集团分公司集中采购制度

PAGE集团分公司集中采购制度一、总则（一）目的为规范集团分公司的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团分公司及其下属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部监督。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动应诚实守信，维护集团分公司的良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团分公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略。采购决策委员会由分公司领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门集团分公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和权限。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的评审和验收。2.财务部门：负责采购资金的预算、支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购范围与分类（一）采购范围1.物资采购：包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等。2.服务采购：包括咨询服务、技术服务、物流服务、维修服务等。（二）采购分类1.集中采购：适用于通用性强、采购金额较大、采购频率较高的物资和服务。2.分散采购：适用于具有特殊性、采购金额较小、采购频率较低的物资和服务。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于集中采购项目，采购部门将《采购申请表》提交至采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据项目情况进行审议，做出审批决定。3.对于分散采购项目，采购部门根据采购金额大小，按照分公司内部规定的审批权限进行审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的《采购申请表》，制定采购计划，明确采购方式、采购渠道、采购时间等。2.采购人员按照采购计划进行采购活动，通过招标、询价、谈判等方式选择供应商。在选择供应商时，应进行充分的市场调研，评估供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。3.采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报采购部门负责人审核签字后生效。（四）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购部门通知需求部门进行验收。需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收合格的，需求部门在《验收单》上签字确认；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购部门根据《验收单》和采购合同，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和合规性，以及采购资金的使用情况。审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。五、采购方式（一）招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目。招标采购应按照国家法律法规和相关行业标准进行，通过公开招标、邀请招标等方式确定中标供应商。（二）询价采购适用于采购物资规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价的供应商成交。（三）谈判采购适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目。采购部门与供应商进行谈判，协商确定采购价格、质量标准、交货时间等条款。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。单一来源采购应严格按照规定的程序进行审批，确保采购的合理性和必要性。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.在选择供应商时，采购人员应从供应商信息库中选取符合要求的供应商进行评估和比较。评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等方面。3.采购部门可以通过实地考察、问卷调查、客户评价等方式对供应商进行综合评估，确定合格供应商名单。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位、违反合同约定等情况的供应商，采购部门应及时淘汰。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次参与集团分公司的采购活动。七、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。（二）风险评估采购部门应对识别出的风险因素进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。（三）风险应对1.对于市场价格波动风险，采购部门可以通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对。2.对于供应商违约风险，采购部门应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，如发现供应商有违约迹象，应及时采取措施进行防范。3.对于质量问题风险，采购部门应加强对采购物资的验收管理，要求供应商提供质量保证文件，如发现质量问题，应及时要求供应商进行整改或更换。4.对于法律风险，采购部门应加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在签订采购合同前，应咨询法律顾问，对合同条款进行审核把关。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.集团分公司应接受上级主管部门、政府相关部门的监督检查，积极配合