食堂采购询价招标制度

PAGE食堂采购询价招标制度一、总则（一）目的为规范公司食堂采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，保证食堂食材及相关物资的质量，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有食材、调料、厨具、餐具及其他相关物资的采购询价招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价招标的供应商，一视同仁，不偏袒任何一方，保证采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价招标程序、评标标准等应向所有潜在供应商公开，接受监督。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的询价招标，降低采购成本，提高经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定食堂采购询价招标计划，明确采购项目、规格、数量、时间要求等。2.组织实施询价招标活动，包括发布询价招标公告、收集供应商报价、组织开标评标等。3.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）食堂管理部门1.参与制定采购需求标准，对采购物资的质量、规格等提出意见和建议。2.协助采购部门进行供应商考察、评估，参与评标工作。3.负责验收采购物资，对物资质量进行监督检查。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供资金支持。2.对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规。（四）审计部门1.对采购询价招标活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正。2.对采购合同的签订、执行情况进行审计，防范采购风险。三、采购询价招标流程（一）采购申请食堂管理部门根据食堂运营需求，提前[X]天填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）市场调研采购部门接到采购申请后，对市场上相关物资的供应商、价格、质量等情况进行调研，收集至少[X]家潜在供应商的信息。调研方式包括但不限于网络搜索、实地考察、行业咨询等。（三）询价招标公告发布1.根据调研情况，采购部门制定询价招标公告，明确采购项目的基本要求、询价文件获取方式、报价截止时间、开标时间及地点等。2.通过公司内部网站、公告栏、邮件等方式向潜在供应商发布询价招标公告，邀请其参与询价招标活动。（四）询价文件发放1.潜在供应商在规定时间内，向采购部门提交领取询价文件的申请。2.采购部门审核申请后，向符合要求的供应商发放询价文件。询价文件应包含采购物资的详细规格、技术要求、质量标准、报价表、合同条款等内容。（五）供应商报价1.供应商应在报价截止时间前，将密封的报价文件提交至采购部门。报价文件应包括报价单、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（已办理“三证合一”的提供营业执照副本复印件）、产品质量检验报告、售后服务承诺等资料。2.采购部门对供应商的报价文件进行签收和登记，检查报价文件的完整性和密封性。（六）开标评标1.采购部门组织开标会议，邀请食堂管理部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。开标会议应公开宣读各供应商的报价、交货期、售后服务等内容。2.评标小组由采购部门、食堂管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，人数不少于[X]人。评标小组根据询价文件规定的评标标准，对各供应商的报价文件进行评审。评标标准可包括价格、质量、信誉、售后服务、交货期等方面，各项标准应明确权重。3.评标小组对各供应商进行综合评分，按照得分高低推荐中标候选人。（七）中标通知1.根据评标结果，采购部门确定中标供应商，并向其发出中标通知书。中标通知书应明确采购项目名称、中标金额、交货期、质量要求、合同签订时间等内容。2.同时，采购部门将中标结果通知未中标供应商，并退还其报价文件。（八）合同签订1.中标供应商应在接到中标通知书后的[X]天内，与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，报财务部门、审计部门备案。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件，包括具有合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的产品质量、完善的售后服务体系等。2.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，实地考察其生产经营场所，并要求供应商提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.经审查合格的供应商，纳入公司供应商名录，并在公司内部网站或公告栏进行公示。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为每[X]个月/季度/半年/年。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。2.采购部门收集食堂管理部门、使用部门等对供应商的反馈意见，结合采购数据统计分析，对供应商进行综合评估打分。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予适当的奖励和优先合作机会；对不合格供应商及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商培训1.定期组织供应商培训，培训内容包括公司食堂采购政策、质量标准、食品安全法规等方面。2.通过培训，提高供应商对公司采购要求的认识，促进供应商改进产品质量和服务水平。五、采购验收（一）验收标准1.采购物资应符合采购合同约定的规格、质量标准和技术要求。2.食品类物资应符合国家食品安全相关标准，具备有效的检验检疫证明。3.厨具、餐具等物资应符合相应的行业标准和使用要求。（二）验收流程1.采购物资到货前，采购部门应通知食堂管理部门准备验收。2.食堂管理部门组织相关人员按照验收标准对采购物资进行验收。验收人员应认真核对物资的名称、规格、数量、质量等，检查物资的外观、包装、标识等是否完好。3.对食品类物资，应检查其生产日期、保质期、检验检疫证明等，并按规定进行抽样检验。4.验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。六、付款管理（一）付款方式1.根据采购合同约定，确定付款方式。常见的付款方式包括货到验收合格后一次性付款、分期支付（如货到支付一定比例，验收合格后支付剩余款项）等。2.付款前，采购部门应提交付款申请，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，经食堂管理部门、财务部门审核后，报公司领导审批。（二）发票管理1.供应商应按照采购合同约定，及时开具合法有效的发票。发票内容应与采购合同、实际采购物资一致。2.财务部门对发票进行审核，确保发票的真实性、合法性和完整性。对不符合要求的发票，应及时通知供应商更换。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对食堂采购询价招标活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正，采购合同是否严格执行。2.公司纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）供应商监督1.建立供应商监督机制，鼓励供应商对采购过程中的违规行为进行举报。2.对供应商的举报信息进行及时调查处理，保护供应商的合法权益。（三）考核评价1.制定采购部门及相关人员的考核评价指标，包括采购成本控制、物资质量