销售采购询价管理制度

PAGE销售采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司销售采购询价行为，确保询价过程的公正、透明、高效，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及销售采购询价的活动，包括原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价活动合法合规。2.公正性原则：询价过程应公平、公正，不受任何利益相关方的影响，保障所有参与询价的供应商享有平等的机会。3.透明性原则：询价信息应及时、准确地公开，确保所有相关人员能够了解询价进展和结果。4.效益性原则：通过科学合理的询价流程，选择性价比最优的供应商，实现公司采购成本的降低和经济效益的提升。二、询价流程（一）需求提出1.销售部门：根据客户订单或市场预测，提出原材料、零部件等采购需求，并填写《采购需求申请表》，详细说明需求的规格、数量、交货时间等要求。2.其他部门：因生产、运营等需要提出设备采购、服务采购等需求时，同样填写《采购需求申请表》，并提交相关技术文件或服务要求说明。（二）需求审核1.采购部门：收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括需求是否与公司业务目标相符、预算是否充足、是否符合公司现有库存情况等。2.财务部门：对采购需求的预算进行审核，确保采购费用在公司预算范围内，并提供相关财务意见。3.技术部门：对于技术要求较高的采购需求，技术部门应参与审核，提供技术可行性建议，确保所采购的物资或服务能够满足公司技术要求。（三）询价准备1.采购部门：根据审核通过的采购需求，确定询价范围。选择合适的供应商群体，包括现有供应商、潜在供应商等，并收集其相关信息，如公司简介、产品或服务特点、价格水平、交货期、售后服务等。2.制定询价文件：采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包含以下内容：采购项目概述，明确采购的物资或服务名称、规格、数量等。技术要求，详细描述采购项目的技术标准、质量要求等。交货要求，规定交货时间、地点、方式等。报价要求，说明报价的格式、有效期、包含的费用明细等。售后服务要求，如维修、保养、培训等方面的要求。其他条款，如付款方式、验收标准等。（四）询价发放1.采购部门：将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，确保供应商能够清楚了解采购需求和要求。2.记录询价发放情况：采购部门应记录询价文件的发放时间、接收供应商名单等信息，以便跟踪询价进展。（五）供应商报价1.供应商：收到询价文件后，应在规定的时间内按照要求填写报价单，并提交给采购部门。报价单应详细列出产品或服务的价格、交货期、售后服务等内容。2.报价审核：采购部门对供应商的报价进行审核，主要审核报价的完整性、准确性、合理性等。对于明显不合理的报价，采购部门有权要求供应商作出解释或重新报价。（六）比价与议价1.比价：采购部门对多家供应商的报价进行比较，分析价格差异、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。2.议价：对于价格较高或有进一步谈判空间的供应商，采购部门可与其进行议价，争取更有利的采购条件。议价过程中，采购部门应充分了解供应商的成本结构、市场行情等信息，以合理的理由与供应商协商价格、交货期等条款。（七）确定供应商1.采购决策：采购部门根据比价与议价结果，综合考虑各方面因素，确定最终的供应商，并填写《供应商选定审批表》。2.审批流程：《供应商选定审批表》应提交采购部门负责人、财务部门负责人、相关业务部门负责人等进行审批。审批通过后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。（八）合同签订与执行1.合同签订：采购部门按照公司合同管理规定，与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施，如要求供应商整改、追究违约责任等。同时，采购部门应及时与相关业务部门沟通协调，确保采购物资或服务能够顺利投入使用。三、询价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善销售采购询价管理制度，并组织实施。2.受理各部门的采购需求申请，进行需求审核和询价准备工作。3.选择询价供应商，发放询价文件，收集、整理供应商报价信息。4.组织比价、议价工作，确定最终供应商，并签订采购合同。5.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。6.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。（二）需求部门职责1.提出准确、合理的采购需求，并填写《采购需求申请表》。2.配合采购部门进行需求审核、技术要求沟通等工作。3.参与供应商选择、合同签订和验收等环节，提供相关意见和建议。（三）财务部门职责1.审核采购需求的预算，确保采购费用在公司预算范围内。2.参与采购合同的审核，提供财务方面的意见和建议。3.负责采购付款的审核和支付工作，监督采购资金的合理使用。（四）技术部门职责1.对技术要求较高的采购需求提供技术支持和审核意见。2.参与采购合同技术条款的制定和审核，确保所采购的物资或服务符合公司技术要求。3.在采购物资或服务验收过程中，提供技术方面的验收标准和意见。四、询价信息管理（一）信息收集1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品或服务价格等信息。2.定期收集市场价格信息，了解行业动态和原材料价格波动情况，为询价工作提供参考依据。（二）信息更新1.对供应商信息库中的信息进行定期更新，确保信息的准确性和时效性。2.及时跟踪市场价格变化，调整询价文件中的价格要求和参考标准。（三）信息保密1.参与询价活动的所有人员应严格遵守公司信息保密制度，不得泄露询价过程中的商业机密和供应商报价等信息。2.对于涉及公司核心技术、商业秘密的采购项目，应采取特殊的保密措施，防止信息泄露。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对销售采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购合同是否规范签订和执行等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报询价工作进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，对供应商的交货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.对于违反采购合同约定的供应商，采购部门应及时采取措施，如扣除货款、暂停合作、追究违约责任等，并将相关情况记录在供应商档案中。（三）考核机制1.制定询价工作考核办法，对采购部门及相关人员的询价工作进行考核。考核内容包括询价流程执行情况、采购成本控制情况、供应商管理效果等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行奖励，对