平安集团采购制度

PAGE平安集团采购制度一、总则（一）目的为了规范平安集团（以下简称“集团”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心的职责如下：1.制定采购计划和采购预算。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.签订采购合同并跟踪合同执行情况。4.建立供应商管理档案，评估供应商绩效。5.收集、整理采购信息，分析采购数据。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格制定、供应商选择等工作，并对采购结果进行验收。其职责如下：1.根据业务需要，准确提出采购需求。2.协助采购中心制定采购技术规格和评标标准。3.参与供应商的考察和评估。4.负责采购物资或服务的验收工作。（四）监督部门集团审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，确保采购活动合法、合规、透明。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务计划和实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交给采购中心。2.采购中心对采购需求进行初步审核，对于不符合要求的采购需求，及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购计划制定1.采购中心根据采购需求申请表，结合市场供应情况、库存状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划经采购中心负责人审核后，报集团财务部门进行预算审核。财务部门根据集团预算管理规定，对采购预算进行审核，确保采购费用在预算范围内。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购中心应按照国家法律法规和集团相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。2.询价采购：对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购中心向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择合适的供应商。3.谈判采购：对于一些特殊采购项目，如独家代理产品、定制化产品等，采用谈判采购方式。采购中心与供应商进行一对一谈判，协商采购价格、交货时间、质量标准等条款。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购中心根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行评估，筛选出合格的供应商。2.供应商考察：对于重要采购项目，采购中心组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。考察结束后，撰写考察报告，作为供应商选择的参考依据。3.供应商选择：采购中心根据采购项目的特点和需求，从合格供应商中选择合适的供应商，并按照规定的采购方式进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择最优供应商。4.供应商管理：采购中心建立供应商管理档案，记录供应商的基本信息、采购交易情况、绩效评估结果等。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。（五）采购合同签订1.采购中心与选定的供应商协商起草采购合同条款，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购中心负责人审核后，报集团法律合规部门进行合同审查。法律合规部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购中心根据法律合规部门的意见，对合同进行修改完善。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购中心应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门跟踪合同执行情况。（六）采购合同执行与验收1.合同执行：采购中心负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务。对于供应商的交货延迟、质量问题等违约行为，采购中心应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。2.验收：需求部门负责采购物资或服务的验收工作。在验收过程中，需求部门应按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行检验，填写《验收报告》。对于验收合格的采购物资或服务，需求部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时通知采购中心，采购中心负责与供应商协商解决问题，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票信息等。2.财务部门在审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。对于货到付款的采购项目，财务部门在收到供应商发票和验收报告后，及时支付货款；对于预付款项的采购项目，财务部门按照合同约定的预付款比例支付预付款；对于分期付款的采购项目，财务部门按照合同约定的付款期限和金额分期支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；加强对供应商履约情况的跟踪和监督，及时发现并解决供应商违约问题。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件；加强对采购物资或服务的检验和验收工作，确保采购质量符合要求；对于质量不合格的采购物资或服务，及时与供应商协商解决问题，如退货、换货、补货等。3.价格风险管理：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，合理确定采购预算；在采购过程中，通过招标、询价、谈判等方式，充分竞争，争取最优采购价格；与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况，适时调整采购价格。4.法律风险管理：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识；在采购合同签订前，由法律合规部门对合同进行审查，确保合同的合法性、合规性；在采购过程中，严格遵守法律法规的规定，防范法律风险。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购中心负责收集与采购活动相关的各类信息，包括市场信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.通过多种渠道收集采购信息，如网络平台、行业协会、供应商推荐、市场调研等。（二）采购信息整理与分析1.采购中心对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，总结采购活动中的经验教训，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享1.采购中心将采购信息及时共享给需求部门、财务部门、法律合规部门等相关部门，以便各部门更好地参与采购活动，协同工作。2.建立采购信息共享平台，实现采购信息的实时传递和共享，提高采购工作效率。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购项目的实际采购价格与预算价格的差异，衡量采购成本控制效果。采购成本降低率=（预算采购金额实际采购金额）/预算采购金额×100%。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标评估采购物资或服务的质量水平。验收合格率=验收合格数量/采购总数量×100%；退货率=退货数量/采购总数量×100%。3.采购效率：通过采购周期、合同签订及时率等指标评估采购工作的效率。采购周期=从采购需求提出到采购物资或服务交付的时间间隔；合同签订及时率=按时签订合同的项目数量/应签订合同的项目数量×100%。4.供应商管理：通过供应商满意度、供应商投诉率等指标评估供应商管理工作的效果。供应商满意度=满意的供应商数量/供应商总数量×100%；供应商投诉率=供应商投诉的次数/采购项目总次数×100%。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，评估周期为季度或年度。2.采用定量与定性相结合的评估方法，通过数据分析、问卷调查、实地考察等方式收集评估数据，对采购绩效进行全面、客观的评价。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购中心及相关人员进行奖励或惩罚。对于采购绩效优秀的部