高校询价采购制度

PAGE高校询价采购制度一、总则（一）目的为了规范高校询价采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中，使用财政性资金、自有资金或其他资金，通过询价方式采购货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：询价采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，保证采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。二、询价采购的定义与适用条件（一）定义询价采购是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。（二）适用条件1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购金额较小、采购需求相对简单、时间要求紧迫的项目，经学校采购管理部门批准，可采用询价采购方式。三、询价采购的组织与管理（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善学校询价采购制度及相关流程。2.审核各部门、各学院的询价采购申请，确定采购方式是否符合规定。3.对询价采购活动进行监督和管理。4.协调解决询价采购过程中的争议和问题。（二）采购需求部门职责1.根据实际工作需要，提出询价采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.负责组织对供应商的资格审查和实地考察。3.参与询价采购谈判过程，并提供相关技术支持和意见。4.负责采购合同的签订、履行和验收工作。（三）采购代理机构职责1.受学校委托组织实施询价采购活动，包括编制询价文件、发布询价公告、组织询价会议、记录谈判过程等。2.根据采购需求部门提供的技术要求和质量标准，对供应商的报价进行审核和比较分析。3.协助采购管理部门和采购需求部门处理询价采购过程中的相关事宜。四、询价采购流程（一）采购申请与审批1.采购需求部门填写《高校询价采购申请表》，详细说明采购项目的基本情况、采购预算、采购方式选择理由等内容，经本部门负责人签字后，报采购管理部门审批。2.采购管理部门对采购申请进行审核，符合询价采购条件的，予以批准；不符合条件的，退回采购申请，并说明理由。（二）询价文件编制1.采购代理机构根据采购管理部门批准的采购申请，编制询价文件。询价文件应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间和地点、售后服务要求、报价要求、供应商资格条件等内容。2.询价文件编制完成后，报采购管理部门审核。采购管理部门对询价文件的内容完整性、准确性、合法性进行审核，提出修改意见，采购代理机构根据审核意见进行修改完善。（三）询价公告发布1.采购代理机构在学校指定的采购信息发布平台上发布询价公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、数量、技术要求、供应商资格条件、报价截止时间、询价会议时间和地点等。2.询价公告发布时间不得少于三个工作日，以保证潜在供应商有足够的时间获取采购信息并准备报价文件。（四）供应商报名与资格审查1.潜在供应商在询价公告规定的时间内，向采购代理机构报名并提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或三证合一营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料等相关资格证明文件。2.采购代理机构对报名供应商的资格证明文件进行审查，确定其是否符合询价文件规定的资格条件。对于资格审查合格的供应商，采购代理机构向其发出询价文件；对于资格审查不合格的供应商，采购代理机构通知其报名无效，并说明理由。（五）询价文件发放1.采购代理机构向资格审查合格的供应商发放询价文件，并要求供应商在规定的时间内确认是否收到询价文件。2.采购代理机构解答供应商对询价文件提出的疑问，以书面形式回复所有供应商，并将答疑内容作为询价文件的组成部分。（六）报价文件提交1.供应商按照询价文件的要求，编制报价文件。报价文件应当包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件复印件等内容。2.供应商应当在询价文件规定的报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购代理机构指定的地点。逾期送达的报价文件，采购代理机构不予受理。（七）询价会议组织1.采购代理机构在询价文件规定的询价会议时间和地点，组织召开询价会议。询价会议由采购代理机构主持，采购需求部门、采购管理部门及相关人员参加。2.询价会议首先由采购代理机构介绍询价采购项目的基本情况、询价文件的主要内容和询价会议的议程安排。3.供应商按照顺序依次进行报价，并对询价文件中的技术规格、商务条款等内容进行简要说明。采购需求部门和采购管理部门人员可以就报价文件中的相关问题向供应商提问，供应商应当现场进行解答。4.在询价会议过程中，采购代理机构应当做好会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、供应商报价情况、答疑情况等。会议记录由采购代理机构整理后，交采购需求部门和采购管理部门存档。（八）评审与成交供应商确定1.询价会议结束后，采购代理机构对供应商的报价文件进行评审分析。评审内容包括报价是否合理低于市场平均价格、技术规格是否满足采购需求部门要求、商务条款是否响应询价文件规定等。2.采购代理机构根据评审结果，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。如出现两家或两家以上供应商报价相同且均满足采购需求的情况，采购代理机构可以组织相关人员对报价相同的供应商进行二次询价或综合比较其他因素后确定成交供应商。3.采购代理机构将成交供应商名单报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后，向成交供应商发出《成交通知书》，并同时将成交结果通知所有未成交的供应商。（九）采购合同签订1.采购需求部门与成交供应商按照《成交通知书》确定的事项，在规定的时间内签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量质量要求、交货时间和地点、价格、付款方式、售后服务等内容，双方应当严格按照合同约定履行各自的义务。2.采购合同签订后，采购需求部门应当将合同副本报采购管理部门备案。采购管理部门对合同的签订情况进行监督检查，确保合同签订符合法律法规和学校相关规定。（十）采购验收1.采购项目到货后，采购需求部门应当按照采购合同的要求组织验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、技术性能等是否符合合同约定，供应商提供的售后服务是否到位等。2.采购需求部门可以邀请相关技术专家、质量管理人员等组成验收小组进行验收。验收小组应当出具验收报告，验收报告应当包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结论等内容。验收合格的，采购需求部门应当办理结算手续；验收不合格的，采购需求部门应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格给学校造成损失的，学校有权按照合同约定追究供应商的违约责任。五、询价采购的监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对询价采购项目进行审计监督，检查采购项目的审批程序是否合规、采购过程是否规范透明、采购合同的签订与履行是否符合约定、采购资金的使用是否合理等情况。2.学校纪检监察部门对询价采购活动进行全程监督，受理有关询价采购的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。（二）外部监督1.接受财政部门、政府采购监管部门等上级主管部门对学校询价采购活动的监督检查，按照要求提供相关资料和情况说明。2.主动接受社会公众的监督，对社会公众提出的意见和建议进行认真研究和处理，不断改进询价采购工作。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校询价采购活动，并按照有关法律法规进行处罚：提供虚假材料谋取成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有其他违反法律法规和学校询价采购制度行为尚未构成犯罪的，责令改正，给予警告，可以并处采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并在一至三年内禁止参加学校询价采购活动。（二）采购需求部门违规处理1.采购需求部门有下列情形之一的，责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照规定的采购方式和程序进行采购的；擅自提高采购标准或者改变采购内容的；与供应商恶意串通的；在采购过程中接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.采购需求部门因违规行为给学校造成经济损失的，应当承担相应的赔偿责任。（三）采购管理部门违规处理1.采购管理部门有下列情形之一的，责令改正，对