非工程采购收货制度

PAGE非工程采购收货制度一、总则（一）目的为规范公司非工程采购收货流程，确保所采购的物资、设备等符合公司需求，保证收货工作的准确性、及时性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有非工程采购项目的收货管理，包括但不限于办公用品、办公设备、生产物资、营销物料等各类非工程类物资的采购收货活动。（三）基本原则1.准确性原则：收货人员应准确核对采购订单与到货物品的名称、规格、型号、数量、质量等信息，确保收货信息与采购要求一致。2.及时性原则：在收到供应商送货通知后，应及时安排收货，避免因收货不及时影响公司正常生产经营活动。3.责任明确原则：明确各环节人员的职责，做到责任到人，确保收货过程中出现的问题能够及时追溯和解决。4.合规性原则：收货工作应严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购活动合法合规。二、收货流程（一）到货通知1.采购部门在采购合同签订后，应及时将预计到货日期通知相关部门，包括收货部门、使用部门等。2.供应商在货物发出前，应提前[X]个工作日将送货时间、送货数量、货物清单等信息以书面或电子形式通知采购部门及收货部门。（二）收货准备1.收货部门收到到货通知后，应安排专人负责收货工作，并根据到货信息做好收货准备，如准备收货场地、工具、验收设备等。2.收货人员应熟悉采购订单内容，了解所收货物的名称、规格、型号、数量、质量要求等，以便准确进行收货操作。（三）现场收货1.货物送达时，收货人员应与供应商送货人员共同核对送货清单与实物，检查货物的外包装是否完好，有无破损、变形等情况。2.按照送货清单逐一核对货物的名称、规格、型号、数量，确保实物与清单一致。对于贵重物品、精密设备等，收货人员应会同使用部门人员共同验收。3.对货物的外观质量进行检查，查看是否有瑕疵、损坏、变质等问题。对于需要进行功能测试的货物，应按照相关标准进行测试，确保货物功能正常。（四）数量验收1.收货人员应采用合适的计量工具对货物数量进行准确计量，确保数量无误。对于批量较大的货物，可以采用抽检的方式进行数量验收，但抽检比例应符合相关规定。2.如发现货物数量与送货清单不一致，收货人员应及时与供应商沟通，查明原因，并做好记录。对于短缺的货物，应要求供应商在规定时间内补足。（五）质量验收1.对于一般性货物，收货人员应按照采购合同约定的质量标准进行验收。对于特殊货物或有特殊质量要求的货物，应按照相关行业标准或国家标准进行验收。2.收货人员可以采用检验报告、质量证书、样品比对等方式进行质量验收。对于验收不合格的货物，应填写《不合格品报告》，详细说明不合格情况，并及时通知采购部门与供应商协商处理。（六）收货记录1.收货人员在完成收货验收后，应及时填写《收货记录单》，详细记录收货日期、供应商名称、采购订单号、货物名称、规格、型号、数量、质量情况、验收结果等信息。2.《收货记录单》应由收货人员、供应商送货人员签字确认，并加盖收货部门公章。收货记录应妥善保存，以备查询和追溯。（七）入库或交接1.验收合格的货物，收货人员应及时办理入库手续。对于直接交付使用部门的货物，收货人员应与使用部门办理交接手续，并填写《货物交接单》。2.入库货物应按照规定的存储方式和位置进行存放，确保货物安全、整齐、有序。对于有保质期要求的货物，应按照保质期先后顺序进行存放，并做好标识。三、收货人员职责（一）收货主管职责1.负责制定和完善非工程采购收货管理制度，并监督制度的执行情况。2.组织和协调收货工作，合理安排收货人员，确保收货工作顺利进行。3.对收货过程中出现的问题进行及时处理和协调，重大问题及时向上级领导汇报。4.定期对收货人员进行培训和考核，提高收货人员的业务水平和工作责任心。（二）收货员职责1.负责具体的收货工作，按照收货流程认真核对采购订单与到货物品，确保收货信息准确无误。2.对货物的数量、质量进行验收，发现问题及时与供应商沟通并做好记录。3.填写《收货记录单》，并妥善保存收货相关资料。4.协助办理货物的入库或交接手续，确保货物及时、准确地入库或交付使用部门。（三）使用部门人员职责1.参与贵重物品、精密设备等货物的验收工作，提供专业意见和建议。2.在货物交付使用时，对货物的质量和性能进行检查，如发现问题及时反馈给收货部门。3.协助收货部门做好货物的交接工作，确保货物能够顺利投入使用。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应按照公司相关规定，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，并建立供应商档案。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商合作。（二）供应商沟通1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和货物供应情况。2.在采购合同执行过程中，如出现交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取有效措施解决问题。（三）供应商评价1.收货部门应定期对供应商的交货情况、货物质量等进行评价，并填写《供应商评价表》。2.采购部门根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或终止合作等处理。五、不合格品处理（一）不合格品标识1.对于验收不合格的货物，收货人员应在货物上或其包装上粘贴明显的不合格品标识，防止不合格品混入合格品中。2.不合格品标识应注明不合格原因、处理状态等信息。（二）不合格品隔离1.收货部门应设立专门的不合格品存放区域，对不合格品进行隔离存放，避免与合格品混淆。2.不合格品存放区域应做好标识，防止无关人员误拿误用。（三）不合格品处理方式1.退货处理：对于严重不合格或无法修复的货物，采购部门应及时与供应商协商办理退货手续，要求供应商承担退货费用。2.换货处理：对于部分不合格但不影响使用的货物，采购部门可以与供应商协商换货，确保公司能够及时获得合格的货物。3.让步接收：在特殊情况下，经相关部门批准，公司可以对部分不合格货物进行让步接收，但应要求供应商采取相应的整改措施，确保后续供应的货物质量合格。4.返工或返修：对于一些可以通过返工或返修解决质量问题的货物，采购部门应与供应商协商，由供应商负责返工或返修，直至货物质量符合要求。（四）不合格品处理记录1.对于不合格品的处理过程，收货部门应做好详细记录，包括不合格品的名称、规格、型号、数量、不合格原因、处理方式、处理时间、处理结果等信息。2.不合格品处理记录应妥善保存，以备查询和追溯。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对非工程采购收货制度的执行情况进行审计监督，检查收货流程是否规范、收货记录是否完整、不合格品处理是否及时等。2.采购部门应定期对收货部门的工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。（二）考核机制1.建立收货人员考核机制，对收货人员的工作表现进行定期考核，考核内容包括收货准确性、及时性、工作态度、问题处理能力等方面。2.根据考核结果，对表现优