集团学校采购制度

PAGE集团学校采购制度一、总则（一）目的为规范集团学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团所属各学校的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购过程及结果应保持公开透明，接受学校师生及社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团学校设立采购领导小组，由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购政策、重大采购项目及采购计划，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）其他相关部门职责1.使用部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购物品或服务的使用效果进行验收和评价。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金的使用进行监督和管理。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各学校应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校发展规划和财力状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。同时，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额。（二）预算审批采购预算编制完成后，应按照学校内部审批程序进行审核。经学校领导班子审议通过后，报上级主管部门备案。（三）预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。2.预算调整应经采购领导小组审议通过，并报上级主管部门批准。调整后的采购预算应及时通知相关部门，确保采购活动的顺利进行。四、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途等内容，并签字盖章。2.《采购申请表》应提交至采购执行部门，采购执行部门对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。（二）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额大小等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。3.邀请招标：是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。4.竞争性谈判：是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。5.单一来源采购：是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。6.询价：是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（三）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准等关键内容，确保采购项目的质量和可操作性。同时，应按照相关法律法规要求，设置合理的评标标准，保证评标过程公正公平。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和相应的技术能力。2.对报名参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明、财务状况证明等相关资料。3.建立供应商库，对合格供应商进行分类管理和动态评估。定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（五）采购评审1.按照采购文件规定的评标标准和方法，组织相关人员对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审人员应包括采购执行部门代表、使用部门代表、财务部门代表、审计部门代表等，必要时可邀请外部专家参与评审。2.评审过程应严格按照规定程序进行，记录评审过程和结果。评审结果应经评审人员签字确认，并向所有参与采购活动的供应商公开。（六）采购合同签订1.根据评审结果，确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（七）采购验收1.采购项目完成交货后，使用部门应按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格后，使用部门应填写《采购验收单》，并签字盖章确认。如发现采购物品存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购执行部门与供应商协商解决。3.采购执行部门应跟踪采购项目的验收情况，对验收过程中出现的问题及时协调处理。验收合格的采购项目，财务部门方可办理付款手续。五、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的执行情况等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，防止采购过程中出现腐败行为。对违反廉洁自律规定的单位和个人，应依法依规进行严肃处理。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部监督检查，及时提供相关资料和信息，配合做好监督检查工作。2.主动接受社会监督，通过学校网站、公告栏等渠道公开采购信息，接受师生及社会公众的监督和投诉举报。对投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估体系，定期对采购活动的绩效进行评估。评估内容包括采购质量、采购价格、采购效率、售后服务等方面。2.根据采购绩效评估结果，总结经验教训，不断改进采购工作流程和方法，提高采购管理水平和采购效益。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、采购合同、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，并妥善保管。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍