非经营性采购制度规定

PAGE非经营性采购制度规定一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的非经营性采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，确保公司/组织各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有非经营性采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开原则，维护公司/组织利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，树立良好的企业形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策机构，负责审议重大采购事项，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。采购决策机构由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体的采购操作，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购订单下达、采购验收等工作。采购执行部门应根据公司/组织需求，合理安排采购任务，确保采购工作按时、按质、按量完成。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购预算的审核与控制，支付采购款项，对采购经济活动进行核算和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购执行部门。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字，确保采购需求真实、合理、必要。（二）采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小和重要性程度，按照公司/组织规定的审批流程，将《采购申请表》提交相应层级的审批人进行审批。3.审批人应认真审核采购申请，签署审批意见。对于金额较大或重要的采购项目，必要时可组织相关部门进行论证。（三）采购计划制定1.采购执行部门根据批准后的《采购申请表》，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应合理安排采购进度，避免因采购不及时影响公司/组织正常工作开展。同时，要充分考虑市场波动因素，适当预留一定的采购弹性空间。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物品或服务的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。2.供应商评估与选择采购执行部门组织相关人员对潜在供应商进行综合评估，根据评估结果确定合格供应商名单。评估方法可采用评分法、加权平均法等，对供应商的各项指标进行量化打分，选择得分较高的供应商作为合作对象。3.供应商管理采购执行部门与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整合作关系。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于不符合要求的供应商，及时终止合作。（五）采购合同签订1.采购执行部门根据采购计划和供应商选择结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.采购合同签订前，应提交法律部门或专业法律顾问进行审核，防范合同风险。审核通过后，由授权代表签字盖章生效。（六）采购订单下达1.采购执行部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并确保订单内容与采购合同一致。2.采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。（七）采购验收1.需求部门负责采购物品或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行认真核对，确保验收结果符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》并签字确认。对于验收不合格的采购物品或服务，应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购付款申请。审核内容包括采购金额、付款方式、付款期限等是否符合合同约定，以及相关手续是否齐全。2.审核通过后，财务部门按照公司/组织财务管理制度办理付款手续。对于金额较大的采购项目，可根据合同约定分期支付款项。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。组织开标、评标、定标活动，按照评标标准确定中标候选人，并公示中标结果。与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购执行部门确定谈判小组成员，谈判小组由采购代表和相关技术、经济等方面的专家组成。向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购执行部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购执行部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并提交相关部门审核。经批准后，与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格和其他条款，并签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据公司/组织年度工作计划和业务需求，结合历史采购数据，编制采购预算草案。采购预算草案应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算草案应提交财务部门进行审核，财务部门根据公司/组织财务状况和资金安排，对采购预算进行调整和完善，形成年度采购预算方案。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照年度采购预算方案执行采购任务，控制采购支出，确保采购预算不超支。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购执行部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因和调整金额，并按照公司/组织规定的审批流程进行审批。（三）预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报采购预算执行情况，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.公司/组织建立采购预算考核制度，对采购执行部门的预算执行情况进行考核评价。考核结果与部门绩效挂钩，激励采购执行部门合理控制采购成本，提高预算执行效率。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并与其签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题，降低供应商违约风险。2.质量风险管理在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收工作，确保采购物品或服务符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理，避免因质量问题影响公司/组织正常工作。3.价格风险管理关注市场价格动态，建立价格监测机制，及时掌握采购物品或服务的价格变化情况。通过招标、询价、竞争性谈判等采购方式，合理确定采购价格，降低价格波动风险。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值等金融工具进行风险管理。4.合同风险管理加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、合规、完整。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时与供应商协商解决，避免合同纠纷。定期对合同进行清理和归档，妥善保管合同文件，以备查阅。（三）风险监控与预警1.采购执行部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购执行部门应采取相应的风险应对措施，降低风险损失。七、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购执行部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息数据库，为采购决策提供支持。（二）采购信息共享与交流1.建立采购信息共享平台，实现采购执行部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息共享和交流。2.定期召开采购工作会议，通报采购工作进展情况，交流采购经验和问题，共同研究解决采购工作中存在的困难。（三）采购档案管理1.采购执行部门负责采购档案管理工作，对采购