（三）采购需求部门各学校的教学、科研、行政、后勤等部门为采购需求部门，负责根据实际工作需要提出采购申请，明确采购物品的规格、数量、质量要求等，并对采购物品的使用效益负责。（四）各部门职责分工1.采购领导小组职责研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划和预算，确保采购项目符合学校发展战略和实际需求。审批采购方式，对重大采购项目进行决策。监督采购过程，协调处理采购工作中的重大问题。2.采购执行部门职责贯彻执行采购工作的方针、政策和制度。根据采购需求部门的申请，编制采购文件，组织采购活动。负责与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料。定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况。3.采购需求部门职责结合本部门实际工作需要，提出采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、技术参数等。参与采购文件的编制和审核，对采购物品的技术要求和质量标准负责。协助采购执行部门进行采购项目的验收工作。对采购物品的使用效益进行跟踪和评估。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容。2.采购执行部门负责对采购需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，并结合学校财务状况和发展规划，提出调整建议。采购预算经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核备案。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行。如遇特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购执行部门审核、采购领导小组批准后，报学校财务部门备案。2.采购执行部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的实际支出与预算进行对比分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因政策调整、市场变化、学校事业发展需要等原因，确需调整采购预算的，采购需求部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整的理由、项目内容、金额等，并附上相关证明材料。2.《采购预算调整申请表》经采购执行部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况进行综合评估，做出是否调整预算的决定。3.采购预算调整后，采购执行部门应及时通知相关部门，并按照新的预算安排组织采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照国家有关法律法规和规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由学校代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。《单一来源采购申请表》经采购领导小组批准后，报学校财务部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向[具体数量]家以上的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购执行部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并附上相关的技术资料和市场调研情况。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购需求部门提交的《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购项目，采购执行部门应根据采购金额大小和采购方式，报采购领导小组或学校领导审批。采购金额较小的采购项目，可由采购执行部门负责人审批；采购金额较大或采用特殊采购方式的采购项目，需经采购领导小组或学校领导审议批准。（三）采购实施1.编制采购文件：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.发布采购信息：采购执行部门通过学校官网、政府采购平台、招标代理机构网站等渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间、地点等内容。3.组织开标评标：采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购执行部门应当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标价格等内容。评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。4.签订采购合同：采购执行部门根据评标结果，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（四）采购验收1.采购物品到货前，采购需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等。2.采购物品到货后，采购执行部门应及时通知采购需求部门进行验收。采购需求部门应组织相关人员按照验收方案进行验收，对采购物品的数量、规格、质量、性能等进行检查。验收合格的，采购需求部门应出具验收报告；验收不合格的，采购需求部门应及时通知采购执行部门与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购合同签订后，采购需求部门应按照合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，报采购执行部门审核。2.采购执行部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，核对采购资金的使用情况和合同执行情况。审核通过后，报学校财务部门审批。3.学校财务部门根据审批结果，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起[具体时间]内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付采购物品。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付采购物品，并提供相关的技术资料和售后服务。如遇特殊情况需要变更合同条款的，供应商应提前书面通知采购执行部门，经双方协商一致后签订补充合同。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充合同。补充合同作为原采购合同的组成部分，与原采购合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及采购金额调整的，应按照本制度规定的采购预算管理程序进行审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。采购执行部门应组织相关人员对合同履行情况进行总结和评价，建立合同执行档案。2.在采购合同履行过程中，如出现下列情形之一的，采购执行部门可通知供应商终止合同：供应商严重违反合同约定，经多次催告仍不改正的。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的。其他符合法律法规规定的终止合同情形。（五）合同纠纷处理1.双方在履行采购合同过程中发生纠纷的，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，双方应保持合同的继续履行，不得擅自停止履行合同义务。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组负责对采购工作进行全面监督，定期检查采购制度的执行情况，对采购过程中的重大事项进行决策和指导。2.学校纪检监察部门负责对采购活动进行纪律监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为。3.学校财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，审核采购预算的执行情况，确保采购资金的合理使用。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，按照要求提供采购项目的相关资料，配合政府采购监管部门的工作。2.主动接受社会监督，通过学校官网、政务公开栏等渠道公开采购项目的相关信息，接