雅高采购制度

PAGE雅高采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范雅高公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司运营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于雅高公司总部及各分支机构的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，确保公司运营所需物资和服务的及时供应。组织开展供应商开发、评估、选择和管理工作，建立供应商数据库。负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪，确保合同履行。参与采购项目的招标、询价、谈判等采购活动，确保采购过程的合规性和公正性。负责采购成本的控制和分析，提出降低采购成本的建议和措施。配合公司内部其他部门，协调解决采购过程中的问题和纠纷。2.采购人员职责严格遵守本采购制度和相关法律法规，履行采购职责。负责具体采购项目的实施，按照采购计划和流程进行采购操作。收集、整理和分析市场信息，掌握供应商动态和价格变化，为采购决策提供依据。与供应商进行沟通和协调，确保采购物资和服务的质量、交货期等符合合同要求。负责采购文件和资料的整理、归档和保管，确保采购记录的完整性和可追溯性。（二）需求部门1.需求部门职责根据公司业务需求，提出物资和服务的采购申请，明确采购需求的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和合同评审等工作，提供专业意见和建议。负责采购物资和服务的验收工作，确保所采购的物资和服务符合公司要求。配合采购部门进行采购项目的实施和合同执行跟踪，及时反馈使用过程中的问题和需求变化。2.需求部门人员职责准确填写采购申请单，详细描述采购需求，避免因需求不明确导致采购失误。积极配合采购部门开展采购工作，提供必要的技术支持和信息资料。认真参与验收工作，按照验收标准对采购物资和服务进行检验，确保质量合格。（三）审批部门1.审批部门职责负责对采购申请、采购合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和审批权限。监督采购过程的合规性，对采购过程中的重大事项进行决策和指导。协调公司内部各部门之间的关系，确保采购活动顺利进行。2.审批人员职责严格按照审批流程和标准进行审批，对采购申请和合同的合理性、合规性负责。及时了解采购项目的进展情况，对采购过程中的问题提出意见和建议。保守采购活动中的商业秘密，不得泄露公司采购信息。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务需求和预算安排，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息。2.采购申请单经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据公司采购审批权限规定，将采购申请单提交至相应的审批部门进行审批。审批部门应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。3.对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购申请，应组织相关部门进行联合评审，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.制定采购计划：采购部门根据审批通过的采购申请，结合市场供应情况和公司库存状况，制定详细的采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等。2.选择采购方式招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。询价采购：对于规格标准统一、市场货源充足、价格相对稳定的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况进行比较和选择。谈判采购：对于特殊规格、定制化要求较高或独家供应的采购项目，采用谈判采购方式。采购部门与供应商进行一对一谈判，协商确定采购价格、交货期、质量标准等条款。单一来源采购：符合法律法规规定的单一来源采购情形的，经公司审批后采用单一来源采购方式。采购部门与单一供应商直接协商采购事宜。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部门根据采购需求，通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式，开发潜在供应商。对新开发的供应商进行初步筛选和评估，建立供应商信息档案。供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面。根据评估结果，调整供应商等级，对不合格供应商进行淘汰。供应商选择：在采购项目实施前，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。优先选择综合实力强、信誉良好、价格合理、服务优质的供应商。供应商管理：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商沟通机制，及时了解供应商的生产经营情况和供应动态，协调解决合作过程中的问题。4.采购合同签订采购部门根据谈判结果或招标、询价等采购活动确定的中标供应商或成交供应商，起草采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交至审批部门进行审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。5.采购订单下达：采购合同签订后，采购部门向供应商下达采购订单，明确采购订单的编号、采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点等要求。采购订单应作为采购合同的附件，与采购合同具有同等法律效力。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应安排专人负责验收，并根据采购合同和相关标准制定验收方案。2.采购物资到货时，采购部门、需求部门和相关技术人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于重要物资或技术复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收合格的物资，由需求部门在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，核实采购合同的执行情况、验收结果、发票开具等信息。审核无误后，按照公司财务管理制度和付款审批权限规定，提交至相应的审批部门进行审批。3.审批部门批准付款申请后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在付款前对供应商的履约能力进行评估，确保预付款的安全。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订框架协议、价格调整条款等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对建立严格的供应商评估和选择机制，对供应商的资质信誉、生产能力、质量控制等方面进行全面考察，选择优质供应商。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商备用机制，对于重要物资或关键供应商，应储备一定数量的供应商资源，以备不时之需。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购验收环节的管理，严格按照验收标准对采购物资进行检验，确保质量合格。对于质量问题频发的供应商，应及时采取警告、罚款、暂停合作、淘汰等措施，保障公司利益。4.合同风险应对加强采购合同的起草、审核和签订管理，确保合同条款合法合规、明确清晰、权利义务对等。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商，采取有效措施解决合同纠纷。定期对采购合同进行审查和评估，总结经验教训，不断完善合同管理工作。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款，避免因付款延迟或不当付款给公司带来风险。加强对供应商发票的审核管理，确保发票真实、合法、有效。对于不符合要求的发票，应及时要求供应商更换。建立付款风险预警机制，对可能存在付款风险的供应商进行重点关注，提前采取防范措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，采购部门应接受公司内部