非招标采购决策制度

PAGE非招标采购决策制度一、总则（一）目的为规范公司非招标采购活动，确保采购决策科学、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内不属于依法必须进行招标项目的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。4.透明原则：采购决策过程应公开透明，接受公司内部监督。二、采购决策组织架构（一）采购决策委员会1.组成人员：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，成员应具备丰富的业务知识和管理经验。2.职责审议采购项目的必要性、可行性和预算安排。审查采购方式的选择是否合理。对采购文件进行审核，确保其符合公司利益和法律法规要求。决策采购项目的中标供应商或成交供应商。（二）采购执行部门1.组成人员：采购部门相关人员。2.职责负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购文件编制等。收集采购项目的相关信息，为采购决策提供数据支持。执行采购决策委员会的决定，与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）监督部门1.组成人员：公司内部审计、监察等部门人员。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。审查采购决策过程和结果，对发现的问题提出整改意见。受理供应商和公司内部员工对采购活动的投诉，并进行调查处理。三、采购方式及适用条件（一）询价采购1.适用条件采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购金额较小的项目，具体金额标准由公司根据实际情况确定。2.采购程序采购执行部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价，采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购执行部门编制询价采购报告，报采购决策委员会备案。（二）竞争性谈判采购1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中可要求供应商进行多次报价，最终确定成交供应商。采购执行部门编制竞争性谈判采购报告，报采购决策委员会审批。（三）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的货物或服务的名称、数量、规格、金额等。采购决策委员会对申请进行审核，必要时可组织相关人员进行论证。如审核通过，采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。采购执行部门编制单一来源采购报告，报采购决策委员会备案。（四）竞争性磋商采购1.适用条件政府购买服务项目。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购程序采购执行部门成立磋商小组，磋商小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出磋商邀请书。磋商小组与供应商进行磋商，磋商过程中可要求供应商进行多轮报价和方案调整。磋商结束后，磋商小组按照综合评分法对供应商进行评分，确定成交供应商。采购执行部门编制竞争性磋商采购报告，报采购决策委员会审批。四、采购决策流程（一）采购需求提出1.公司各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购项目初审1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审查，包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.如初审通过，采购执行部门根据采购项目的特点和需求，确定采购方式，并制定采购计划。（三）采购文件编制1.根据确定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件，如询价通知书、竞争性谈判文件、单一来源采购申请文件、竞争性磋商文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、报价要求、评审标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）供应商选择与邀请1.采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行资格审查和评估。2.根据采购项目的要求，从供应商库中选择符合条件的供应商，并向其发出采购邀请。对于公开招标以外的采购方式，邀请供应商的数量不得少于三家。（五）采购评审1.采购执行部门组织采购评审活动，评审小组按照采购文件规定的评审标准对供应商的响应文件进行评审。2.评审过程中，评审小组可要求供应商进行澄清或答疑，供应商应在规定时间内作出回复。3.评审小组根据评审结果，推荐成交候选人或确定成交供应商。（六）采购决策批准1.采购执行部门将采购评审报告提交至采购决策委员会，采购决策委员会对采购项目的评审结果进行审议。2.采购决策委员会根据审议结果，作出采购决策，批准采购项目的成交供应商或成交结果。（七）采购合同签订1.采购执行部门根据采购决策委员会的决定，与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保合同的合法性和有效性。（八）采购项目执行与验收1.采购执行部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.采购项目完成后，采购执行部门组织相关部门对采购项目进行验收，验收合格后办理结算手续。五、采购决策监督与管理（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行检查，重点检查采购决策过程是否合规、采购文件是否规范、供应商选择是否公正、采购合同是否履行等。2.建立采购活动投诉举报机制，受理公司内部员工和供应商对采购活动的投诉举报，并及时进行调查处理。（二）风险管理1.识别采购过程中的风险因素，如供应商违约风险、市场价格波动风险、法律法规风险等，并制定相应的风险应对措施。2.对采购项目进行风险评估，根据风险评估结果调整采购策略和决策。（三）绩效评估1.建立采购绩效评估指标体系，对采购执行部门的采购工作进行绩效评估，评估指标包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等。2.根据绩效评估结果，对采购执行部门进行奖惩，激励采购人员提高工作质量和效率。六、信息管理与档案保存（一）信息管理1.建立采购信息管理系统，对采购项目的需求提出、采购决策、合同签订、执行与验收等全过程信息进行记录和管理。2.定期对采购信息进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（二）档案保存1.采购执行部门负责收集、整理采购项目的相关档案资料，包括采购申请表、采购文