高校采购管理内控制度

PAGE高校采购管理内控制度一、总则（一）目的为了加强高校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制约的机制，防止权力滥用和腐败行为。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，作为采购决策机构。其主要职责包括：1.研究制定采购工作的政策、制度和发展规划。2.审议采购预算和采购计划。3.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购结果。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构采购部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购业务的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据采购预算和采购计划，编制采购文件，组织采购活动。3.负责供应商的资格审查、采购合同的签订与履行等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。5.定期统计分析采购数据，为学校采购决策提供参考依据。（三）采购监督机构学校设立采购监督管理部门，负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督检查采购活动是否符合法律法规和学校采购制度的规定。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。3.参与重大采购项目的开标、评标、谈判等活动，实施现场监督。4.对采购部门的采购工作进行考核评价。（四）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，并对采购项目的实施情况进行验收。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，准确提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门编制采购文件，提供必要的技术支持和专业意见。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购文件和供应商的响应情况进行评审。4.负责采购项目到货后的验收工作，出具验收报告。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门的事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合学校财力状况和采购政策，提出调整建议，报学校采购工作领导小组审定。3.经审定后的采购预算纳入学校年度预算管理，严格按照预算执行。因特殊情况确需调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理。（二）采购计划制定1.采购部门根据审定后的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和市场供应情况等因素制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应提前报送学校采购工作领导小组备案。对于重大采购项目，采购计划应在实施前进行公示，广泛征求意见。3.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质完成。如因特殊原因需要调整采购计划的，应及时报学校采购工作领导小组批准，并通知相关部门。四、采购方式与程序（一）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的货物、工程和服务采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向符合资格条件的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行初审，核实采购项目的必要性、合规性和预算情况等。对于重大采购项目，采购部门应将采购申请表提交学校采购工作领导小组审批。经审批同意后，采购部门方可开展采购活动。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等实质性内容，确保采购文件的公平性、公正性和合理性。4.供应商选择与确定：采购部门按照采购文件规定的程序和方法，对供应商进行资格审查、选择和确定。对于公开招标、邀请招标项目，应通过开标、评标等程序确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应与供应商进行谈判、协商或询价，确定成交供应商。在选择供应商过程中，采购部门应充分考虑供应商的信誉、资质、业绩、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择到合适的供应商。5.采购合同签订：采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规的规定，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送学校采购监督管理部门备案。6.采购项目实施与验收：采购部门负责组织采购项目的实施，监督供应商按照采购合同约定履行义务。需求部门负责采购项目到货后的验收工作。验收应依据采购合同和相关标准进行，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。验收合格后，需求部门应出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货或退货等措施，直至验收合格为止。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和学校采购制度的规定，不得损害学校和供应商的合法权益。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校采购监督管理部门进行合法性审查。经审查通过后，采购部门方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送学校财务部门、需求部门等相关部门备案，以便各部门履行相应职责。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为或合同履行过程中出现问题应及时与供应商沟通协商，采取有效措施解决问题，确保合同顺利履行。2.需求部门应按照采购合同约定，做好采购项目的接收、验收等工作。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门，并配合采购部门与供应商协商解决。3.学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同的履行情况和相关验收报告等资料，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订前，采购部门应将变更协议草案提交学校采购监督管理部门进行合法性审查。2.如因不可抗力或其他法定事由导致采购合同无法继续履行或部分无法履行的，采购部门应及时与供应商协商终止合同，并按照法律法规的规定办理相关手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，妥善处理善后事宜。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.学校应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括政策风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购部门、采购监督管理部门等相关部门应结合各自职责，对采购活动中的风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险的采购项目，应采取重点监控和防范措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对：采购部门应密切关注国家法律法规和政策的变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合政策要求。加强与政府有关部门的沟通协调，争取政策支持，降低政策风险。2.市场风险应对：采购部门应加强市场调研，及时掌握市场动态和价格走势，合理确定采购时机和采购价格通过与多家供应商建立长期合作关系，增加市场选择空间，降低市场风险。3.质量风险应对：采购部门应在采购文件中明确质量要求和验收标准，加强对供应商的质量管理。在采购合同中约定质量保证金条款，对因质量问题给学校造成的损失，要求供应商承担相应的赔偿责任。需求部门应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求。4.价格风险应对：采购部门应通过招标、谈判、询价等多种采购方式，充分引入市场竞争，降低采购价格加强对采购价格的监控和分析，定期与市场价格进行比较，及时发现价格异常情况并采取措施进行调整。5.合同风险应对：采购部门应加强采购合同管理，严格按照合同签订程序签订合同，确保合同条款合法、合规、完整。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护学校的合法权益。6.廉洁风险应对：加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和职业道德水平。建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购活动的全过程监督，防止采购人员利用职务之便谋取私利。对违反廉洁规定的行为，依法依规严肃处理。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。2.采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息数据库。采购信息数据库应包括供应商基本信息、产品信息、价格信息、采购项目信息（采购预算、采购计划、采购合同等）、采购活动记录等内容。（二）信息公开与共享1.采购部门应按照学校信息公开的要求，及时、准确、完整地公开采购信息包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果、采购合同等。采购信息应在学校官方网站等指定媒体上进行公示，方便师生和社会公众查询和监督。2.建立采购信息共享机制，实现采购部门、采购监督管理部门、需求部门、财务部门等相关部门之间的信息共享。通过信息共享，各部门可以及时掌握采购活动的进展情况，协同做好采购工作。八、采购绩效评价（一）评价指标与方法1.学校应建立采购绩效评价体系，明确采购绩效评价的指标和方法。采购绩效评价指标主要包括采购预算执行率、采购项目完成率、采购质量合格率、采购成本节约率采购合同履行率、供应商满意度等。2.采购绩效评价应采用定量与定性相结合的方法，通过对采购活动的相关数据和资料进行分析，以及对采购人员、需求部门、供应商等相关人员进行问卷调查、访谈等方式，全面、客观地评价采购绩效。（二）评价结果应用1.采购绩效评价结果应作为对采购部