高校零星采购监督制度

PAGE高校零星采购监督制度一、总则（一）目的为加强高校零星采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动公开、公平、公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本监督制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、行政管理等活动中发生的零星采购行为。零星采购是指单项或批量采购金额在规定限额以下的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，维护学校和供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生和社会的监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，节约财政资金。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各学院应根据教学、科研和行政管理工作的实际需要，合理编制零星采购预算。预算编制应明确采购项目、数量、规格、金额等内容，并按照学校规定的预算编制程序和时间要求报送。2.财务部门负责对各部门、各学院报送的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、合规性、准确性等。审核通过后的采购预算纳入学校年度预算管理。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门、各学院应按照预算安排组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校规定的预算调整程序办理审批手续。未经批准，不得擅自调整预算。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对各部门、各学院的采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门负责对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保采购预算的合法合规使用。三、采购流程管理（一）采购申请1.各部门、各学院根据工作需要，填写《高校零星采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人或学院院长签字确认后报送采购管理部门。2.采购申请表应附相关的采购需求说明、技术参数要求、市场调研情况等资料，以便采购管理部门进行审核和采购。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后进行初审，初审内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额的合理性等。初审通过后，提交学校采购工作领导小组进行审批。2.学校采购工作领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，审批通过后的采购项目列入学校采购计划。（三）采购实施1.采购管理部门根据学校采购工作领导小组的审批意见，按照采购方式组织实施采购活动。采购方式包括询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于询价采购，采购管理部门应向至少三家符合资质要求的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。3.对于竞争性谈判采购，采购管理部门应按照规定的程序组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由学校相关部门的代表和专家组成，谈判过程应记录在案。谈判结束后，采购管理部门根据谈判结果确定成交供应商。4.对于单一来源采购，采购管理部门应按照规定的程序进行审批，并向供应商发出采购通知书。单一来源采购应严格控制，确保采购的必要性和合理性。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，并经学校授权代表签字盖章。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案，作为支付货款的依据。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购管理部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，填写《高校零星采购验收单》。2.财务部门根据采购合同和验收单，按照学校财务管理制度的规定办理付款手续。付款时，应严格审核发票的真实性、合法性和完整性，确保资金支付安全。四、采购方式管理（一）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的货物采购项目，但不得用于工程和服务采购。2.采购程序：采购管理部门向至少三家符合资质要求的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有特殊要求或市场竞争不充分的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序：采购管理部门按照规定的程序组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由学校相关部门的代表和专家组成，谈判过程应记录在案。谈判结束后，采购管理部门根据谈判结果确定成交供应商。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序：采购管理部门按照规定的程序进行审批，并向供应商发出采购通知书。单一来源采购应严格控制，确保采购的必要性和合理性。五、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件模板。采购文件应包括采购需求说明、技术参数要求、供应商资格条件、采购方式、采购程序、合同条款等内容。2.在编制采购文件时，应充分征求学校相关部门和专家的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。（二）采购文件的审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人进行审核。审核内容包括采购文件的完整性、准确性、合规性等。审核通过后的采购文件方可发布。2.对于重大采购项目的采购文件，应提交学校采购工作领导小组进行审核，确保采购文件符合学校的利益和要求。（三）采购文件的保存1.采购管理部门应妥善保存采购文件，包括采购申请表、采购审批文件、采购通知书（含询价通知书、谈判文件、单一来源采购文件等）、采购合同、验收单等。采购文件的保存期限应符合学校档案管理的规定。2.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和存储，便于查阅和使用。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本校零星采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与本校零星采购活动。采购管理部门应定期更新供应商资格审查名单，确保名单中的供应商符合资格要求。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择和续用的重要依据。2.每年年底，采购管理部门应组织相关部门和人员对供应商进行综合评价与考核，评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价与考核结果为不合格的供应商，应暂停其参与本校零星采购活动，直至其整改合格为止。（三）供应商信息管理1.采购管理部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况、评价与考核结果等进行动态管理。供应商信息管理系统应与学校的采购管理系统相衔接，实现信息共享。2.采购管理部门应定期更新供应商信息管理系统中的数据，确保数据的准确性和及时性。同时，应加强对供应商信息的保密管理，防止信息泄露。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校成立采购监督小组，负责对本校零星采购活动进行监督检查。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期或不定期地对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、采购文件编制与审核情况、供应商管理情况、合同签订与履行情况等。3.在监督检查过程中，采购监督小组有权查阅采购文件、合同、发票等相关资料，询问采购人员、供应商及其他相关人员，要求其提供有关情况和资料。（二）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规和学校规