零星采购审批制度

PAGE零星采购审批制度一、总则（一）目的为了加强公司零星采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因日常办公、生产经营等需要进行的零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、小型维修材料、小额服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.必要性原则：采购应基于工作实际需要，避免不必要的采购。3.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝不正当交易。二、采购审批流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等信息。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，并签字批准。（二）审批权限划分1.预算内采购单项采购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批后，报采购部门执行。单项采购金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，报分管领导审批，再交采购部门执行。单项采购金额在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，由采购部门实施采购。2.预算外采购无论金额大小，均需经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，方可进行采购。（三）采购执行1.采购部门接到经审批的《零星采购申请表》后，按照公司采购管理规定，选择合适的供应商进行采购。2.在采购过程中，采购人员应充分了解市场行情，进行询价、比价、议价，确保采购价格合理、质量可靠。3.对于重要物资或服务的采购，采购部门应组织相关人员进行实地考察或评估供应商资质、信誉等情况。（四）验收付款1.采购物品到货后，采购部门应及时通知使用部门进行验收。使用部门应按照采购申请要求，对采购物品的数量、规格、质量等进行认真验收，并填写《零星采购验收单》。2.验收合格后，使用部门负责人在《零星采购验收单》上签字确认。如发现采购物品存在质量问题或与采购申请不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.采购部门凭《零星采购申请表》、《零星采购验收单》及相关发票等凭证，按照公司财务审批流程办理付款手续。三、采购方式（一）集中采购对于通用性较强、采购频率较高的零星物品，如办公用品、办公设备耗材等，由采购部门定期进行集中采购，建立库存管理制度，各部门按需领用。（二）分散采购对于因特殊需求或时效性要求较高的零星采购项目，各部门可在审批通过后自行组织采购，但应遵循本制度的相关规定。（三）线上采购平台鼓励通过公司认可的线上采购平台进行采购，以提高采购效率，降低采购成本，同时便于采购过程的监督和管理。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商。对于新供应商，采购部门应进行严格考察和评估，确保其符合公司采购要求。3.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。（二）供应商合作1.与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应情况，协调解决出现的问题。如因供应商原因导致采购物品出现质量问题或交货延迟等情况，采购部门应按照合同约定追究供应商责任。五、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制本部门的零星采购预算，明确各项采购项目的预算金额和时间安排。2.采购预算应经部门负责人审核后，报财务部门汇总审核，形成公司年度零星采购预算草案，提交公司管理层审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对零星采购活动进行审计监督，检查采购审批流程是否合规、采购行为是否规范、采购成本是否合理、采购合同执行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）采购部门自查采购部门应建立内部自查机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应积极配合公司内部审计部门和其他相关部门的监督检查工作。（三）违规处理对于违反本制度规定的采购行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告处分、经济处罚等处理；如涉嫌违法犯罪的，将依法移送