集团采购询价制度

PAGE集团采购询价制度一、总则（一）目的为规范集团采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团内部各部门、子公司及分支机构的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应公开透明，接受内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最低化，提高集团整体效益。二、采购询价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定采购询价计划，明确询价项目、时间节点、参与供应商范围等。2.组织实施采购询价活动，包括发布询价文件、收集报价、组织评审等。3.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商信息库。4.与供应商进行沟通和谈判，确定最终采购供应商和采购价格。5.负责采购合同的签订、执行和监督。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门制定采购询价文件，提供技术支持和商务要求。3.参与采购询价评审工作，对供应商报价和产品质量进行评估。4.负责验收采购物资或服务，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门职责1.参与采购询价文件的审核，提供财务方面的意见和建议。2.对采购成本进行核算和分析，协助确定合理的采购价格。3.负责采购资金的预算安排和支付审核。4.监督采购资金的使用情况，确保资金安全。（四）审计部门职责1.对采购询价活动进行审计监督，检查询价过程的合规性。2.审查采购合同的签订、执行情况，防范采购风险。3.对采购询价中的违规行为进行调查和处理。三、采购询价流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，进行初步审核，确认采购需求的合理性和必要性。2.根据采购需求，制定采购询价文件。询价文件应包括采购项目概述、技术规格要求、商务条款、报价要求、评审标准等内容。3.确定参与询价的供应商范围。采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库，并从中筛选出符合采购要求的供应商，向其发送询价文件。（三）报价收集1.供应商收到询价文件后，应在规定的时间内按照要求填写报价单，注明物资或服务的名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖公章后回复采购部门。2.采购部门对供应商的报价进行整理和记录，确保报价信息的完整性和准确性。（四）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、需求部门代表、财务部门代表等，必要时可邀请技术专家参加。2.评审小组根据询价文件中的评审标准，对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评审。评审标准可包括价格合理性、产品质量可靠性、供应商信誉度、售后服务响应速度等。3.评审小组对各供应商的优势和劣势进行分析比较，必要时可要求供应商进行澄清或提供补充资料。4.评审小组根据评审结果，推荐中标候选人，并撰写询价评审报告。询价评审报告应包括询价项目概述、评审过程、评审结果、推荐意见等内容。（五）采购决策1.采购部门将询价评审报告提交给集团采购决策机构（如采购管理委员会等）进行审批。2.采购决策机构根据询价评审报告和集团采购政策，做出采购决策，确定最终采购供应商和采购价格。3.采购部门向中标供应商发出中标通知书，同时向未中标供应商发出未中标通知书，并告知其未中标原因。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商按照中标通知书的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，报财务部门备案。财务部门根据采购合同和资金预算，安排采购资金的支付。（七）采购执行与验收1.供应商按照采购合同的要求，组织生产或提供服务，并按时交货或履行服务义务。2.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收内容包括数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。（八）采购结算1.供应商凭采购合同、发票、验收报告等资料向采购部门申请付款。2.采购部门对供应商提交的付款申请进行审核，审核无误后提交给财务部门。3.财务部门按照采购合同和相关财务制度的规定，办理采购资金的支付手续。四、采购询价文件编制（一）基本要求1.采购询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，确保供应商能够准确理解采购需求。2.技术规格要求应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范。3.商务条款应公平合理，包括交货期、付款方式、售后服务等内容。4.报价要求应明确报价的范围、方式、有效期等。5.评审标准应客观公正，具有可操作性。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购部门名称、发布日期等。2.目录：列出询价文件的各章节标题和页码。3.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的、范围等。4.技术规格要求：详细描述采购物资或服务的技术参数、性能指标、质量标准等。5.商务条款：包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务要求、包装要求、运输要求等。6.报价要求：明确报价的格式、内容、有效期等。7.评审标准：制定评审的各项标准和权重，如价格、质量、交货期、售后服务等。8.附件：如相关技术文件、样品要求、供应商资格证明文件等。（三）编制流程1.采购部门根据采购需求，组织相关人员（包括需求部门、技术专家等）进行询价文件的编制。2.编制过程中，应充分征求各方面的意见和建议，确保询价文件的合理性和可行性。3.询价文件编制完成后，进行内部审核。审核内容包括文件的完整性、准确性、合规性等。4.根据审核意见进行修改完善，确保询价文件质量。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立科学合理的供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等。3.对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出符合要求的供应商，并邀请其参与采购询价活动。（二）供应商资格审查1.采购部门在邀请供应商参与询价前，应对其进行资格审查。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等。2.要求供应商提供相关证明文件的原件或复印件，并进行核实。3.对供应商的信誉情况进行调查，可通过查询信用记录、行业评价等方式进行。（三）供应商信息库建设1.采购部门应建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、报价记录、合作情况等进行详细记录。2.定期对供应商信息库进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。3.利用供应商信息库进行供应商的筛选和管理，提高采购询价工作的效率和质量。（四）供应商考核与评价1.采购部门应定期对供应商的供货情况进行考核与评价，考核内容包括产品质量合格率、交货期准时率、售后服务满意度等。2.建立供应商考核评价指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。3.根据考核评价结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。六、采购询价监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合规，评审结果是否公正。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金安全和合理使用。3.需求部门对采购物资或服务的质量和使用效果进行监督，及时反馈问题。（二）投诉处理1.建立采购询价投诉机制，接受内部员工和供应商的投诉。2.对投诉内容进行调查核实，根据调查结果进行处理。3.将投诉处理结果及时反馈给投诉人，并对相关责任人进行责任追究。（三）定期检查1.采购部门定期对采购