集团大额采购制度

PAGE集团大额采购制度一、总则（一）目的为规范集团大额采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的大额采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商公平参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对大额采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议大额采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等重大事项。2.对采购项目的供应商选择、采购合同签订等进行决策。3.监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心应配备专业的采购人员，其职责包括：1.根据采购需求，编制采购计划和采购预算。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、采购合同签订等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物资符合要求。4.建立采购档案，对采购过程中的相关文件和资料进行整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据业务发展需要和年度工作计划，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购中心应会同财务部门对各需求部门提交的采购预算进行审核和汇总，形成集团年度采购预算草案。3.集团年度采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报集团董事会批准。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购中心应定期对采购预算的执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可对采购预算进行调整：因市场变化、政策调整等原因，导致采购物资价格大幅上涨或下跌。因业务发展需要，增加或减少采购项目。其他不可预见的因素，影响采购预算的执行。2.采购预算调整应按照以下程序进行：需求部门提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额。采购中心会同财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见。采购决策委员会对预算调整申请进行审议，作出是否批准的决定。经批准的预算调整申请，由采购中心负责组织实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购中心以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。服务类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购中心编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。组织投标人进行现场踏勘和答疑会，解答投标人提出的问题。开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购中心以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购中心根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。向邀请的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对参加投标的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。组织投标人进行现场踏勘和答疑会，解答投标人提出的问题。开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购中心与符合相应资格条件的供应商就采购项目的技术、商务条款进行谈判，从中择优选择供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购中心成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判文件。组织供应商进行谈判，谈判小组与供应商就采购项目的技术、商务条款等进行谈判，供应商应在规定时间内提交报价文件和谈判响应文件。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件和供应商的报价文件、谈判响应文件等进行综合评审，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购中心从单一供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购中心提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、金额、采购理由等内容。采购决策委员会对单一来源采购申请进行审议，作出是否批准的决定。经批准的单一来源采购申请，由采购中心与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购中心向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，从中择优选择供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购中心编制询价文件，明确采购项目的技术规格、商务条款等内容。确定询价供应商名单，向其发出询价文件。供应商在规定时间内提交报价文件。采购中心对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括：具有合法的经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。3.供应商准入程序应包括：供应商提交准入申请、采购中心对供应商进行资格审查、实地考察、审批等环节。（二）供应商评价与考核1.采购中心应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括：产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方法，建立科学合理的评价指标体系。3.根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.采购中心应建立供应商动态管理机制，及时掌握供应商的经营状况、产品质量、交货期等信息。2.对于供应商出现的重大变化，如经营状况恶化、产品质量问题、交货期延误等，采购中心应及时采取措施进行处理，如暂停采购、更换供应商等。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购中心应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，采购中心应会同财务部门、审计部门等对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.采购中心应跟踪采购合同的执行情况及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付采购物资，并提供相应的售后服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项，并按照规定的程序进行审批。（四）合同纠纷处理1.如双方在采购合同履行过程中发生纠纷，应首先通过协商解决。2.协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资的验收标准应在采购合同中明确规定，包括产品的规格、型号、数量、质量标准等内容。2.对于有国家标准或行业标准的采购物资，应按照国家标准或行业标准进行验收；对于没有国家标准或行业标准的采购物资，应按照采购合同约定的标准进行验收。（二）验收程序1.采购物资到货后，采购中心应及时通知需求部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组应按照验收标准对采购物资进行逐一检查和测试，确保采购物资符合要求。3.验收合格的采购物资，验收小组应出具验收报告；验收不合格的采购物资，验收小组应及时通知供应商进行处理，并跟踪处理结果。（三）验收记录1.采购中心应建立采购验收记录制度，对采购物资的验收过程和结果进行详细记录。2.采购验收记录应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、采购物资名称、规格、型号、数量、质量标准、验收日期、验收人员等内容。3.采购验收记录应妥善保管，作为采购档案的重要组成部分。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险识别与评估应包括采购计划风险、采购预算风险、采购方式风险、供应商风险、采购合同风险、采购验收风险等方面。3.根据采购风险识别与评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于采购计划风险，应加强采购计划的编制和审核，确保采购计划合理可行。2.对于采购预算风险，应严格控制采购预算的执行，加强预算调整的审批管理。3.对于采购方式风险，应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，并严格按照采购方式规定的程序进行操作。4.对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商评价与考核机制，选择优质供应商，并与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。5.对于采购合同风险，应加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、公平合理，并严格按照合同约定履行各自的义务。6.对于采购验收风险，应建立严格的采购验收制度，明确验收标准和程序，加强验收人员的培训和管理，确保采购物资符合要求。九、监督与检查（一）内部监督1.集团审计部门应