工会供应商采购管理制度

PAGE工会供应商采购管理制度一、总则（一）目的为规范工会供应商采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，保证采购质量，满足工会各项工作及活动的物资需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的所有采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、设备器材、服务等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策要求。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受工会会员及相关部门的监督。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保竞争机会均等，依据公正的评审标准进行采购决策。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化。二、采购管理职责分工（一）采购管理小组1.成立由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员的采购管理小组。2.职责：负责审议采购管理制度、采购计划及重大采购项目的决策。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.根据工会工作安排及实际需求，负责具体采购项目的实施。2.职责：制定采购计划，明确采购需求、预算、时间要求等。收集供应商信息，进行供应商资格审查和初步筛选。组织采购谈判（如需要），签订采购合同。跟进采购合同的执行，协调解决合同履行过程中的问题。整理采购文件资料，建立采购档案。（三）监督审计部门1.对采购活动进行全过程监督审计。2.职责：审查采购管理制度的执行情况，检查采购流程的合规性。监督采购信息的公开情况，确保公平竞争环境。对采购项目进行审计，核实采购价格、质量等是否符合要求。受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规行为。（四）工会会员代表1.参与采购活动的监督，对采购过程及结果提出意见和建议。2.职责：通过工会会员大会、公示等渠道，了解采购信息，反馈会员需求。对采购项目的质量、价格等方面进行监督，维护会员权益。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工会工作实际需要，每年末提交下一年度采购需求计划，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.临时性采购需求由需求部门填写《采购申请表》，经部门负责人审核后提交采购执行部门。（二）采购计划制定1.采购执行部门汇总各部门采购需求，结合工会预算安排，制定年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、预算金额、采购方式、时间进度等内容，并报采购管理小组审议通过。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、联系方式、产品或服务质量、价格水平、信誉等信息。2.供应商资格审查采购执行部门对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信用记录等。对于涉及特殊行业或产品的采购，还需审查其专业资质和认证情况是否符合要求。3.供应商筛选与确定根据采购项目的需求和特点，从合格供应商中筛选出若干家作为潜在供应商。对于金额较大、技术复杂或重要的采购项目，采购执行部门可组织实地考察、样品测试等，综合评估潜在供应商的实力、信誉、产品质量、服务水平等，确定最终供应商。4.供应商动态管理建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可采用邀请招标方式。向若干家具备资格的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求，或招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购，或必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，采用单一来源采购方式。与单一供应商协商确定采购价格和合同条款。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求说明、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求，为采购活动提供清晰的依据。（六）采购活动实施1.招标采购发布招标公告，公告应在指定的媒体或平台上发布，包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。接受供应商报名，对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的投标人名单。发售招标文件，组织投标人踏勘现场（如需要），召开投标预备会（如需要），解答投标人的疑问。开标、评标，按照规定的开标程序进行开标，公布投标人的投标报价等信息。由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。2.竞争性谈判采购成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。谈判过程中可进行多轮报价和磋商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。3.单一来源采购成立采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。与单一供应商进行协商，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。4.询价采购成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（七）合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰明确。2.采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任，直至解除合同。3.对于采购合同的变更、补充或解除，必须按照法律法规及合同约定的程序进行，确保变更、补充或解除后的合同符合双方利益和采购要求。（八）验收与付款1.验收采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同及验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。对于技术复杂或专业性较强的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。2.付款采购执行部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，经相关部门审核后报财务部门办理付款手续。财务部门应严格按照合同约定和财务制度进行付款审核，确保付款金额准确无误，付款方式符合规定。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理小组定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律合规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注和防控的风险领域。（二）风险防控措施1.供应商风险管理加强对供应商的资格审查和动态管理，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，约束供应商行为。建立供应商应急管理机制，对于可能出现的供应商违约情况，提前制定应对预案，确保采购活动不受影响。2.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取合理的采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格风险。3.质量风险管理在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购产品的检验检测。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理。建立质量追溯机制，对于出现质量问题的产品，能够追溯到供应商并采取相应措施。4.法律合规风险管理加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。采购文件和合同条款应符合法律法规要求，避免出现法律漏洞和风险。定期对采购活动进行内部审计和监督检查，及时发现和纠正违法违规行为。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购申请、采购文件（招标公告、谈判文件、询价通知书、投标文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证、供应商资料等相关文件资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应在采购项目结束后及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、准确、规范。定期将采购档案移交至工会档案管理部门进行归档保存。（三）档案查阅与使用1.工会内部人员因