采购委员会采购制度

PAGE采购委员会采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本采购委员会采购制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购委员会组成及职责（一）组成采购委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人以及专业采购人员等组成。设主任一名，由公司总经理担任；副主任若干名，由副总经理担任；委员若干名，由各相关部门负责人及专业采购人员担任。（二）职责1.采购委员会主任职责全面负责采购委员会的工作，主持采购委员会会议。审批采购战略、重大采购项目及采购预算。协调采购活动中的重大问题，确保采购工作顺利进行。2.采购委员会副主任职责协助主任开展采购委员会工作，分管相关采购业务。参与采购战略、重大采购项目及采购预算的制定和审核。监督采购工作的执行情况，及时向主任汇报。3.采购委员会委员职责参与采购制度的制定和修订，提出合理化建议。负责本部门采购需求的审核和申报，参与采购项目的评估和决策。协助采购部门开展采购工作，提供专业支持和意见。监督采购合同的执行情况，及时反馈问题并提出解决方案。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因，并经相关领导特批后提交采购部门。（二）采购需求审核1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、预算金额的准确性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门组织相关部门进行联合审核，必要时可邀请专业技术人员或外部专家参与审核。审核通过后，提交采购委员会审议。（三）采购计划制定1.采购委员会根据采购需求审核结果，结合公司采购战略和预算安排，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间、责任部门等内容。2.采购部门根据采购计划，编制具体的采购实施方案，包括采购文件编制、供应商选择、采购谈判、合同签订等环节的工作安排。（四）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择符合要求的供应商进行开发，邀请其参与公司采购项目。2.供应商选择根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干家潜在供应商。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，必要时可要求供应商提供样品进行检测或试用。采购部门与潜在供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购委员会根据采购谈判结果，综合考虑供应商的综合实力、价格、服务等因素，确定最终供应商。3.供应商管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商评价机制定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商续用、淘汰的依据。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（五）采购实施1.采购部门按照采购实施方案，组织开展采购活动。对于公开招标采购项目，应按照国家相关法律法规和招标程序进行操作；对于邀请招标、竞争性谈判、询价等采购项目，应严格按照公司规定的程序进行。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购部门应按照合同约定，对采购物品或服务进行验收。验收合格后，办理入库手续或支付款项；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，经相关部门审核后提交财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合规性、付款金额的准确性等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在合同中明确预付款的比例和支付条件，并严格按照合同约定执行。在支付预付款后，应跟踪供应商的供货进度，确保预付款的安全和有效使用。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.操作程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。采购部门组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目；或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.操作程序：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。采购部门组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；或者不能事先计算出价格总额的采购项目。2.操作程序：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行报价或重新报价。采购部门根据谈判结果，确定成交供应商。（四）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.操作程序：采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商报价。采购部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目；或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目；或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.操作程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明单一来源采购的理由和依据。采购部门组织相关人员进行论证，必要时可邀请外部专家参与论证。采购委员会根据论证结果，审批单一来源采购申请。采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等。3.在签订采购合同前，采购部门应将合同文本提交法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。法律部门审核通过后，采购部门方可与供应商签订合同。（二）合同执行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定，履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，按时、足额供应采购物品或服务。如因特殊原因需要变更合同条款，供应商应提前通知采购部门，并经采购部门书面同意。3.在合同执行过程中，如出现争议或纠纷，采购部门和供应商应首先通过友好协商解决；协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.如因一方严重违约或其他原因需要解除采购合同，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确双方的权利和义务，以及解除合同的善后事宜。3.在合同变更或解除后，采购部门应及时办理相关手续，如调整采购计划、变更付款方式、清理库存等。六、采购监督与审计（一）内部监督机制1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。3.各部门应配合内部审计部门的工作，如实提供采购活动相关资料和信息。（二）外部监督机制1.公司应接受政府有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.公司应建立健全供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和举报，维护供应商的合法权益。（三）采购审计1.采购审计是指对采购活动的真实性、合法性、效益性进行审查和评价的活动。采购审计的内容包括采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订和履行情况、采购成本的控制情况等。2.采购审计应定期进行，一般每年至少进行一次。采购审计可采用内部审计、外部审计