高校采购内控管理制度

PAGE高校采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强高校采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障学校各项事业健康发展，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等，不受歧视。3.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购管理制度和流程，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关问题，并对采购项目进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.资产管理部门：负责对采购资产进行登记、入账、保管和处置等管理工作。4.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作，并对采购项目的使用效益负责。5.监察审计部门：负责对采购活动进行监督检查，对采购过程中的违法违纪行为进行调查处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门根据学校事业发展规划和年度工作计划，提出采购需求：详细说明采购货物、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并报采购管理部门。2.采购管理部门会同财务部门对采购需求进行审核：根据学校财力状况、资产配置情况等因素，对采购需求的合理性、必要性进行审核，并提出调整建议。3.财务部门根据审核后的采购需求编制采购预算：采购预算应当明确采购项目的名称、预算金额、资金来源等内容，并报学校预算管理部门审核。4.学校预算管理部门将采购预算纳入学校年度预算草案：提交学校决策机构审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购管理部门按照批准的采购预算组织实施采购活动：严格控制采购规模和标准，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准。2.财务部门按照采购合同约定及时支付采购资金：加强对采购资金支付的审核和监督，确保资金支付安全、合规。3.资产管理部门对采购资产进行及时入账和登记：建立健全资产管理制度，加强对资产的日常管理和维护，确保资产安全完整。（三）预算调整1.因政策调整、市场变化、学校事业发展需要等原因：确需调整采购预算的，使用部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，并报采购管理部门。2.采购管理部门会同财务部门对预算调整申请进行审核：提出审核意见后，报学校预算管理部门审批。3.学校预算管理部门将预算调整方案报学校决策机构审议通过后：报上级主管部门和财政部门备案。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门根据学校年度采购预算和实际工作需要：编制年度采购计划，明确采购项目的名称、数量、时间安排等内容，并报学校审批。2.年度采购计划应当按照采购项目的性质和特点：分为集中采购项目和分散采购项目。集中采购项目应当按照规定委托集中采购机构代理采购；分散采购项目可以由采购管理部门组织实施，也可以由使用部门自行采购。3.采购管理部门应当根据年度采购计划：制定月度采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。（二）计划执行1.采购管理部门按照批准的采购计划组织实施采购活动：严格按照采购程序和时间要求进行采购，确保采购项目顺利进行。2.采购管理部门应当建立采购计划执行情况跟踪制度：及时掌握采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.如因特殊情况需要调整采购计划的：采购管理部门应当按照规定的程序报经批准，并及时通知相关部门和供应商。（三）计划变更1.在采购计划执行过程中：如因政策调整、市场变化、学校事业发展需要等原因，确需变更采购计划的，采购管理部门应当提出书面申请，说明变更的原因、内容和金额等，并报学校审批。2.学校审批同意后：采购管理部门应当及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定供应商参加投标的采购方式：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强或者有特殊要求的项目。2.采购管理部门应当按照规定编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，并报学校审批。3.采购管理部门应当在指定的媒体上发布招标公告：邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购管理部门应当组织开标、评标活动：按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。5.采购管理部门应当与中标供应商签订采购合同：明确双方的权利和义务，确保采购项目顺利实施。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购管理部门应当按照规定确定邀请招标的供应商名单：并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购项目的名称、内容及数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点以及获取招标文件的办法等事项。3.采购管理部门应当组织开标、评标活动：按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。4.采购管理部门应当与中标供应商签订采购合同：明确双方的权利和义务，确保采购项目顺利实施。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人依法通过谈判小组与符合相应资格条件供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目及其它适用项目。2.采购管理部门应当按照规定成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购管理部门应当向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件：谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容及要求以及评定成交的标准等事项。4.采购管理部门应当组织谈判活动：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判供应商。5.采购管理部门应当要求参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价：谈判小组根据谈判文件和谈判情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。6.采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同：明确双方的权利和义务，确保采购项目顺利实施。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人依法从唯一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购管理部门应当按照规定进行单一来源采购论证：组织相关专家对单一来源采购项目的必要性、唯一性等进行论证，并形成论证意见。3.采购管理部门应当将单一来源采购论证意见报学校审批：经学校批准后，采购管理部门应当与供应商签订采购合同。4.采购管理部门应当在单一来源采购活动结束后：将采购情况报上级主管部门和财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人依法向三家以上供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式：适用于采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门应当按照规定向符合相应资格条件的供应商发出询价单：询价单应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间及地点等内容。3.采购管理部门应当要求供应商在规定时间内报价：并对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同：明确双方的权利和义务，确保采购项目顺利实施。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内：按照招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等确定的事项，与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当采用书面形式：明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间及地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后：采购管理部门应当将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购管理部门应当督促供应商按照采购合同约定履行义务：及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应当按照采购合同约定的时间、地点及质量要求：向采购人交付货物、工程和服务，并提供相关的售后服务。3.财务部门应当按照采购合同约定及时支付采购资金：加强对采购资金支付的审核和监督，确保资金支付安全、合规。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中：如因政策调整、市场变化、学校事业发展需要等原因，确需变更采购合同的，采购管理部门应当与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.采购合同变更协议应当报学校审批：经学校批准后，采购管理部门应当将变更协议副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。B（四）合同终止1.采购合同履行完毕：或者因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法履行的，采购合同终止。2.采购合同终止后：采购管理部门应当组织对采购项目进行验收，并办理相关资产入账、登记等手续。同时，采购管理部门应当与供应商进行结算，结清采购款项。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购管理部门负责组织采购项目的验收工作：根据采购项目的性质和特点，可以自行组织验收，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行验收。2.采购项目金额较大、技术复杂、专业性强的：应当邀请相关专家参与验收工作。验收小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（二）验收标准1.采购项目的验收应当按照采购合同约定的标准进行：合同未约定验收标准的，应当按照国家有关标准、行业标准或者企业标准进行验收。2.验收小组应当对采购项目的数量、质量及性能等进行全面检查：并出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。（三）验收程序1.采购管理部门应当在采购项目完成后：及时通知使用部门、资产管理部门等相关部门组成验收小组进行验收。2.验收小组应当按照验收标准对采购项目进行验收：并形成验收意见。验收意见应当由验收小组成员签字确认。3.验收合格的采购项目：采购管理部门应当办理资产入账、登记等手续，并将验收报告送财务部门备案。验收不合格的采购项目，采购管理部门应当要求供应商限期整改或者退换货物，直至验收合格。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格的，采购管理部门应当按照采购合同约定追究供应商的违约责任。七、采购监督管理（一）内部监督1.监察审计部门负责对采购活动进行监督检查：对采购过程中的违法违纪行为进行调查处理。监察审计部门可以通过查阅采购文件、合同、账目等资料，实地检查采购项目实施情况，询问相关人员等方式进行监督检查。2.采购管理部门应当建立健全采购内部控制制度：加强对采购全过程的管理和监督，防范采购风险。采购管理部门应当定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。3财务部门应当加强对采购资金的管理和监督：确保采购资金使用安全、合规。财务部门应当定期对采购资金的使用情况进行检查，发现