高等学校采购管理制度

PAGE高等学校采购管理制度一、总则（一）目的为规范高等学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行合同义务，保证采购质量。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究制定学校采购工作的方针、政策和制度。审议学校年度采购计划和重大采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理制度。负责编制和执行学校年度采购计划。组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订等。负责采购项目的验收工作。建立采购档案，做好采购信息的统计和分析工作。（三）采购监督部门1.组成：由学校纪检监察部门等组成。2.职责监督采购活动是否符合法律法规和学校采购管理制度的要求。受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。（四）使用部门1.职责根据教学、科研和管理需要，提出采购需求。参与采购项目的论证、验收等工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应当根据本部门的事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应当包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的格式和要求进行填报。3.采购部门应当对各使用部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合学校财力状况和采购计划，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议。（二）预算执行及调整1.学校年度采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应当按照预算安排组织实施采购活动，不得超预算采购。2.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，使用部门应当提出书面申请，说明调整的原因和金额，经采购部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购部门。2.《采购申请表》应当附相关的技术资料和论证意见等。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，应当对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购方式的适用性等。2.经初步审核合格的采购项目，报采购部门负责人审批；重大采购项目应当报学校采购工作领导小组审批。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门编制采购文件。采购文件应当包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应当符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）供应商选择1.采购部门通过发布采购公告、邀请供应商等方式，广泛征集供应商。供应商应当具备相应的资质、信誉和业绩，能够提供满足采购项目要求的货物、工程和服务。2.采购部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明材料、信誉状况等。3.根据采购方式的不同，采用相应的评审方法选择成交供应商。公开招标、邀请招标项目应当组建评标委员会进行评标；竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应当成立谈判小组、采购小组进行评审。评标委员会、谈判小组、采购小组应当按照采购文件规定的评标标准、谈判条件、采购要求等进行评审，推荐成交候选人。（五）合同签订和履行1.采购部门根据评审结果确定成交供应商后，应当及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应当将合同副本送使用部门、财务部门等相关部门备案。3.采购部门应当督促成交供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收。使用部门应当配合采购部门做好验收工作，对验收合格的采购项目出具验收报告。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应当组织使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术要求等，工程的质量、进度、造价等，服务的内容、标准、效果等。2.验收应当按照采购合同约定的标准进行，验收合格的采购项目应当出具验收报告；验收不合格的采购项目，采购部门应当要求成交供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，应当按照合同约定追究成交供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购付款手续。付款前，财务部门应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于不符合采购合同约定或者验收不合格的采购项目，财务部门应当暂停付款，并及时通知采购部门和使用部门进行处理。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.针对不同的风险因素，采购部门应当制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策的变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：加强市场调研和分析，掌握市场动态和价格走势，合理确定采购预算和采购时机，降低市场波动对采购成本的影响。3.供应商风险应对：建立供应商评估和管理机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行定期评估，选择优质供应商，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审查合同条款，明确双方权利义务，防范合同纠纷。5.验收风险应对：建立健全采购验收制度，加强验收人员培训，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量。6.付款风险应对：加强财务审核，严格按照采购合同约定付款，防范付款风险。七、采购信息管理（一）采购项目信息公开1.采购部门应当按照规定的方式和渠道，及时公开采购项目信息，包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果、合同签订等信息，确保采购信息公开透明。2.采购信息公开应当符合国家法律法规和学校信息公开制度的要求，方便师生和社会公众查询和监督（二）采购档案管理1.采购部门应当建立采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应当包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、供应商资料、投标（响应）文件、评标（评审）报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案保存期限应当符合国家法律法规和学校档案管理规定的要求，确保采购档案的完整性和可追溯性。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督部门应当定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况、供应商选择和评审情况、合同签订和履行情况、采购验收情况、采购信息公开情况等。2.监督检查可以采取定期检查、专项检查、随机抽查等方式进行。监督检查过程中，监督检查人员应当如实记录检查情况，发现问题应当及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1