高校物资采购管理制度

PAGE高校物资采购管理制度一、总则（一）目的为了规范高校物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.质量原则：优先采购质量可靠、符合高校教学、科研和管理需求的物资。5.监督原则：建立健全监督机制，加强对采购全过程的监督管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构高校应成立物资采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构设立专门的采购部门或指定相关部门负责物资采购的具体执行工作。采购部门应配备专业采购人员，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。（三）采购需求部门各教学、科研、管理等部门为采购需求部门，负责提出物资采购需求，参与采购项目的技术要求制定、验收等工作。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对物资采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公正廉洁。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行、合同履行等情况。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据教学、科研和管理工作需要，结合学校财力状况及资产存量情况，科学合理地编制物资采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按规定程序报送学校财务部门和采购管理部门审核。（二）预算执行采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行分析和评价，确保预算资金专款专用，并提高资金使用效益。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。3.公开招标程序：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、商务条款、评标标准等内容。在规定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。(二)邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一，并经过批准后，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序参照公开招标程序执行，但在发布招标公告环节改为发布投标邀请书，邀请特定的供应商参加投标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责制定谈判文件、组织谈判、确定成交供应商等工作。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，并根据谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或者服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附相关证明材料。报学校物资采购领导小组审批，经批准后进行单一来源采购。采购部门与供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购部门编制询价通知书，明确采购项目的技术规格、数量、报价要求等内容。向符合资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价，并要求供应商在规定时间内将报价文件送达采购部门。采购部门对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、商务条款、评标标准、采购合同条款等内容。技术规格应明确采购物资的性能、质量、技术参数等要求；商务条款应包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容；评标标准应明确评审因素、分值设置及评分方法。（二）采购文件编制要求采购文件编制应符合法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、清晰，不得含有倾向性、歧视性条款。采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保能够客观、公正地评审供应商的投标文件或响应文件。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购部门负责人、学校物资采购领导小组等进行审核。审核通过后的采购文件方可发布。六、采购信息发布（一）发布渠道采购信息应在学校官方网站、中国政府采购网、省级政府采购网等指定媒体上发布。对于公开招标、邀请招标等采购项目，必须在规定媒体上发布招标公告或投标邀请书；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购项目，应在学校官方网站上发布采购信息，并同时公布采购项目预算金额、采购内容等情况接受社会监督。（二）信息内容采购信息发布内容应包括采购项目名称、采购项目编号、采购项目预算金额、采购内容、采购方式、供应商资格要求、获取采购文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等。信息发布应确保内容真实、准确、完整，并在规定时间内发布。（三）信息变更如采购信息发生变更，采购部门应及时在原发布媒体上发布变更公告，通知潜在供应商。变更公告应明确变更事项、变更时间等内容。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商注册登记采购部门应建立供应商信息库，对供应商进行注册登记管理。供应商应按要求提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、业绩证明材料、财务状况证明材料等相关资料，经采购部门审核通过后纳入供应商信息库。（三）供应商考核评价采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、合同履行情况等进行考核评价。考核评价结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。对于考核评价为不合格等级的供应商，采购部门应暂停其参与学校采购活动资格，并责令其限期整改；整改仍不合格的，取消其供应商资格。八、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订前，应报学校法律事务部门或法律顾问进行合法性审查。（二）合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。采购部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利实施。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务，并承担相应责任。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校物资采购领导小组备案，并按照相关规定办理手续。（四）合同验收采购项目完成后，采购部门应组织采购需求部门、使用部门等相关人员对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同约定。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对于验收不合格的物资，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物，直至验收合格为止。九、采购资金支付（一）支付申请采购合同签订后，供应商应按照合同约定向采购部门提交付款申请，付款申请应包括付款金额、付款方式、收款账户信息等内容，并附发票、验收报告等相关证明材料。（二）支付审核采购部门对供应商提交的付款申请进行审核，审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性、验收报告等。审核通过后，采购部门填写付款审批单，报学校财务部门审批。（三）资金支付财务部门根据学校财务管理制度和采购合同约定，对采购部门提交的付款审批单进行审核。审核通过后，按照规定的付款方式和时间向供应商支付采购资金。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购申请表等）、采购合同、验收报告、付款凭证、供应商资料等相关文件和资料。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，应及时将采购过程中形成的各类文件和资料进行分类整理，装订成册，并按照档案管理要求进行归档保存。采购档案应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅档案时，应在指定地点进行，并遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅或借阅完毕后，应及时归还档案，并办理相关手续。十一、监督检查与责任追究（一）监督检查学校纪检监察部门、审计部门应定期对物资采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购