食堂采购市场询价制度

PAGE食堂采购市场询价制度一、总则（一）目的为规范公司食堂采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，保证食堂食材质量安全，特制定本市场询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有食材及相关用品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保询价过程和结果公平公正。3.质量优先原则：在满足质量要求的前提下，追求性价比最优。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、询价流程（一）采购申请1.食堂管理部门根据食堂日常食材消耗情况及库存状况，定期提出采购申请。2.紧急情况下，相关人员可填写临时采购申请表，注明采购物品名称、规格、数量、需求时间等信息，经审批后启动采购流程。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购人员通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、实地考察等方式，建立供应商名录。对供应商进行初步评估，考察其营业执照、食品经营许可证、生产许可证等相关资质证书是否齐全有效。了解供应商的信誉状况、经营业绩、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，筛选出符合要求且具备一定规模和实力的供应商。2.供应商准入对于新入选的供应商，要求其填写供应商准入申请表，提供详细的公司资料、产品目录、报价单等文件。采购部门会同质量控制部门、财务部门等相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产经营环境、质量管理体系、物流配送能力等是否满足公司要求。经考察合格的供应商，由采购部门与其签订合作协议，明确双方权利义务，包括产品质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、售后服务等内容。3.供应商考核与管理建立供应商考核机制，定期对供应商进行考核评价。考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购人员每月收集供应商的交货情况、产品质量反馈等信息，填写供应商月度考核表。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商提出整改要求，连续多次考核不合格的供应商，予以淘汰。（三）询价准备1.制定询价清单采购人员根据采购申请，详细列出所需采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求等信息，形成询价清单。2.确定询价方式根据采购物品的特点和采购金额大小，选择合适的询价方式。常见的询价方式包括：书面询价：向多家供应商发送询价函，要求其在规定时间内报价。电话询价：对于一些简单的采购项目，可通过电话与供应商沟通询价。网络询价：利用专业采购平台或行业网站发布询价信息，邀请供应商在线报价。现场询价：对于某些特殊物品或需要实地考察的采购项目，可组织采购人员到供应商处进行现场询价。（四）询价实施1.发送询价文件采购人员按照确定的询价方式，向选定的供应商发送询价文件。询价文件应包含询价清单、质量要求、交货时间、报价要求等内容。2.供应商报价供应商收到询价文件后，应在规定时间内按照要求填写报价单，注明产品名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式等信息，并加盖公章后回复采购人员。3.报价收集与整理采购人员及时收集供应商的报价单，对报价进行整理和分类。检查报价单内容是否完整、准确，对不符合要求的报价单及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）比价与议价1.比价采购人员对各供应商的报价进行比较分析，计算出每个供应商的综合得分。综合得分的计算可考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，具体权重可根据公司实际情况设定。价格比较：直接比较各供应商的报价金额，计算价格差异率。质量评估：参考供应商过往的产品质量表现、质量认证情况等，对产品质量进行打分。交货期考量：根据供应商承诺或历史交货记录，评估其按时交货的能力，给予相应分值。售后服务评价：了解供应商的售后服务内容、响应速度等，进行售后服务得分评定。2.议价对于价格相对较高或有降价空间的供应商，采购人员可与其进行议价。通过与供应商沟通，了解其成本构成、价格策略等，争取更优惠的价格。在议价过程中，采购人员应保持客观公正，以公司利益为出发点，同时也要考虑供应商的合理利润空间，寻求双方都能接受的价格平衡点。（六）确定供应商与签订合同1.供应商选定采购人员根据比价与议价结果，综合考虑各方面因素，选定最终的供应商。选定供应商后，填写供应商选定审批表，详细说明选定理由、采购物品名称规格数量、价格条款、交货期等信息，报相关领导审批。2.合同签订经领导审批同意后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。（七）采购验收1.验收标准依据采购合同及相关质量标准，制定详细的验收标准。验收标准应包括产品的外观、规格、数量、质量指标、包装等方面的要求。2.验收流程采购物品到货前，采购人员应通知质量控制部门及食堂相关人员做好验收准备。货物到货时，采购人员、质量控制人员及食堂验收人员共同对货物进行验收。验收人员按照验收标准对货物的外观、规格、数量等进行检查，对产品质量进行抽检或全检。验收合格的货物，验收人员在验收单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的货物，采购人员应及时与供应商沟通，要求其更换或处理，直至验收合格为止。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）付款结算1.付款方式根据采购合同约定，确定付款方式。常见的付款方式有：货到付款：货物验收合格后，一次性支付货款。分期付款：根据合同约定的阶段，分批次支付货款，一般在货物交付、验收合格等关键节点付款。银行承兑汇票：以银行承兑汇票的形式支付货款，给予供应商一定的付款期限。2.付款审批采购人员根据合同约定及验收情况，填写付款申请单，注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上验收单、发票等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，方可办理付款手续。3.结算与对账财务部门按照审批后的付款申请单进行付款结算，并定期与供应商进行对账，确保账目清晰准确。如发现账目不符或存在其他问题，应及时与供应商沟通协调，查明原因并进行处理。三、监督与审计（一）内部监督1.公司设立专门的监督小组，成员包括采购部门、财务部门、审计部门等相关人员。监督小组定期对食堂采购市场询价制度的执行情况进行检查，确保采购活动合规进行。2.采购人员应定期向监督小组汇报采购工作进展情况，包括询价过程、供应商选择、合同签订、验收付款等环节的执行情况，接受监督小组的监督检查。3.监督小组有权对采购活动中的违规行为进行调查处理，对相关责任人提出批评教育、警告、罚款等处罚措施，情节严重的，依法依规追究其法律责任。（二）审计监督1.审计部门定期对食堂采购项目进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性。审计内容包括采购计划、询价流程、合同签订、验收付款等环节。2.审计人员通过查阅采购文件、合同、发票、验收记录等资料，实地走访供应商、仓库等方式，获取审计证据，对采购项目进行全面审计评价。3.审计部门出具审计报告，针对审计中发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。对于违反财经纪律或法律法规的行为，审计部门应及时向公司领导报告，并配合相关部门进行处理。四、信息管理（一）采购档案管理1.建立完善的采购档案管理制度，对食堂采购活动中的各类文件资料进行分类归档管理。采购档案包括采购申请、询价文件、报价单、合同、验收单、发票等相关资料。2.采购档案应按照时间顺序和项目类别进行整理，确保档案资料完整、准确、清晰。档案保存期限应符合国家法律法规及公司相关规定要求。3.采购档案的查阅和借阅应履行严格的审批手续，确保档案资料的安全和保密。未经批准，任何人不得擅自查阅、复印、销毁采购档案。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，对供应商的基本信息、资质证书、产品目录、报价记录、考核评价等信息进行集中管理。2.定期更新供应商信息数据库，确保信息的及时性和准确性。采