集团采购审批制度及流程

PAGE集团采购审批制度及流程一、总则（一）目的为规范集团采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障集团利益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照集团规定的流程和标准进行采购审批，确保审批过程公正、透明、规范。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现集团利益最大化。4.诚信原则：采购过程中应秉持诚信理念，与供应商建立良好的合作关系，确保交易真实、可靠。二、采购审批职责分工（一）采购需求部门1.负责提出采购需求，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.对采购需求的必要性和合理性进行论证，并提供相关依据。（二）采购部门1.根据采购需求部门提供的数据，进行市场调研，寻找合适的供应商，收集供应商信息，建立供应商库。2.组织采购谈判，拟定采购合同条款，负责与供应商签订采购合同。3.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责对采购资金进行审核和支付管理，确保资金安全、合理使用。3.对采购成本进行核算和分析，提供成本控制建议。（四）审批部门1.根据采购金额和性质，按照本制度规定的审批流程进行审批。2.对采购项目的合规性、必要性、效益性等进行审查，做出审批决定。三、采购审批流程（一）采购申请1.采购需求部门填写《采购申请表》，详细注明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、需求时间、用途等内容，并附上相关的技术文件、市场调研报告等资料。2.《采购申请表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购初审1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求的合理性、完整性进行初审。2.初审通过后，采购部门根据采购项目的性质和特点，选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等），并填写《采购方式选择申请表》，提交至审批部门。（三）采购审批1.小额采购审批对于预算金额在[X]元以下的小额采购项目，由采购部门负责人审批。采购部门负责人审批通过后，采购部门即可组织实施采购。2.一般采购审批对于预算金额在[X]元至[X]元之间的一般采购项目，由采购部门负责人审核后，提交至财务部门负责人审核，最后由分管采购的集团领导审批。财务部门负责人主要审核采购预算的合理性、资金安排的可行性等财务方面的内容。分管采购的集团领导审批通过后，采购部门方可组织采购。3.大额采购审批对于预算金额在[X]元以上的大额采购项目，采购部门负责人审核后，依次提交财务部门负责人、法务部门负责人、审计部门负责人审核，最后由集团总经理审批。财务部门负责人审核采购预算及资金支付等财务事项；法务部门负责人审核采购合同的合法性、合规性等法律条款；审计部门负责人对采购项目的必要性、效益性等进行审计评估。集团总经理审批通过后，采购部门按照审批意见组织采购。（四）采购实施1.采购部门根据审批意见，按照选定的采购方式组织采购活动。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购流程和相关规定进行操作，确保采购活动公开、公平、公正。3.采购部门与供应商签订采购合同，合同条款应符合法律法规要求和集团利益，明确双方的权利和义务。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门负责组织验收工作。2.验收人员应根据采购合同及相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行逐一核对。3.验收合格后，验收人员填写《采购验收报告》，并签字确认。（六）采购付款1.采购部门将《采购申请表》、采购合同、《采购验收报告》等相关资料提交至财务部门。2.财务部门审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。3.对于预付款项，财务部门应严格审核采购合同条款和供应商的信用状况，确保预付款安全。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标、定标等活动。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门从供应商库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购部门组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员包括采购代表、技术专家、财务专家等。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同直。（四）单一来源采购1.适用条件：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明单一来源采购的理由和依据。《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核后，提交至审批部门按照规定的审批流程进行审批。审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在采购项目确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经双方签字（盖章）后生效，采购部门应将合同副本及时提交至财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。2.采购需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的相关工作，如验收货物、确认服务等。3.如在合同执行过程中出现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决，协商不成的，可通过法律途径解决。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应填写《采购合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.《采购合同变更申请表》经采购部门负责人审核后，提交至审批部门按照规定的审批流程进行审批。3.审批通过后，采购部门与供应商签订合同变更协议，并将变更协议副本及时提交至相关部门备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在合同履行过程中，如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时填写《采购合同终止申请表》，说明合同终止的原因及处理情况。3.《采购合同终止申请表》经采购部门负责人审核后，提交至审批部门按照规定的审批流程进行审批。4.审批通过后，采购部门与供应商办理合同终止手续，并将相关资料存档。六、采购监督与审计（一）内部监督1.集团审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.集团纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的