采购准入及退出制度

PAGE采购准入及退出制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购活动，确保采购物资和服务的质量，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，特制定本采购准入及退出制度（以下简称“本制度”）。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。涉及采购活动的所有部门、人员均应遵守本制度。3.基本原则合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，保障公司生产运营的顺利进行。公平公正原则：在采购准入及退出过程中，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，维护公司利益。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购活动的经济效益。风险可控原则：对采购过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，确保采购活动安全可靠。二、采购准入管理1.供应商筛选标准资质要求供应商应具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照，并具有相应的生产经营许可资质。对于特定行业的供应商，还需具备行业准入资格证书。生产能力考察供应商的生产设备、生产工艺、生产规模等，确保其能够满足公司的采购需求。具备稳定的生产能力，能够按时、按量提供合格的物资和服务。质量控制了解供应商的质量管理体系，如是否通过ISO9001等质量管理体系认证。具备完善的质量检测手段和流程，能够有效控制产品质量，确保提供的物资和服务符合公司要求。价格水平在同等质量条件下，比较供应商的报价，选择价格合理、具有成本优势的供应商。同时，考虑价格的稳定性，避免因价格波动给公司带来不利影响。信誉口碑通过市场调研、行业评价及与供应商过往合作情况等，了解供应商的信誉状况。供应商应具有良好的商业信誉，无不良记录，在行业内口碑良好。售后服务考察供应商的售后服务能力，包括售后服务团队、响应时间、维修保养等。能够提供及时、有效的售后服务，解决公司在使用物资和服务过程中遇到的问题。2.供应商准入流程供应商申请供应商向公司采购部门提交《供应商准入申请表》，并附上相关资质证明文件、生产能力说明、质量控制文件、价格清单、信誉证明等资料。初步审核采购部门收到供应商申请后，对提交的资料进行初步审核。审核内容包括资料的完整性、真实性、合规性等。对于不符合要求的申请，通知供应商补充或修改资料。实地考察经初步审核合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制情况、人员管理情况等。考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对考察情况进行详细记录。综合评估采购部门根据初步审核和实地考察结果，会同相关部门（如质量部门、技术部门、财务部门等）对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的资质、生产能力、质量控制、价格水平、信誉口碑、售后服务等方面。综合评估采用打分制，设定各项评估指标的权重，计算供应商的综合得分。准入审批根据综合评估结果，采购部门提出供应商准入建议，报公司管理层审批。对于综合得分达到设定准入标准的供应商，批准其准入公司供应商名录；对于未达到标准的供应商，不予准入，并向其说明原因。纳入名录经公司管理层批准准入的供应商，采购部门将其纳入公司供应商名录，并通知供应商。同时，建立供应商档案，将供应商的相关资料进行归档管理，以便后续查询和管理。三、采购过程管理（一）采购合同管理1.合同签订采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规的要求，采用书面形式，并由双方签字盖章生效。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按照合同约定履行义务。定期与供应商沟通，了解物资和服务的生产进度、质量状况、交货情况等。对于合同执行过程中出现的问题，及时与供应商协商解决，并做好记录。3.合同变更如因市场变化、公司需求调整等原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款。变更协议应作为原采购合同的补充文件，与原合同一并归档管理。4.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止时，采购部门应及时与供应商办理终止手续。双方应核对物资和服务的交付情况、款项支付情况等，确保无遗留问题。终止合同的相关资料应妥善保管，以备后续查询和审计。（二）采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购过程中可能出现的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货风险、法律风险等。通过对采购合同执行情况、供应商经营状况、市场动态等方面的分析，及时发现潜在风险。2.风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。3.风险应对针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、加强沟通、增加备用供应商等措施；对于中风险，可采取定期跟踪、要求供应商提供担保等措施；对于低风险，可进行常规管理。采购部门应建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。四、采购退出管理1.退出情形供应商主动申请退出：供应商因自身经营战略调整、生产能力不足、质量问题等原因，主动向公司提出退出申请。公司主动清退：公司在采购过程中发现供应商存在以下情形之一的，将主动清退供应商：提供虚假资料，骗取公司准入资格的；产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的；严重违反采购合同约定，多次逾期交货或提供不合格物资和服务的；商业信誉严重受损，存在欺诈、贿赂等违法行为的；其他不符合公司采购要求的情形。2.退出流程提出申请或通知对于供应商主动申请退出的，由供应商向公司采购部门提交《供应商退出申请表》；对于公司主动清退的，由采购部门向供应商发出《供应商清退通知》，说明清退原因。协商处理采购部门收到供应商申请或清退通知后，与供应商协商处理相关事宜。协商内容包括未履行完毕的采购合同处理、物资和服务的退换货、款项结算等。双方应达成一致意见，并签订相关协议。清理档案采购部门在与供应商协商处理完毕后，清理供应商档案，将相关资料进行封存或销毁。同时，在公司供应商名录中删除该供应商信息。后续跟踪对于因供应商退出可能影响公司生产运营的物资和服务，采购部门应及时寻找替代供应商，并跟踪新供应商的准入和采购合同签订情况，确保公司采购活动不受影响。五、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购准入及退出制度的执行情况、采购合同的签订和执行情况、采购风险管理情况等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.供应商考核采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少订单量、清退等措施。3.考核指标与方法考核指标产品质量指标：包括产品合格率、退货率等。交货期指标：包括按时交货率、交货延迟天数等。价格指标：包括采购价格与市场平均价格的对比情况、价格波动情况等。售后服务指标：包括售后服务响应时间、解决问题的及时性等。考核方法采购部门定期收集供应商的相关数据，按照设定的考核指标进行计算和分析。同时，结合与供应商的合作情况、其他部门的反馈意