食堂原材料采购询价制度

PAGE食堂原材料采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司食堂原材料采购行为，确保采购过程公开、公正、公平，降低采购成本，保证原材料质量，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有原材料的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高经济效益。二、询价流程（一）需求确认1.食堂管理部门应提前[X]天向采购部门提交下周食堂原材料采购需求清单，清单应详细注明原材料的名称、规格、数量、质量要求等信息。2.采购部门收到需求清单后，应与食堂管理部门进行沟通确认，确保需求信息准确无误。（二）供应商选择1.采购部门根据食堂原材料采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商名录。2.对供应商名录中的供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量检测报告、信誉状况等。3.选择至少[X]家符合资质要求的供应商作为询价对象。（三）询价文件编制1.采购部门根据食堂原材料采购需求，编制询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.询价文件应明确规定供应商的报价有效期，一般为[X]个工作日。（四）询价发出1.采购部门将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，同时告知供应商询价的截止时间和报价方式。2.在询价文件发出后，采购部门应及时跟进供应商的接收情况，确保供应商按时收到询价文件。（五）报价接收与整理1.供应商应在询价文件规定的截止时间前将报价文件密封送达采购部门或按照指定的电子方式提交报价。2.采购部门收到供应商的报价后，应及时对报价进行整理，检查报价文件的完整性和准确性。3.对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商补充或修正报价。（六）询价评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估，评估内容包括价格、质量、交货期及售后服务等方面。2.价格评估应综合考虑原材料的市场价格水平、供应商的报价合理性等因素，通过比较不同供应商的报价，选择价格最优的供应商。3.质量评估应根据询价文件中的质量标准，对供应商提供的原材料样品或质量检测报告进行审核，确保原材料质量符合要求。4.交货期评估应考虑供应商的生产能力、运输条件等因素,确保供应商能够按时交货。5.售后服务评估应考察供应商的售后服务承诺、响应速度等方面，确保在出现问题时能够及时得到解决。（七）确定供应商1.采购部门根据询价评估结果，确定中标供应商，并将中标结果通知所有参与询价的供应商。2.如对中标结果有异议，供应商可在规定时间内提出申诉，采购部门应进行调查核实，并给予答复。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的名称、规格、数量、质量标准交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款．2.合同签订后，采购部门应将合同副本提交给食堂管理部门和财务部门备案。三、询价管理（一）询价小组1.成立询价小组，成员包括采购部门代表、食堂管理部门代表、财务部门代表等，必要时可邀请技术专家参与。2.询价小组应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购业务流程，能够独立、客观、公正地开展询价评估工作。3.询价小组组长由采购部门负责人担任，负责组织和协调询价小组的工作。（二）询价记录1.采购部门应建立询价记录档案，对每次询价活动的全过程进行详细记录，包括询价文件、供应商报价、询价评估过程及结果等信息。2.询价记录应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以备查阅和审计。（三）监督与投诉处理1.公司内部审计部门负责对食堂原材料采购询价活动进行监督检查，确保询价过程符合本制度规定。2.设立投诉邮箱和电话，接受公司员工对采购询价活动的投诉和举报。对于投诉和举报，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。四、供应商管理（一）供应商档案建立1.采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、合作记录、评价报告等。2.供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如优先合作、增加采购量等；对表现不合格的供应商，应及时进行整改或终止合作。（三）供应商培训1.采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、交货期要求等信息，提高供应商的服务水平和合作意识。2.培训内容可包括食品安全知识、质量管理体系、物流配送要求等方面。五、价格调整（一）价格调整依据1.原材料市场价格波动较大时，采购部门应及时关注市场动态，根据市场价格变化情况，适时调整采购价格。2.供应商因生产成本上升、原材料价格上涨等原因，提出价格调整申请时，采购部门应进行审核评估，并根据实际情况决定是否调整采购价格。（二）价格调整程序1.供应商提出价格调整申请时，应提交详细的价格调整说明和相关证明材料。2.采购部门收到供应商的价格调整申请后进行审核评估，必要时组织相关人员进行市场调研，了解原材料价格变化情况。3.根据审核评估结果，采购部门提出价格调整建议，报公司领导审批。4.公司领导批准后，采购部门及时与供应商沟通协商，签订价格调整补充协议，并通知食堂管理部门和财务部门。六、应急采购（一）应急采购情形1.因突发情况导致食堂原材料短缺，影响正常供餐时，可启动应急采购程序。2.突发情况包括自然灾害、公共卫生事件、供应商突发问题等。（二）应急采购流程1.食堂管理部门发现原材料短缺情况后，应立即向采购部门报告，并提出应急采购需求。2采购部门接到报告后，应在最短时间内确定应急采购的原材料品种、数量和质量要求。3.优先从公司现有供应商中选择能够满足应急采购需求的供应商进行采购，如现有供应商无法满足，可通过紧急联系新的供应商进行采购。4.应急采购过程中，采购部门应简化询价程序，确保能够快速采购到所需原材料，但仍需保证采购质量和价格合理。5.应急采购完成后，采购部门应及时将采购情况向食堂管理部门和公司领导报告，并按照本制度规定补办相