青岛港集团采购管理制度

PAGE青岛港集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范青岛港集团采购管理工作，加强采购过程控制，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青岛港集团及所属各单位的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购及其他相关采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足生产经营需求的前提下，通过优化采购流程、合理选择供应商等方式，实现采购成本的降低和效益的最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商公平对待，确保采购结果公正合理。4.质量优先原则：优先选择能够提供符合质量要求产品或服务的供应商，确保所采购的物资、工程和服务满足集团生产经营需要。5.诚信原则：采购人员及相关参与方应诚实守信，履行各自的责任和义务，维护集团利益和形象。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善集团采购管理制度、流程和标准，并组织实施和监督执行。2.编制年度采购计划，并根据实际需求进行动态调整，汇总审核各单位采购计划。3.建立和维护供应商管理体系，包括供应商的开发、评估、选择、考核等工作。4.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.负责采购合同的签订、执行监督、变更及终止等管理工作。6.协调解决采购过程中的各类问题，处理供应商投诉和纠纷。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购管理工作。（二）需求部门职责1.根据本单位生产经营需要，提出采购申请，明确采购物资、工程或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购前期的调研、技术交流、商务谈判等工作，提供技术支持和商务意见。3.负责采购到货验收工作，对采购物资、工程或服务的质量、数量、规格等进行检验和确认，及时反馈验收结果。4.配合采购管理部门进行供应商管理，提供供应商评价信息。5.对采购合同的执行情况进行跟踪和反馈，协助处理合同执行过程中的问题。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核工作，提供财务专业意见。2.负责采购资金的筹集、安排和支付管理，审核采购付款申请，确保资金安全和合理使用。3.对采购成本进行核算和分析，监督采购价格的合理性，参与采购合同的审核，重点审核合同中的付款条款、结算方式等财务相关内容。4.配合采购管理部门进行采购绩效评价，提供财务数据支持和分析。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，审查采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的合法性等。2.参与重大采购项目的招标、评标等活动，对采购过程进行监督。3.对采购项目进行事后审计，检查采购项目的实施效果、成本效益情况等，提出审计意见和建议，督促整改存在的问题。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应于每年年底前，根据本单位下一年度生产经营计划、设备维修计划、工程建设计划等实际需求，编制详细的采购计划，经本部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间、质量要求、技术标准、预算金额等内容。对于有特殊要求的采购项目，应提供详细的技术文件和说明。3.采购管理部门收到各单位采购计划后，进行汇总审核。审核内容包括采购需求的合理性、与集团整体规划的一致性、预算的准确性等。对不符合要求的采购计划，及时与需求部门沟通并提出修改意见，需求部门修改后重新提交审核。4.采购管理部门根据审核后的采购计划，结合集团库存情况、市场供应情况等因素，编制集团年度采购计划，报集团领导审批后下达执行。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营计划调整、市场变化、设计变更等原因导致原采购计划需要变更的，需求部门应及时提出采购计划调整申请，详细说明调整原因、调整内容及对后续工作的影响。2.采购计划调整申请经本部门负责人审核后报采购管理部门。采购管理部门对调整申请进行评估和审核，涉及预算变更的，需会同财务部门进行审核。审核通过后，报集团领导审批。3.采购管理部门根据集团领导审批意见，对采购计划进行调整，并及时通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据集团采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式等。2.通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出具有合作潜力的供应商。3.对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产经营能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。根据调查结果，建立潜在供应商档案。4.对于重要物资、工程或服务的供应商开发，采购管理部门可组织相关人员进行实地考察，评估供应商的实际情况。实地考察内容包括供应商的生产场地、设备设施、质量管理体系、人员配备等。考察结束后，形成考察报告。（二）供应商评估与选择1.采购管理部门定期（每年至少一次）对已合作的供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。同时，根据采购项目的特点和需求变化，适时对潜在供应商进行评估。2.建立供应商评估指标体系，采用定性与定量相结合的方式对供应商进行评价。评估指标可包括质量合格率、交货准时率、价格竞争力、售后服务响应时间等。根据评估结果，对供应商进行打分排名。3.在选择供应商时，优先选择评估得分高、信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式，综合考虑供应商的各项因素，选择最优供应商。4.采购管理部门根据供应商评估结果，建立供应商分类管理档案，将供应商分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，给予优先合作机会；B类供应商为合格供应商，保持正常合作；C类供应商为需改进供应商，限制其合作范围或要求其限期整改。（三）供应商考核1.采购管理部门负责对供应商进行日常考核，考核周期为每月一次。考核内容主要包括当月采购订单的执行情况，如交货期、产品质量、售后服务等方面。2.需求部门应及时反馈供应商在供货过程中的问题，协助采购管理部门进行考核。采购管理部门根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩。3.对于连续考核不合格的供应商，采购管理部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可暂停与其合作，直至取消其合格供应商资格。（四）供应商关系维护1.采购管理部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，通报集团采购需求、政策变化等信息，听取供应商的意见和建议，加强双方的合作与交流。2.建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和纠纷。对于供应商提出的合理诉求，应积极协调解决，维护供应商的合法权益。3.鼓励供应商进行技术创新和产品改进，与供应商共同探讨如何提高产品质量、降低成本、优化服务等方面的问题，实现互利共赢。五、采购方式及流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资、工程或服务采购项目。招标采购应按照国家法律法规及集团相关规定，采用公开招标、邀请招标等方式进行。2.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目。采购管理部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。3.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资、工程或服务采购项目。采购管理部门与不少于三家供应商进行谈判，综合比较其报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资、工程或服务采购项目。单一来源采购应严格按照规定的审批程序进行，确保采购的合理性和必要性。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并经本部门负责人审核签字后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，需报集团领导审批。审批通过后，进入采购实施阶段。3.采购实施招标采购流程：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。询价采购流程：采购管理部门向多家供应商发出询价单，并要求其在规定时间内报价。收集供应商报价，进行比较分析，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商。竞争性谈判采购流程：采购管理部门确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请。组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务等条款进行谈判。谈判结束后，要求供应商进行最后报价，综合比较各供应商的报价和谈判情况，确定成交供应商。单一来源采购流程：需求部门提出单一来源采购申请，详细说明采用单一来源采购的原因和依据。采购管理部门进行审核，并组织相关部门和专家进行论证。论证通过后，报集团领导审批。审批通过后，与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。4.合同签订：采购管理部门根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法、完整、准确。采购合同签订后，报财务部门备案。5.采购验收：需求部门负责采购到货验收工作。验收人员应按照采购合同要求和相关标准，对采购物资、工程或服务的质量、数量、规格等进行检验和确认。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续或投入使用。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格。6.采购付款：财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。审核通过后，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。对于预付款项，应严格控制风险，确保资金安全。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门负责起草和审核。合同条款应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和可操作性。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门和人员对合同条款进行评审，重点审查合同的价格条款、质量条款、交货条款、付款条款、违约责任条款等。评审通过后，报集团领导审批。3.采购合同由采购管理部门代表集团与供应商签订，合同签订人应具备相应的授权和资质。签订后的采购合同应加盖集团公章或合同专用章，并由双方签字确认。（二）合同执行1.采购管理部门负责采购合同的执行跟踪和协调工作，及时掌握合同执行情况，确保合同按时、按质、按量履行。2.需求部门应按照采购合同要求，做好相关配合工作，如提供必要的技术支持、协助验收等。同时，对合同执行过程中出现的问题及时反馈给采购管理部门。3.供应商应严格按照采购合同约定履行义务，按时交货、提供合格产品或服务。如因特殊原因需要变更合同条款的，应提前与采购管理部门协商，并签订补充协议。（三）合同变更与终止1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化、设计变更等原因需要变更合同条款的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等，作为原采购合同的组成部分。2.如采购合同已履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行等情况，采购合同应予以终止。采购管理部门应及时办理合同终止手续，清理相关债权债务。（四）合同档案管理1.采购管理部门负责采购合同档案的建立和管理工作，对采购合同及相关文件资料进行分类、整理、归档。2.采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、询价单、报价单、谈判记录、验收报告、付款凭证等资料。合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和集团相关规定执行。3.建立合同档案查阅制度，严格控制查阅范围和审批程序，并做好查阅记录。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制或销毁合同档案。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应变化等信息。通过与供应商签订长期合作协议、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本和供应的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制。选择信誉良好、实力较强的供应商合作，定期对供应商进行监督和检查。要求供应商提供必要的担保或保证金，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购到货验收工作。要求供应商提供质量合格证明文件，对重要物资进行抽检或送检。对于质量不合格的产品，及时要求供应商整改或退换货，确保采购物资质量符合要求。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法、完整、准确。在合同执行过程中，及时跟踪合同履