食堂采购询价制度

PAGE食堂采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司食堂采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，保证食堂食材质量安全，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有食材、用品及服务的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、成交结果等应向相关人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价、比价，降低采购成本，提高采购效益。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.食堂管理部门根据食堂日常运营情况，结合就餐人数、菜品安排等，提前制定食材及用品采购计划，明确采购品种、规格、数量、质量要求等。2.如有特殊菜品需求或临时性采购任务，由相关部门或人员及时向食堂管理部门提出申请，经审核后纳入采购计划。（二）供应商选择与信息收集1.食堂管理部门应建立供应商信息库，收集具有良好信誉、资质齐全、产品质量可靠、价格合理的供应商信息。2.通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、实地考察等方式，不断丰富供应商资源。3.对新纳入信息库的供应商进行资质审核，包括营业执照、食品经营许可证、生产许可证（如有）、产品检验报告等相关证件的查验，确保供应商具备合法经营资格。（三）询价准备1.根据采购需求，编制询价文件。询价文件应明确采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.确定询价方式，可采用书面询价、电话询价、邮件询价等方式，一般优先采用书面询价，确保询价信息准确、完整。3.准备询价记录表格，用于记录供应商的报价及相关信息。（四）询价实施1.向信息库中的供应商或通过其他渠道确定的潜在供应商发送询价文件。询价文件应注明回复要求，如报价截止时间、报价方式、联系方式等。2.在规定的报价截止时间内，收集供应商的报价文件。报价文件应包括报价单、产品规格说明、质量保证承诺、售后服务承诺等内容。3.对供应商的报价进行整理和记录，确保报价信息清晰、准确，便于后续比较和分析。（五）比价与议价1.对各供应商的报价进行比较，分析价格差异原因，重点关注产品质量、规格、交货期、售后服务等因素。2.根据比价结果，选择至少三家报价合理、综合条件较好的供应商进行议价。与供应商就价格、产品质量、交货期、售后服务等条款进行进一步沟通和协商，争取更优惠的采购条件。3.在议价过程中，如果供应商的报价明显高于市场合理价格或其他供应商，应要求其说明原因，并进行深入谈判，必要时可要求其重新报价。（六）确定供应商1.综合考虑供应商的报价、产品质量、信誉、交货期、售后服务等因素，确定最终的成交供应商。成交供应商应能够满足公司食堂的采购需求，且在价格、质量等方面具有优势。2.将确定成交供应商的结果通知相关部门和人员，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（七）采购合同执行与验收1.采购合同签订后，供应商应按照合同约定及时组织供货。食堂管理部门应跟踪供应商的供货进度，确保按时、按量、按质交货。2.货物到达后，食堂管理部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括产品的品种、规格、数量、质量、外观等方面。如发现货物存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知供应商进行处理。3.验收合格后，办理入库手续，并按照采购合同约定支付货款。三、询价相关人员职责（一）食堂管理部门职责1.负责食堂采购询价制度的制定、修订和解释。2.组织编制采购计划，提出采购需求。3.建立和维护供应商信息库，选择询价供应商。4.组织询价、比价和议价工作，确定成交供应商。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。（二）采购人员职责1.协助食堂管理部门编制询价文件，发送询价通知。2.收集供应商报价，整理报价信息。3.参与比价和议价工作，提供采购建议。4.负责与供应商沟通协调，跟进采购合同执行情况。（三）财务部门职责1.参与采购询价过程中的价格审核，提供财务方面的建议。2.按照采购合同约定审核付款申请，办理付款手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）质量检验部门职责（如有）1.参与采购产品的验收工作，对产品质量进行检验和评估。2.提供产品质量标准和检验方法，确保验收工作的科学性和准确性。（五）监督部门职责1.对食堂采购询价活动进行监督，确保采购过程符合法律法规和公司制度要求。2.受理采购过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。四、询价记录与档案管理（一）询价记录1.采购人员应详细记录每次询价活动的全过程，包括询价文件内容、供应商报价、比价议价过程、成交供应商及价格等信息。2.询价记录应采用书面形式或电子文档形式保存，确保记录真实、完整、可追溯。（二）档案管理1.建立食堂采购询价档案，将询价记录、采购合同、供应商资质文件、产品检验报告、验收文件等相关资料进行分类归档。2.档案应妥善保管，保存期限根据相关法律法规和公司规定执行，以便日后查阅和审计。五、监督与考核（一）内部监督1.公司监督部门定期对食堂采购询价活动进行检查，重点检查采购程序是否合规、询价过程是否公正、采购合同是否履行等情况。2.食堂管理部门应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司监督部门。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会；对表现不合格的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）采购人员考核1.制定采购人员考核标准，从采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保证、供应商管理等方面对采购人员进行考核。2.考核结果与采购人员的绩效奖金、晋升等挂钩，激励采购人员提高工作质量和效率。六、违规处理（一）供应商违规处理1.若供应商在采购活动中存在提供虚假报价、以次充好、不履行合同约定等违规行为，一经查实，立即取消其合作资格，并要求其承担相应的法律责任。2.将违规供应商列入公司黑名单，禁止其参与公司今后的采购活动。（二）采购人员违规处理1.采购人员若在询价过程中存在违规操作，如泄露询价信息、收受供应商贿赂、与供应商串通谋取私利等行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞