集中采购招商管理制度

PAGE集中采购招商管理制度一、总则（一）目的为规范公司集中采购招商活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进公司经济健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有集中采购招商项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购招商活动合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。3.效益原则：以提高采购效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，实现公司利益最大化。4.诚信原则：建立诚信合作机制，加强与供应商的沟通与协作，共同维护良好的商业信誉。二、采购招商管理机构及职责（一）采购招商管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议集中采购招商管理制度、政策和重大采购招商项目。监督采购招商活动的执行情况，协调解决采购招商过程中的重大问题。对采购招商工作进行决策和指导。（二）采购招商部门1.职责负责制定采购招商计划，组织实施采购招商活动。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。组织采购招商项目的开标、评标、定标等工作。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购招商文件的编制、审核、存档等工作。（三）相关部门1.需求部门提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求。参与采购招商项目的评标、验收等工作。2.财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等工作。参与采购招商项目的成本核算和效益分析。3.审计部门对采购招商活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。对采购合同进行审计，防范采购风险。三、采购招商流程（一）采购需求申报1.需求部门根据公司业务发展需要，填写《采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点等内容。2.《采购需求申报表》经部门负责人审核签字后，提交至采购招商部门。（二）采购招商计划制定1.采购招商部门收到《采购需求申报表》后，进行汇总分析，结合公司采购预算和市场情况，制定采购招商计划。2.采购招商计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容，并报采购招商管理委员会审批。（三）供应商选择与邀请1.采购招商部门根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选潜在供应商，并向其发出《采购招商邀请函》。2.《采购招商邀请函》应包括采购项目的基本情况、采购要求、供应商应提交的文件资料、报名时间、地点等内容。3.采购招商部门也可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，广泛邀请符合条件的供应商参与采购招商活动。（四）供应商报名与资格审查1.供应商收到《采购招商邀请函》后，应在规定时间内报名，并提交相关文件资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、产品样本等。2.采购招商部门对供应商提交的文件资料进行审查，核实供应商的资质、信誉、业绩等情况，确定合格供应商名单。3.对于重大采购招商项目，采购招商部门可组织对合格供应商进行实地考察，进一步了解供应商的生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。（五）采购文件编制1.采购招商部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，应报采购招商管理委员会审核。（六）采购招商活动实施1.采购招商部门按照采购文件规定的时间、地点和方式，组织实施采购招商活动。2.开标、评标、谈判、询价等活动应严格按照相关法律法规和行业标准进行，确保活动的公开、公平、公正。3.采购招商部门应做好开标、评标、谈判、询价等活动的记录工作，包括活动时间、地点、参与人员、评审过程、评审结果等内容。（七）中标（成交）供应商确定1.评标委员会、谈判小组、询价小组根据采购文件规定的评标标准、谈判条件、询价要求等，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，确定中标（成交）供应商名单。2.采购招商部门将中标（成交）供应商名单报采购招商管理委员会审批。3.采购招商部门向中标（成交）供应商发出《中标（成交）通知书》，同时将中标（成交）结果通知其他未中标（成交）供应商。（八）采购合同签订1.采购招商部门与中标（成交）供应商按照《中标（成交）通知书》和采购文件的要求，签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款的完整性、准确性和合法性。3.采购合同签订后，应报采购招商管理委员会备案。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求，组织对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目의数量、规格型号、质量标准、技术性能、售后服务等方面。3.验收合格后，需求部门应填写《采购项目验收报告》，经部门负责人审核签字后，提交至采购招商部门。（十）采购资金支付1.财务部门根据采购合同和《采购项目验收报告》，审核采购资金支付申请，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照公司财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。3.邀请招标应按照相关法律法规的规定进行，包括投标邀请书发出、资格审查、招标文件编制、投标、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。3.竞争性谈判应按照相关法律法规的规定进行，包括谈判文件编制、谈判邀请、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。2.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。3.单一来源采购应按照相关法律法规的规定进行，包括单一来源采购申请、审核、谈判、签订合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价应按照相关法律法规的规定进行，包括询价文件编制、询价邀请、报价、确定成交供应商等环节。五、采购招商监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购招商活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.采购招商管理委员会对采购招商工作进行监督，对重大采购招商项目进行跟踪检查。3.采购招商部门应建立健全内部管理制度，加强对采购招商人员的培训和考核，规范采购招商行为。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.接受社会公众的监督，对投诉举报的问题进行认真调查处理。（三