零星招标采购制度

PAGE零星招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司零星招标采购活动，加强对采购过程的管理与监督，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，提高采购资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位在日常运营中发生的单项或批量采购金额在规定限额以下的零星招标采购活动。具体限额根据公司实际情况及相关法律法规要求确定，并适时进行调整。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受公司内部监督和相关部门的检查，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购结果公正合理。4.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，通过合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购范围与限额标准（一）采购范围1.办公用品：包括办公家具、文具、耗材、办公设备等。2.小型维修维护服务：如办公场所的水电维修、门窗维修、设备保养等。3.小型工程项目：金额较小的新建、改建、扩建工程项目，如局部装修、小型设施建设等。4.其他零星物资及服务：根据公司实际业务需求确定的其他零星采购项目。（二）限额标准1.单项采购金额：单项采购预算金额在[X]元以下的采购项目，适用本零星招标采购制度。2.批量采购金额：同一类物资或服务在一个年度内累计采购预算金额在[X]元以下的，视为零星采购。批量采购时，应按照本制度规定的程序进行采购。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写申请表：各需求部门根据实际工作需要，填写《零星招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.提交申请至采购部门：将填写完整的申请表提交至公司采购部门。采购部门应建立采购申请登记台账，对申请信息进行详细记录，并及时进行审核。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请后，对申请内容的完整性、合规性进行初审。重点审核采购项目是否符合公司业务需求、采购预算是否合理、采购方式是否合规等。如初审通过，在申请表上签署意见并提交至相关审批领导。2.审批领导审批：采购申请根据金额大小及重要程度，按照公司内部审批权限进行审批。一般采购项目由采购部门负责人审批；金额较大或涉及重要业务的采购项目，需提交公司分管领导或总经理审批。审批领导应认真审查申请内容，签署审批意见。（三）采购方式选择1.询价采购：对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采购部门可采用询价采购方式。向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。2.竞争性谈判采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门制定竞争性谈判文件，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件做出澄清、承诺或进行二次报价。谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，推荐成交候选人，采购部门确定成交供应商并签订采购合同。3.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性进行论证，并填写《单一来源采购审批表》，经公司内部审批后，与单一供应商就采购价格、技术规格、服务条款等进行协商，签订采购合同。（四）供应商选择与管理1.建立供应商库：采购部门应建立公司供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等进行详细登记。供应商库应定期进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。2.供应商选择：采购人员根据采购项目的要求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于新的供应商，采购部门应按照公司供应商准入标准进行审核，包括对供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩证明等资料进行审查，并实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。经审核合格的供应商方可进入公司供应商库。3.供应商管理：采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（五）采购合同签订1.合同起草与审核：采购部门按照谈判结果或询价确定的供应商及采购条款，起草采购合同。合同内容应包括双方的权利义务、采购标的、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后应提交公司法务部门进行审核，法务部门重点审查合同的合法性、合规性、完整性、准确性等，确保合同条款符合法律法规要求。2.合同签订：经法务部门审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签订。合同签订过程应严格按照公司合同管理规定执行，确保合同签订手续齐全、程序规范。采购人员应及时将签订的采购合同副本提交至采购部门存档，并将合同执行情况纳入供应商管理档案。同时，采购合同应及时送达需求部门，以便需求部门跟踪合同执行情况。（六）采购验收1.验收准备：采购项目到货前，需求部门应根据采购合同及相关技术要求，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收流程、验收人员等。验收人员应熟悉采购项目的技术要求和验收标准，具备相应的专业知识和技能。2.到货验收：采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照验收方案对采购项目的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，检查产品是否符合合同要求。对于需要进行性能测试或质量检验的采购项目，应按照规定的方法和标准进行测试和检验。验收过程中应做好记录，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。对于验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购项目，验收人员应出具书面报告，说明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货物。如因供应商原因导致采购项目无法通过验收的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）付款结算1.付款申请：采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等内容，并附上验收报告、发票等相关资料，提交至采购部门审核。2.采购部门审核：采购部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目是否已验收合格、合同执行情况是否符合约定、发票是否真实有效等。审核通过后，在付款申请表上签署意见并提交至财务部门。3.财务部门付款：财务部门收到付款申请后，按照公司财务管理制度及相关审批流程进行付款审批和结算。财务部门应严格审核付款凭证，确保付款金额准确无误，并及时办理款项支付手续。对于不符合付款条件的申请，财务部门应及时通知采购部门和需求部门进行整改。四、监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对本部门的采购活动进行自查，重点检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。对自查中发现的问题应及时进行整改，并将自查情况报告公司管理层。2.审计部门审计：公司审计部门应定期或不定期对公司零星招标采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性合规性、采购程序的执行情况、采购资金的使用效益等。对审计中发现的违规问题，审计部门应提出整改意见，并督促相关部门进行整改。同时，审计部门应将审计结果向公司管理层报告。（二）投诉处理1.投诉受理：公司设立专门的投诉受理渠道，并向供应商及公司内部员工公布。对于供应商或公司内部员工对采购活动提出的投诉，应及时受理并进行登记。2.投诉调查与处理：采购部门收到投诉后，应组织相关人员对投诉事项进行调查核实。调查过程中应收集相关证据材料，听取各方意见，确保调查结果客观公正。根据调查结果，采购部门