常熟学校采购管理制度

PAGE常熟学校采购管理制度一、总则（一）目的为规范常熟学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于常熟学校各部门、各年级在教学、科研、行政等活动中所需物资、服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中要公平对待所有供应商，保证竞争的公正性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受师生和社会监督。4.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责：审议采购管理制度、采购计划等重大事项。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责：负责制定采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商库。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。（三）需求部门1.职责：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审工作，提供技术支持和专业意见。负责验收采购物资或服务，对质量等问题提出反馈。（四）财务部门1.职责：审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。负责采购项目的财务核算和审计。（五）监督部门1.职责：对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性。受理采购活动中的投诉举报，调查处理违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据教学、科研、行政等工作需要，提前编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并附详细的需求说明。3.采购预算应按照学校财务预算编制要求和流程进行申报，经学校批准后执行。（二）预算调整1.采购预算一经批准，原则上不得随意调整。2.如因特殊原因确需调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整理由和金额，经采购领导小组审批后，报学校财务部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参与投标。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、内容、要求等。采购部门邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判。谈判小组与供应商进行谈判，供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组进行评审，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的货物或者服务的名称、数量、规格等。采购领导小组组织论证，必要时可邀请相关专家进行论证。经批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组，由三人以上单数组成。询价小组向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算等进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，报采购领导小组审批。3.经审批通过的采购项目，进入采购实施阶段。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，按照相关招标程序进行操作。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，按照相应的采购程序进行。4.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，确保采购项目顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等备案。（五）验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检查。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购资金。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定分期支付款项。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和要求。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供符合质量要求的物资或服务。3.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等。4.审查合格的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于长期合作、质量可靠、服务良好的供应商，给予优先采购、价格优惠等奖励。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反采购合同、提供劣质产品或服务的供应商，采取扣除货款、暂停合作、取消准入资格等措施。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。2.采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，建立电子和纸质档案。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行，一般不少于[X]年。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。2.如需借阅采购档案，应办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日，并按时归还。借阅期间应保证档案的安全和完整，不得擅自涂改、转借、复印等。八、监督与检查（一）内部监督1.学校监督部门定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向采购领导小组汇报采购工作情况，接受监督和指导。（二）外部监督1.将采购信息及时公开，接受师生和社会的监督。2.对于师生和社会的投诉举报，认真调查处理，并及时反馈处理结果。九、违规处理（一）违规行为界定1.采购过程中存在的违规行为包括但不限于：违反采购程序、收受供应商贿赂、