采购审价结算制度汇编

PAGE采购审价结算制度汇编一、总则（一）目的为规范公司采购审价结算工作，加强采购成本控制，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法合规、公平公正，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的审价结算管理，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购审价结算活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：审价结算过程应客观、公正，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.准确性原则：审价结算数据应真实、准确，如实反映采购项目的实际情况，不得虚报、瞒报。4.及时性原则：采购审价结算工作应及时进行，确保采购资金及时支付，避免因拖延导致供应商不满或产生其他问题。二、采购审价结算流程（一）采购申请与审批1.采购需求提出：各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交至采购部门。3.采购部门审核：采购部门对采购申请进行进一步审核，包括对采购预算的审核、供应商选择的可行性评估等，审核通过后提交至审价部门。（二）供应商选择与采购合同签订1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出合适的供应商进行询价。2.询价与报价：采购部门向筛选出的供应商发送询价函，要求供应商在规定时间内报价。供应商应根据询价函的要求，提供详细的报价清单，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等内容。3.报价评估与比较：采购部门对供应商的报价进行评估和比较，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。4.采购合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（三）采购验收1.验收准备：采购部门在采购合同约定的交货期前，通知相关部门做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案等。2.到货验收：供应商交货后，验收小组按照验收方案对采购项目进行验收，检查产品的规格、数量、质量等是否符合采购合同的要求。3.验收报告出具：验收小组验收合格后，出具验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况等内容。（四）审价结算1.审价申请：采购部门在采购项目验收合格后，向审价部门提交审价申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.审价审核：审价部门对采购项目进行审价审核，包括对采购合同条款的审核、采购价格的合理性评估、发票的真实性审核等。审价部门应在规定时间内完成审价审核工作，并出具审价报告。3.结算支付：财务部门根据审价报告和采购合同的约定，办理采购项目的结算支付手续。结算支付应严格按照公司财务管理制度进行，确保资金支付的安全、准确、及时。三、采购审价结算职责分工（一）采购部门职责1.负责采购项目的申请与审批，根据业务需求提出合理的采购申请，并按照规定程序进行审批。2.负责供应商的选择与管理，建立供应商库，筛选合适的供应商进行询价、报价、谈判等工作，签订采购合同。3.负责采购项目的跟踪与协调，确保供应商按时交货，协调解决采购过程中出现的问题。4.负责采购项目的验收申请，配合相关部门进行采购项目的验收工作。5.负责采购审价结算申请的提交，提供采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）审价部门职责1.负责采购审价结算制度的制定与完善，确保审价结算工作有章可循。2.负责采购项目的审价审核工作，对采购合同条款、采购价格、发票等进行审核，出具审价报告。3.负责对采购审价结算过程中发现的问题进行调查和处理，提出改进建议。4.负责与采购部门、财务部门等相关部门的沟通与协调，确保审价结算工作顺利进行。（三）财务部门职责1.负责采购项目的结算支付工作，根据审价报告和采购合同的约定，办理采购项目的资金支付手续。2.负责采购项目的账务处理，确保采购资金的收支记录准确、完整。3.负责对采购项目的财务状况进行分析和监督，防范财务风险。（四）其他部门职责1.负责采购项目的需求提出和审核，确保采购需求的合理性和必要性。2.负责采购项目的验收工作，组建验收小组，制定验收方案，对采购项目进行验收，并出具验收报告。四、采购审价结算监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购审价结算工作进行审计监督，检查采购审价结算制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查采购部门、审价部门、财务部门等相关部门应定期对采购审价结算工作进行自查，发现问题及时整改。同时，公司应组织不定期的专项检查，对采购审价结算工作进行全面检查，确保采购审价结算工作规范、有序进行。（三）投诉处理公司设立投诉举报渠道，接受员工和供应商对采购审价结算工作的投诉举报。对于投诉举报事项，公司应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。五、采购审价结算档案管理（一）档案收集采购部门、审价部门、财务部门等相关部门应在采购审价结算工作完成后，及时将采购合同、验收报告、审价报告、发票等相关资料收集整理，移交至档案管理部门。（二）档案整理与归档档案管理部门对收集到的采购审价结算档案进行整理和归档，按照档案管理的要求，分类存放，建立档案目录，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅档案管理部门应妥善保管采购审价结算档案，确保档案的安全、完整。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅采购审价结算档案。确需查阅、借阅的，应按照规定办理相关手续，并在规定时间内归还。六、采购审价结算违规处理（一）违规行为界定1.采购部门在采购过程中，未按照规定程序进行供应商选择、采购合同签订等工作，导致采购项目出现问题。2.审价部门在审价审核过程中，未严格按照审价结算制度进行审核，出具虚假审价报告，或者对采购项目的问题隐瞒不报。3.财务部门在结算支付过程中，未按照审价报告和采购合同的约定办理资金支付手续，导致资金支付出现差错。4.其他部门在采购审价结算工作中，未履行职责，导致采购审价结算工作出现问题。（二）违规处理措施1.对于违规行为较轻的，公司将给予警告、批评教育等处理措施，并要求相关部门和人员限期整改。2.对于违规行为较重的，公司将给予罚款、降职、撤职等处理措施，并追究相关部门和人员的责任。3