集中采购组织制度

PAGE集中采购组织制度一、总则（一）目的为了规范公司集中采购工作，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的内部控制，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的集中采购活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：通过集中采购，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的供应商和产品。二、采购组织架构及职责（一）集中采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议集中采购战略规划、年度采购计划等重大事项。监督集中采购工作的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对集中采购工作的绩效进行评估和决策。（二）集中采购部门1.组成：设立专门的集中采购团队，配备采购经理、采购专员等专业人员。2.职责负责制定集中采购管理制度、流程和操作规范。组织实施集中采购活动，包括采购需求收集、供应商选择、采购谈判、合同签订等。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期向上级汇报集中采购工作进展和成果。（三）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。协助集中采购部门进行供应商选择和采购谈判。参与采购合同的验收工作，反馈使用过程中的问题。三、采购流程（一）需求申报1.需求部门应根据业务需要，提前填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后提交至集中采购部门。（二）需求审核1.集中采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如需求存在疑问或不合理之处，集中采购部门应与需求部门沟通协商，提出修改意见。（三）采购计划制定1.集中采购部门根据审核通过的采购需求，结合公司采购预算和库存情况，制定集中采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购时间、采购方式、预算金额等内容。（四）供应商选择1.集中采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.组织相关人员对潜在供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格、服务能力等。4.根据评估结果，选择确定中标供应商，并签订采购意向书。（五）采购谈判1.集中采购部门与中标供应商就采购合同条款进行谈判，包括价格条款、质量条款、交货条款、售后服务条款等。2.谈判过程中应充分了解供应商的报价构成和成本情况，争取有利的采购条件。3.谈判结果应形成谈判纪要，并作为采购合同的附件。（六）合同签订1.根据谈判结果，集中采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同需经公司法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同经双方签字盖章后生效。（七）采购执行1.集中采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商应按照采购订单要求组织生产或提供服务，并按时交货。3.集中采购部门应跟踪采购订单执行情况，及时协调解决可能出现的问题。（八）验收付款1.采购物品或服务到货后，需求部门应按照合同要求进行验收。2.验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并提交至集中采购部门。3.集中采购部门根据《验收报告》和采购合同，办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件，对投标人进行资格审查。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序填写《单一来源采购申请表》，说明申请单一来源采购的理由。经公司相关部门审核批准后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组，制定询价文件。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，经审核合格后方可进入供应商数据库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。2.评估内容包括供应商的合同履行情况、产品质量、交货及时性、售后服务等方面。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.对于不合格供应商，及时进行淘汰，并停止与其合作。3.建立供应商退出机制，对于违反合同约定、产品质量出现严重问题等情况的供应商，应及时终止合作，并追究其相应责任。六、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.定期对采购风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。市场风险：加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量。供应商风险：选择多家供应商，建立供应商备份机制；加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信誉和能力。合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。质量风险：加强对采购物品或服务的质量检验，严格按照合同要求验收；建立质量反馈机制，及时处理质量问题。法律风险：加强对法律法规的学习和了解，确保采购活动合法合规；聘请专业法律顾问，提供法律支持和咨询服务。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对集中采购工作进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购违规行为的举报。（二）绩效考核1.建立集中采购部门绩效考核制度，对采购人员的