食堂采购询价议价制度

PAGE食堂采购询价议价制度一、总则1.目的为了规范公司食堂采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量，保障公司员工的饮食安全和健康，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司食堂所有食品及相关物资的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在询价议价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的食品及物资符合国家相关标准和公司要求。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的询价议价，降低采购成本，提高采购效益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，确保采购活动廉洁公正。二、采购组织与职责1.采购管理小组成立由公司行政部门、财务部门、食堂管理部门等相关人员组成的采购管理小组，负责食堂采购询价议价制度的制定、执行和监督。采购管理小组的职责包括：制定和完善食堂采购询价议价制度；审核供应商资质，确定合格供应商名单；组织询价议价活动，确定采购价格和供应商；监督采购合同的签订和执行；处理采购过程中的投诉和纠纷。2.采购人员采购人员由食堂管理部门指定，负责具体的采购工作。采购人员的职责包括：按照采购管理小组的要求，开展询价议价活动；收集供应商报价信息，进行整理和分析；与供应商进行沟通和谈判，确定采购价格和条款；签订采购合同，跟踪合同执行情况；及时反馈采购过程中的问题和信息。3.验收人员验收人员由食堂管理部门和相关专业人员组成，负责对采购的食品及物资进行验收。验收人员的职责包括：按照验收标准，对采购的食品及物资进行数量、质量、规格等方面的验收；填写验收记录，对验收结果负责；发现问题及时与采购人员和供应商沟通，要求整改或退换货。三、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，具备有效的营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证等相关证件。信誉良好，无不良记录，在行业内有较高的口碑。生产或经营的食品及物资质量可靠，符合国家相关标准和公司要求。具有较强的供应能力，能够按时、按质、按量供应所需物资。价格合理，具有一定的价格优势。售后服务良好，能够及时处理质量问题和退换货等事宜。2.供应商筛选与评估采购管理小组定期发布供应商招募信息，收集供应商资料。对报名的供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。采购管理小组组织对初步筛选的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、供应能力、价格水平、售后服务等方面。根据考察和评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。3.供应商动态管理采购管理小组定期对合格供应商进行考核评价，考核评价内容包括供应质量、供应价格、供应及时性、售后服务等方面。根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。采购管理小组定期更新供应商名单，确保供应商队伍的质量和稳定性。四、询价议价流程1.采购计划制定食堂管理部门根据食堂的实际需求和库存情况，制定采购计划，明确采购的食品及物资名称、规格、数量、质量要求、采购时间等。采购计划经食堂管理部门负责人审核后报采购管理小组批准。2.询价准备采购人员根据批准的采购计划，确定询价的供应商范围。采购人员收集供应商的联系方式、经营范围、产品价格等信息，制作询价文件。询价文件应包括采购的食品及物资名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。3.询价发出采购人员将询价文件发送给选定的供应商，要求供应商在规定的时间内报价。询价文件应明确报价的截止时间和方式，确保供应商能够及时准确地报价。4.报价收集与整理采购人员收集供应商的报价信息，并进行整理和分析。对供应商的报价进行比较，分析价格差异的原因，评估供应商的报价合理性。5.议价谈判根据报价收集与整理的结果，采购人员选择部分供应商进行议价谈判。议价谈判应在公平、公正、公开的原则下进行，采购人员应与供应商就价格、质量、交货时间、售后服务等方面进行充分沟通和协商。在议价谈判过程中，采购人员应记录谈判内容和结果，形成谈判纪要。6.确定供应商与采购价格根据议价谈判结果，采购人员综合考虑供应商的报价、质量、供应能力、售后服务等因素，确定最终的供应商和采购价格。采购人员将确定的供应商和采购价格报采购管理小组审核批准。7.合同签订采购管理小组批准后，采购人员与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购的食品及物资名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。五、采购验收管理1.验收标准采购的食品及物资应符合国家相关标准和公司要求，包括食品安全标准、质量标准、规格标准等。验收人员应按照验收标准对采购的食品及物资进行数量、质量、规格等方面的验收。2.验收流程采购的食品及物资到货后，采购人员应及时通知验收人员进行验收。验收人员按照验收标准对采购的食品及物资进行验收，填写验收记录。验收记录应包括食品及物资名称、规格、数量、供应商名称、验收时间、验收结果等内容。验收合格的食品及物资应及时入库或投入使用，验收不合格的食品及物资应及时与供应商沟通，要求整改或退换货。3.验收结果处理验收人员对验收结果负责，如发现验收不合格的食品及物资，应及时向采购管理小组报告。采购管理小组根据验收结果，决定是否与供应商协商解决问题，如要求整改、退换货或扣除相应货款等。对于因验收不合格导致的损失，采购管理小组应根据责任划分，追究相关人员的责任。六、采购付款管理1.付款原则按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款前应确保采购的食品及物资已验收合格，相关手续齐全。2.付款流程采购人员根据采购合同约定，在付款期限前填写付款申请单，注明采购的食品及物资名称、规格、数量、供应商名称、采购金额、付款方式、付款时间等内容。付款申请单经采购人员所在部门负责人审核后报财务部门审核。财务部门审核付款申请单的真实性、合法性和完整性，审核通过后报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式进行付款，并做好付款记录。七、监督与考核1.内部监督采购管理小组负责对食堂采购询价议价制度的执行情况进行监督检查，定期对采购活动进行审计和评估。审计和评估内容包括采购流程的合规性、采购价格的合理性、采购质量的可靠性、供应商管理的有效性等方面。对于发现的问题，采购管理小组应及时提出整改意见，要求相关部门和人员进行整改，并跟踪整改情况。2.投诉处理设立投诉渠道，接受公司员工对食堂采购活动的投诉和建议。对于收到的投诉，采购管理小组应及时进行调查处理，将处理结果反馈给投诉人。对于投诉属实的问题，采购管理小组应按照本制度的规定进行处理，追究相关人员的责任。3.考核机制建立采购