高校物业采购制度

PAGE高校物业采购制度一、总则（一）目的为规范高校物业采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证物业采购质量，满足高校教学、科研和师生生活的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校内物业采购相关活动，包括但不限于校园环境卫生保洁、绿化养护、安保服务、水电维修、学生宿舍管理等各类物业项目的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生和社会监督。4.效益原则：在保证物业质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立物业采购领导小组，由分管后勤工作的校领导担任组长，成员包括后勤管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等。其职责为：1.审议物业采购计划和预算。2.审定物业采购相关制度和流程。3.对重大物业采购项目进行决策。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门后勤管理部门作为物业采购的执行部门，负责具体采购工作的组织实施，其职责为：1.根据学校需求和实际情况，编制物业采购计划。2.制定物业采购方案，包括采购方式、采购程序、评标标准等。3.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等工作。4.组织开标、评标、定标等采购活动。5.签订物业采购合同，并负责合同的履行、监督和验收。6.整理和归档采购文件资料。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核物业采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督管理。2.审计部门：对物业采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，以及采购结果的公正性。3.使用部门：提出物业需求，参与采购文件的编制和评审，协助进行采购项目的验收。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.后勤管理部门应每年定期收集各使用部门的物业需求信息，结合学校实际情况和发展规划，编制物业采购计划。2.采购计划应明确物业采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。3.采购计划应根据学校财务状况和资金安排，合理确定采购预算。（二）采购预算审批采购计划和预算编制完成后，报学校物业采购领导小组审议通过，经学校财务部门审核后，纳入学校年度预算。（三）采购计划调整因学校发展、政策变化、实际需求变动等原因需要调整采购计划的，应按照规定程序重新编制采购计划，报相关部门审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的物业采购项目，必须进行公开招标：单项采购金额达到规定限额以上的。批量采购金额达到规定限额以上的。3.公开招标程序包括：发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的物业采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序包括：发出投标邀请书、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的物业采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的物业采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序包括：提出申请、公示、签订采购合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物业采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购程序（一）采购申请与审批1.使用部门根据实际需求填写物业采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购理由等内容，并提交至后勤管理部门。2.后勤管理部门对采购申请进行初审后，报学校物业采购领导小组审批。（二）采购文件编制1.后勤管理部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、服务要求、验收标准等实质性内容，确保采购结果符合学校需求。（三）供应商选择与管理1.供应商征集：后勤管理部门通过多种渠道征集物业供应商，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容。2.供应商资格审查：对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等方面。3.确定供应商名单：根据资格审查结果，确定参与采购项目的供应商名单，并向其发出采购文件。（四）采购文件发售1.后勤管理部门向资格审查合格的供应商发售采购文件，并收取相应的费用。2.采购文件发售应明确发售时间、地点、方式等内容，并提供必要的文件解释和答疑服务。（五）投标与开标1.供应商应按照采购文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交至指定地点。2.后勤管理部门组织开标会议，开标会议应邀请所有供应商代表参加，并当众宣读投标文件的主要内容。（六）评标与定标1.成立评标委员会，评标委员会由学校相关部门代表、技术专家、经济专家等组成。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。2.后勤管理部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。（七）合同签订1.中标供应商确定后，后勤管理部门应与中标供应商签订物业采购合同。合同应明确双方的权利和义务、服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、验收标准等条款。2.合同签订前，应报学校财务部门和审计部门审核。合同签订后，双方应严格履行合同约定。六、采购合同管理（一）合同签订1..采购合同应采用书面形式签订，明确双方的权利和义务、服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、验收标准等条款。2.合同签订前，应报学校财务部门和审计部门审核。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定提供物业服，后勤管理部门应监督供应商的合同履行情况。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规办理手续。（三）合同验收1.物业采购项目完成后，后勤管理部门应组织相关部门和人员按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收合格后，出具验收报告。验收报告应包括项目名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。合同付款1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付物业采购款项。2.付款前，应审核验收报告、发票等相关凭证。七、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对物业采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，以及采购结果的公正性。2.学校纪检监察部门应对物业采购活动中的违规违纪行为进行查处。（二）外部监督1.接受学校师生和社会的监督，对采购活动中的问题和投诉，应及时进行调查处理。2.按照政府采购