镇采购内部控制管理制度

PAGE镇采购内部控制管理制度一、总则（一）制定目的为了加强我镇采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，根据国家相关法律法规和行业标准，结合我镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇行政事业单位、各部门及所属单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁不偏袒，确保采购过程和结果公平公正。4.效益原则：在注重采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购活动各环节的监督和管理，防范采购风险。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划制定编、采购文件编制、采购评审组织等。建立和管理采购供应商库，负责供应商的资格审查、选择和评价。协调采购活动中的相关事宜，处理采购过程中的质疑和投诉。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用情况。对采购活动进行财务审计和监督，防范财务风险。4.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购制度的执行情况。受理采购活动中的投诉和举报，查处违规违纪行为。定期对采购活动进行内部审计，提出改进建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报财务部门汇总。财务部门根据全镇预算安排和资金状况，对采购预算草案进行审核和调整，形成全镇采购预算方案。3.采购预算方案应提交镇政府办公会议审议通过后，报上级财政部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购资金的管理，根据采购合同和验收报告，及时足额支付采购资金。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，需要调整采购预算的，需求部门应及时提出调整申请，并附相关证明材料。2.采购管理部门对调整申请进行审核后，报财务部门审核。财务部门根据全镇预算安排和资金状况，提出调整意见，报镇政府办公会议审议通过后，调整采购预算。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据全镇采购预算方案和各需求部门的采购需求，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、时间安排、采购方式等内容。2.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时调整采购计划，确保采购工作顺利进行。（二）计划审批年度采购计划应报镇政府办公会议审议通过后实施。如遇紧急采购项目，可由采购管理部门提出申请，经镇政府主要领导批准后实施，并在事后及时补办相关手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购管理部门应按照规定程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、编制招标文件投标人资格审查领取招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购数量：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应按照规定程序组织邀请招标活动，包括确定邀请供应商名单、发出投标邀请书、编制招标文件、组织开标评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应按照规定程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、组织谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应按照规定程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、确定供应商、协商采购价格和条件、签订采购合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应按照规定程序组织询价活动，包括成立询价小组、制定询价文件、确定邀请供应商名单、发出询价通知书、组织报价、确定成交供应商等环节。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求、服务标准、价格要求、交货时间、付款方式、售后服务等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性和公正性等。2.采购管理部门负责人审核通过后，采购文件应报财务部门、监督部门等相关部门会签。会签部门应根据职责分工，对采购文件提出审核意见。3.采购文件经相关部门会签通过后，报镇政府领导审批。镇政府领导审批通过后，采购文件方可发布。（三）文件保存1.采购管理部门应妥善保存采购文件，包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等。采购文件的保存期限按照国家和地方有关规定执行。2.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。六、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，组建评审小组。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。2.评审小组应推选组长一名，负责组织评审活动。评审小组组长应由评审专家担任。（二）评审程序1.采购管理部门应在规定时间和地点组织评审活动。评审活动应按照采购文件规定的程序和方法进行，包括开标、评标、定标等环节。2.开标时，采购人或其委托的采购代理机构应按照招标文件规定的时间、地点开标，并邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案，并存档备查。3.评标时，评审小组应按照招标文件规定评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评审过程中，评审小组应充分听取投标人的陈述和申辩，并做好记录。4.定标时，评审小组应按照招标文件规定的定标方法，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购管理部门应及时发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（三）评审纪律1.评审小组成员应遵守评审纪律，客观公正地履行职责，不得私下接触投标人，不得收受投标人财物或者其他好处，不得透露评审文件、评审情况和中标候选人推荐情况等信息。2.评审小组成员如有违反评审纪律的行为，采购管理部门应及时取消其评审资格，并按照有关规定进行处理。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交财务部门、监督部门等相关部门会签。会签部门应根据职责分工，对合同文本提出审核意见。3.采购合同经相关部门会签通过后，报镇政府领导审批。镇政府领导审批通过后，采购合同方可签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务。2.采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除采购合同的，双方应协商一致，并按照规定程序办理相关手续。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定和相关标准，对采购货物、工程和服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能、服务等方面。2.需求部门应成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由需求部门代表、技术专家、财务人员等组成。3.验收小组应按照规定程序组织验收活动，包括制定验收方案、实施验收、出具验收报告等环节。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收方法、验收结果等内容。4.验收合格的采购项目，需求部门应签署验收意见，并报采购管理部门备案。验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购监督管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。2.采购管理部门应建立健全采购活动内部监督机制，加强对采购活动各环节的监督和管理，