食品采购询价制度范本

PAGE食品采购询价制度范本一、总则1.目的为规范公司食品采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，保证所采购食品的质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及食品采购的部门和项目，包括但不限于食堂食材采购、活动食品采购等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。公平公正原则：在询价过程中，对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。透明性原则：采购询价的流程、标准、结果等信息应保持透明，接受公司内部监督。效益原则：通过合理询价，在保证食品质量的前提下，降低采购成本，提高公司采购效益。二、询价流程1.需求提出使用部门填写采购申请：各部门根据实际需求，填写食品采购申请表，详细注明所需食品的种类、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。提交申请至采购部门：采购申请经部门负责人签字确认后，提交至公司采购部门。2.采购部门受理审核申请信息：采购部门收到采购申请后，对申请信息进行审核，确保需求明确、合理，符合公司实际情况。确定询价方式：根据采购食品的性质、金额大小等因素，确定询价方式。询价方式可分为公开询价、邀请询价等。3.询价准备收集供应商信息：采购人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于供应商名录、行业网站、供应商推荐等。对收集到的供应商信息进行整理，建立供应商数据库。制定询价文件：根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、质量标准、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求等内容。4.发出询价文件选择询价对象：根据询价方式，从供应商数据库中选择合适的供应商发出询价文件。公开询价时，应广泛邀请符合条件的供应商参与；邀请询价时，应选择信誉良好、产品质量可靠的供应商。明确询价要求：在发出询价文件时，向供应商明确询价的截止时间、报价方式、联系方式等要求，确保供应商清楚了解询价事项。5.供应商报价供应商提交报价：供应商在规定的询价截止时间前，按照询价文件要求，向采购部门提交报价文件。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等内容。报价审核：采购人员对供应商的报价进行初步审核，检查报价是否完整、准确，是否符合询价文件要求。对报价明显异常的供应商，及时与其沟通，了解原因。6.询价评估组建评估小组：由采购部门、质量控制部门、财务部门等相关人员组成询价评估小组，负责对供应商的报价及相关情况进行综合评估。评估内容：评估小组从价格、质量、信誉、售后服务等方面对供应商进行评估。价格评估应综合考虑报价的合理性、成本构成等因素；质量评估应依据食品质量标准，对供应商提供的产品质量进行分析；信誉评估应参考供应商的过往业绩、市场口碑等；售后服务评估应关注供应商的售后服务承诺及能力。评分标准制定：根据采购食品的特点和公司需求，制定详细的评分标准。评分标准应明确各项评估指标的权重，确保评估结果客观公正。7.确定供应商评估小组打分：评估小组按照评分标准对各供应商进行打分，计算出综合得分。选定供应商：根据综合得分，选定得分最高的供应商作为本次食品采购的中标供应商。如出现得分相同情况，可进一步比较各供应商在价格、质量、售后服务等方面的优势，做出最终选择。8.签订采购合同起草合同：采购部门根据询价结果和公司相关规定，起草食品采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括食品的规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同审核：合同起草完成后，提交至公司法务部门、财务部门等进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及对公司利益的保障程度等。签订合同：经审核无误后，采购部门与中标供应商签订食品采购合同。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。三、询价相关部门职责1.采购部门负责食品采购询价的组织和实施：制定询价计划，确定询价方式，发出询价文件，收集供应商报价，组织询价评估等工作。建立和维护供应商数据库：定期更新供应商信息，对供应商进行分类管理，评估供应商的综合实力，确保供应商资源的质量。与供应商沟通协调：在询价过程中，与供应商保持密切沟通，解答供应商的疑问，处理供应商的反馈信息。在合同签订后，跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。编制采购报告：定期对食品采购询价情况进行总结分析，编制采购报告，向上级领导汇报采购工作进展、成本控制情况、供应商表现等内容，为公司决策提供参考依据。2.使用部门提出准确的食品采购需求：根据实际工作需要，详细填写采购申请，明确食品的种类、规格、数量、质量要求等信息，确保采购需求准确无误。参与询价评估工作：在必要时，参与询价评估小组对供应商的评估工作，提供相关意见和建议，协助采购部门选定合适的供应商。验收采购食品：负责对采购回来的食品进行验收，检查食品的质量、数量、规格等是否符合采购合同要求。如发现问题，及时与采购部门和供应商沟通解决。3.质量控制部门制定食品质量标准：根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际需求，制定食品采购的质量标准。质量标准应明确食品的感官指标、理化指标、微生物指标等要求。参与询价评估工作：从质量角度对供应商进行评估，审查供应商提供的产品质量检验报告、质量认证文件等资料，确保所采购食品符合质量标准。在食品验收过程中，协助使用部门对食品质量进行检验。4.财务部门参与询价评估工作：从成本和财务风险角度对供应商报价进行分析评估，协助采购部门确定合理的采购价格。审核采购合同：对采购合同中的付款方式、价格条款、费用结算等内容进行审核，确保合同符合公司财务规定，保障公司资金安全。负责采购资金的支付：按照采购合同约定，及时办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督和管理。四、询价记录与档案管理1.询价记录记录内容：采购人员应详细记录询价过程中的各项信息，包括询价文件的发出时间、内容，供应商的报价情况（报价金额、产品规格、交货时间等），与供应商的沟通记录（电话、邮件、会议纪要等），询价评估小组的评估意见和评分结果等。记录方式：询价记录可采用纸质文档和电子文档相结合的方式进行保存。纸质文档应分类整理，装订成册；电子文档应按照日期、项目名称等进行命名和存储，确保查询方便。2.档案管理档案建立：采购部门负责建立食品采购询价档案，将每次询价过程中的相关文件和记录进行归档保存。档案内容应包括采购申请、询价文件、供应商报价文件、询价评估报告、采购合同等。档案保管期限：食品采购询价档案的保管期限应根据公司相关规定执行，一般不少于[X]年。保管期限届满后，经公司批准，方可进行销毁处理，但应做好销毁记录。档案查阅：公司内部人员因工作需要查阅询价档案时，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案管理制度规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。五、监督与检查1.内部监督成立监督小组：公司设立食品采购询价监督小组，成员由公司内部审计部门、纪检部门等相关人员组成。监督小组负责对食品采购询价过程进行全程监督，确保询价活动合法合规、公平公正。监督内容：监督小组重点监督询价流程的执行情况，包括采购申请的审核、询价文件的编制与发出、供应商的选定、合同的签订等环节。检查询价评估过程是否客观公正，有无存在违规操作、利益输送等问题。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查采购部门自查：采购部门应定期对食品采购询价工作进行自查，检查询价记录是否完整、准确，档案管理是否规范，采购合同的执行情况是否良好等。对自查中发现的问题，及时进行整改，并将自查情况报告上级领导。公司组织检查：公司定期组织对食品采购询价制度的执行情况进行全面检查。检查内容包括询价制度的落实情况、各部门职责履行情况、采购成本控制情况、食品质量保障情况等。通过检查，发现制度执行过程中存在的问题，及时完善制度，加强管理。六、违规处理1.对违规行为的界定在食品采购询价过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：采购人员与供应商串通，泄露询价信息，谋取不正当利益。供应商提供虚假报价、产品质量信息或其他虚假资料，骗取采购订单。询价评估小组成员违反评估纪律，未按照评分标准进行评估，影响询价结果公正性。其他违反本制度规定和国家法律法规的行为。2.违规处理措施警告：对于初次违规且情节较轻的行为，给予相关责任人警告处分，并责令其立即整改。罚款：对违规行为造成公司经济损失的，根据