高校采购商务谈判制度

PAGE高校采购商务谈判制度一、总则（一）目的为规范高校采购商务谈判活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金使用效益，保证所购物资和服务符合高校教学、科研及管理工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校内部各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的各类物资采购、服务采购等商务谈判活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保谈判活动依法依规进行。2.公平公正原则：对待所有参与谈判的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.公开透明原则：谈判过程和结果应向相关利益方公开，接受监督。除涉及国家秘密、商业秘密等依法不予公开的信息外，采购信息应及时、准确地向高校师生及社会公布。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购资金的合理使用和最大化效益。二、谈判组织与职责（一）谈判小组的组建1.谈判小组由高校采购部门、使用部门、财务部门、审计部门及相关技术专家等人员组成。成员人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人，且为单数。2.采购部门负责牵头组织谈判小组的组建工作，并确保小组成员具备相应的专业知识和技能。3.使用部门应选派熟悉采购项目需求的人员参与谈判小组，以便准确把握项目要求。4.财务部门人员参与谈判，负责对采购项目预算、资金支付等财务事项进行审核和把关。5.审计部门人员参与谈判，对谈判过程和结果的合法性、合规性进行监督。6.技术专家应具备相关领域的专业知识和丰富经验，能够对采购项目的技术参数、质量标准等进行评审。（二）谈判小组职责1.熟悉采购项目的需求特点，制定谈判文件和谈判策略。2.按照规定程序组织谈判活动，与供应商进行沟通、协商和谈判。3.对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行评审和比较，综合考虑各种因素，确定成交供应商。4.负责起草谈判报告，详细记录谈判过程、结果及相关意见建议。5.配合采购部门、审计部门等做好采购项目的验收、付款、监督等后续工作。三、谈判程序（一）采购申请与审批1.高校内部各部门、各单位根据教学、科研及管理工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请进行汇总、初审，审核采购项目是否符合高校采购计划和相关规定。3.对于金额较大、技术复杂或涉及重大利益的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，必要时提交学校采购领导小组审议批准。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制谈判文件。谈判文件应包括采购项目的基本情况介绍、技术规格要求及商务条款、谈判程序、评审标准等内容。2.技术规格要求应明确、具体、合理，能够准确反映采购项目的实际需求。商务条款应包括报价要求、交货时间、售后服务、付款方式及违约责任等内容。3.谈判文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保文件内容完整、准确、合法。（三）供应商邀请与资格审查1.采购部门根据采购项目的特点和需求确定供应商邀请范围，通过发布公告、邀请招标、竞争性谈判等方式邀请供应商参与谈判。2.对参与谈判的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书业绩证明、财务状况、信誉情况等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与谈判活动。（四）谈判准备1.谈判小组在谈判前应熟悉谈判文件和供应商的响应文件，了解采购项目的需求和供应商情况，并制定谈判策略。2.确定谈判时间、地点和谈判议程，通知供应商参加谈判。谈判议程应合理安排谈判环节，确保谈判过程有序进行。3.准备谈判所需的文件、资料和设备，如谈判文件、供应商响应文件、记录表格、计算器等。（五）谈判过程1.谈判开始时，谈判小组应向供应商介绍谈判规则和程序，宣布谈判纪律。2.供应商进行报价，谈判小组应要求供应商对报价进行详细说明，包括价格构成、优惠条件、付款方式等。3.谈判小组与供应商就技术规格、商务条款等进行沟通、协商和谈判，要求供应商对技术方案、服务承诺等进行进一步阐述和说明。4.在谈判过程中，谈判小组应保持公正、客观的态度，不得与供应商私下接触或接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。5.谈判小组可以根据谈判情况，要求供应商进行多次报价或提供补充资料，但应给予供应商合理的时间准备。6.谈判过程中应做好记录，记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、供应商报价及谈判小组意见等信息。记录应真实、准确、完整，由谈判小组成员签字确认。（六）评审与确定成交供应商1.谈判结束后，谈判小组对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审。评审应按照谈判文件规定的评审标准进行，采用百分制评分法或其他合理的评审方法。2.评审标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面的内容，其中价格因素应占一定比例，但不应是唯一的评审标准。3.谈判小组根据评审结果，推荐成交供应商候选人。成交供应商候选人一般为得分最高的供应商，但得分相同的情况下，应根据谈判文件规定的其他条件进行排序。4.采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书同时将成交结果通知未成交供应商。（七）合同签订1.采购部门与成交供应商按照谈判文件和供应商响应文件的约定签订采购合同采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等备案，以便进行资金支付和监督审计。四、监督与管理（一）内部监督1.审计部门负责对高校采购商务谈判活动进行全程监督，检查谈判程序是否合规、评审标准是否公正、采购结果是否合理等。2.财务部门负责对采购项目的资金使用情况进行监督，审核采购合同付款条款是否符合预算要求，确保资金支付的合法性、合规性。3.高校纪检监察部门负责对采购商务谈判活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的正常秩序。（二）信息公开1.采购部门应建立高校采购信息公开平台，及时发布采购项目公告、谈判文件、成交结果等信息，方便师生及社会公众查询和监督。2.对于涉及国家秘密和商业秘密的采购信息，应按照国家有关规定进行管理，不得随意公开。（三）投诉处理1.供应商对采购商务谈判活动有异议的，可以向高校采购部门提出质疑采购部门应在规定时间内对质疑进行答复。2.供应商对采购部门的质疑答复不满意的，可以向高校纪检监察部门或上级主管部门投诉。投诉处理部门应按照规定程序进行调查处理，并及时将处理结果通知投诉人供应商。五、档案管理1.采购部门负责建立高校采购商务谈判档案管理制度，对谈判过程中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。2.采购商务谈判档案应包括采购申请表、采购文件、供应商响应文件、谈判记录、评审报告、成交通知书、采购合同